古代“秘书”参谋职能探析

文/吉林大学文学院 杜运威

古代“秘书”参谋职能探析

文/吉林大学文学院 杜运威

秘书是一个能够追溯到殷商时期的古老职业，主要为领导出谋划策，处理各种大小事务,更像谋士、谏臣，其参与政治的职能也更为明显。本文以古代秘书为例，探究他们是如何发挥其参谋职能，借此为现代秘书工作提供指导。

古代；秘书；参谋；职能

秘书是一个承上启下、上情下达的岗位，是各个单位、企业中必不可少的一个重要的岗位。秘书工作除了文化以及一些事务性的处理之外，讨论决策、发挥其参谋职能也是秘书工作中必不可少的一项内容。但是现在秘书通常从属上级领导，参谋职能出现弱化的趋势，不利于领导决策的科学化。因此，研究古代秘书人员如何行使其参谋职能有利于给当前的秘书从业人员指明工作方向。

一、秘书职业发展

秘书一词开始最早见于汉代书籍《汉书·刘歆传》中，但是最开始的这两个字并非指人、岗位，而是指书籍。最早具有类似秘书职能的是记录皇帝言行的史官，以及巫祝。直至东汉时期出现了“秘书监”一职，才实现职能与称谓的统一。但该时期的秘书也仅仅只是掌管图书的人，并无其他实际性的参谋职能。东汉末年“秘书令”的设置，使得秘书这一官职得到扩大。明清时逐渐演变成为一种规范化的职业。古代并非一般人能够胜任秘书一职，不仅需要有渊博的才识，还需要有过人的智慧。民国时期设有承政厅，设有秘书长、政府文秘职位，从中央政府到地方国民政府都建立、健全秘书工作制度。再往后发展，秘书从官职中脱离出来，成为一种普通的社会职业。

二、秘书的职能

秘书是一个综合性强、接触面广的职业，对于从业人员而言具有较高的职业素养。而我国现代意义上的秘书职业从20世纪80年代开始，之前的秘书职能并不规范，但是参谋这一职能却已被“古代秘书”在辅助领导的工作中发挥得淋漓尽致。秘书的参谋职能是一个从古代就有的辅助性职能，因此秘书在古代也通常被领导当成谋士、谏臣，也给现代的秘书人员带来了更多的思考。能够充分发挥参谋职能的人，通常被后世当成智慧的代表。从秦汉开始，古代封建统治者为巩固自身的统治，适应起统治需求，不断制定、完善秘书管理规章及相关的行政法规。在历朝历代的各种“律”“令”中得到规范化，一直到明清两朝，秘书这一岗位的工作制度已日趋完备。在古代虽无秘书这一专门的岗位，但却有行驶秘书职能的官职，如春秋时期的刀笔吏、战国时期的主书，秦朝的长史与御史大夫，汉代的御史中丞及唐朝的谏官等。与秘书有所相同的是，上述古代官职都有秘书的某些职能，但是并不全面。秘书的职能更为全面一些，其中，刀笔吏侧重于文书方面，御史表现为监察与工作情况的跟进与反馈，谏官则表现在上情下达、下情上报、事务提醒等方面。现代意义上的秘书具有参谋决策、协调关系、处理信息、办理事务等主要的职能，综合性日益增强。其中，做领导的好参谋不仅是古代秘书的重要工作内容，也是现代秘书人员需要具备的基本能力。以史为镜，看古代秘书如何行使其参谋职能对于今人而言仍有着重要的参考意义。

三、如何发挥秘书的参谋职能

（一）坚决果敢，直言进谏。在实际工作中，很多决策都是通过秘书向下传达的，也由秘书参与制定，因此秘书通常被称为“二把手”。此外，秘书也是离领导最近的人。在信息通讯落后的古代，统治者要了解某一项政令的实施情况、民生等相对困难，而秘书则充当着领导的眼睛、耳朵和嘴巴。但除了下达上级命令之外，也有将其想知道或者应该知道的情况及时告知的义务。统治者握有天下上至百官，下至臣民的生杀大权，因此向其谏言也无疑是一件需要慎之又慎的事情。但是要做好领导的参谋就必须要有坚决果敢的品质，直言进谏。历史上的魏征以直言进谏著称，时常为唐太宗带来治世良方，君臣二人也均名留千古。唐初唐太宗根据封德彝的提议颁布一条将未满18岁的男子征召入伍的政令，但是魏征将太宗拟好的诏书扣留，就连唐太宗多次催促魏征也拒绝下发。就在太宗要将魏征问罪时，魏征对答道“涸泽而渔，焚林而猎，是杀鸡取卵的做法。兵不在多而在精，何必为了充数把不够年龄的人也弄来呢？况且这也是失信于民。”魏征首先以捕鱼、打猎为例，说明征召未成年男子入伍，不仅会降低国家的税收，还会失去民心，陈诉其中的利害关系。其次，告诫太宗该诏令不得民心，征召入伍的男子也并非会听从王命忠诚地保家卫国，那么只会与太宗的原意相去甚远。最后，太宗主张以诚信治国，初年太宗规定未成年人可免兵役，但是其这番朝令夕改会让太宗的诚信度下降。每一条都直接点名这条诏令带来的不利影响，让太宗不得不将政令撤回。魏征作为作为唐太宗的下级对于唐太宗不恰当的政令，充分发挥其参谋的职能，直言利害关系，避免了一条错误政令的颁发。在秘书工作中需要有感于质疑领导错误决策的勇气，质疑决策不仅是对领导负责也是对单位、企业负责，也是秘书参谋职能的要求。

