改制后公司厂两级档案管理模式探析

文/厦门水务中环污水处理有限公司 朱素贞

改制后公司厂两级档案管理模式探析

文/厦门水务中环污水处理有限公司 朱素贞

改制后实行公司厂两级档案管理模式，既可以保证基层生产档案的有效利用，又可以保证档案的有效集中，更重要的是摸索出一条服务于生产实践、服从于档案管理法规又兼顾特殊行业特点的档案管理新路。

改制； 档案管理模式；探析

厦门水务中环污水处理有限公司是由事业单位改制而来，下属的各个污水处理厂由原来的独立法人事业单位转变成了只具有独立污水处理任务的企业，加强厂级生产档案管理，提高生产管理水平，尤其是对“节能减排”工作的开展具有积极的促进作用，这就要求各个污水处理厂的档案管理也应随之发生变化。但如何变，变多少，对此，笔者谈谈几点看法。

一、改制前档案管理情况

（一）厦门污水处理厂概述。2004年12月24日厦门水务集团有限公司与中环保水务投资有限公司正式签约，成立了厦门水务中环污水处理有限公司主要负责城市污水处理厂的运行管理和污水管网的清通维护工作。公司成立以来，运用现代企业的管理机制，坚持“求真务实、开拓进取、科学管理、达标排放”指导方针，加强厦门市污水处理的规划和运营管理工作，促进厦门城市污水处理事业的发展，为保护厦门市的水环境起到了较好的作用。

（二）各污水处理厂档案管理概况。在事业单位改制之前，7家污水处理厂都成立了档案室，各自负责管理本厂的各门类档案。各个污水处理厂的档案管理员积极参加市档案局举办的培训班学习，在