（二）审时度势，巧进良策。对于古代握有生杀大权的封建领导而言，忠言往往是逆耳的。但是作为行使秘书职能的官员而言，对于上级提出劝诫、建议是其作为臣子的本分。该情况下如何能做到既能保住自己的性命，又能给领导提出建议，是考验古代秘书人员职业素养的重要标准。春秋战国末期齐景公刚上任时，沉迷酒色不理朝政，晏子当面直言说齐景公过度饮酒纵乐的危害，希望齐景公接制。齐景公听闻后仅仅收敛了一段时间又固态重施。大臣弦章对其感到愤怒不已，以死相谏对齐景公说如其不停止饮酒弦章将一死了之。身为一国之君齐景公不想被弦章的一句威胁的话而失了作为君主的威严，但是又不想让弦章死，因此在杀与留之间犹豫不决。在此关键时刻，晏子挺身而出对齐景公说遇到齐景公这样的君主是弦章的福气，要是碰上商纣这类不辨是非的暴君，弦章早就被赐死了。晏子的话中侧面称赞齐王是明君，明君不该杀弦章；同时点出弦章的鲁莽，信息量较大但是却能切中要害。晏子的巧言进谏化解了齐景公的尴尬，给了他一个台阶下，同时也挽救了弦章。弦章的直言进谏令君臣二人的关系陷入尴尬，也将自己推入死局。而晏子审时度势的出言不仅缓解了两人的尴尬，也将弦章从危险的境地中解救出来，同时也实现了对齐景公切勿过度饮酒的劝谏。由此也提醒着后世的秘书人员，进行参谋职能时要学会审时度势，切莫不分场合、不分形势地干预领导的决定。面对领导不正确的决策，要学会照顾领导的颜面的同时让领导改变决策。

（三）深谋远虑，提醒上级。在封建制度下，统治者下达的政令大多包含着个人的喜好，彰显着个人的性格特点，因此政令不免显得有些狭隘，不利于国家的长远利益。而作为领导的参谋人员，秘书需要有长远的目光，发现隐藏在当前政令表象的隐患，从而为领导出谋划策。著名典故“螳螂捕蝉，黄雀在后”就给现代的秘书人员以深刻启发。吴楚两国交恶，时任吴王的阖闾一意孤行，想要出兵攻打楚国，并下令将胆敢向其进谏阻止他出兵的大臣处死。吴王的一个贴身侍从看到了吴楚两国的实力对比，也看到了两国战后可能会出现的格局。一番思考后，先是接连三天持着弓箭徘徊在吴王的后花园中，进而引起吴王强烈的好奇心。吸引吴王前来问话，可避免直接向吴王直接进言引起他的反感，同时也不违背吴王进言阻止攻楚者死的命令。问话之际，贴身侍从以后花园中发生在螳螂、蝉、黄雀之间的事，引发螳螂、蝉被眼前的小利蒙蔽，忽视了身后潜藏的危机的思考。吴王听闻不由自主地联想到了吴国目前的处境，未尝不也像后花园的螳螂、蝉一般处境，而身后的黄雀虎视眈眈，因此打消了攻打楚国的注意。作为领导的秘书，在领导做出决策时应考虑得更远，要考虑到每一项决策可能带来的后果。同时，要使用恰当的方式提醒上级其决策上可能存在的漏洞，避免决策失误。

（四）由表及里，坦诚直言。肩负秘书职能的人员通常被视为领导的左膀右臂，时常需要在领导进行某项决策时为领导出谋划策。因此也要求秘书时刻关注周围发生的事情，注意收集各方面的信息，以备帮助领导出谋划策。同时，具有能透过普通小事的表面看到潜藏隐患的能力也是秘书人员的素质要求。例如春秋战国的邹忌由表及里，充分发挥了参谋职能，给现代秘书给予深刻的启示。邹忌“形貌昳丽”，其妻、妾、客因为偏爱、害怕或者有求于他，均认为邹忌比城北的徐公长得还英俊。但是邹忌并未因此他人的赞美而沾沾自喜，反而质疑众人赞美他的原因，同时也发现了为人、为君均会受到蒙蔽，需要广开言论自由的道理。从发生在自己身边的小事联系到国家大事，从自己身上联想到一国之尊齐威王，邹忌以此向齐威王进谏，说明广开言论自由、听取民意的重要性。他留心观察周围的事物且能够迅速地联想到朝堂之事，说明行使参谋职能，不仅需要一颗将工作放在首位的心，还需要一双能够发现别人发现不了的规律的慧眼。为保障能够实现上情下达、下情上报，对于会影响到领导、影响到工作的效果的因素也应该加以规避，从而规范工作流程。正如邹忌与齐威王的历史典故中，邹忌考虑到齐王受到的蒙蔽，将影响齐王决策准确性的因素剔除出去，保障齐威王决策的科学性。实现了以领导为核心，围绕领导开展上下左右各项工作、工作的秘书工作要求。

四．结语

秘书职能发展至今日益完善，并形成一套科学的职业理论。如何行使秘书的参谋职能，许多的古人为我们做出了正确的典范，树立了一个良好的榜样。在行使参谋职能时秘书人员不仅需要坚决果敢，也需要审时度势，知道什么时候说什么话做什么事；同时也需具备敏捷的反应能力，能够由表及里发现领导决策中的不当之处。此外，秘书人员应深谋远虑，发现领导未发现的问题并提醒领导规避风险，从而做优秀秘书。

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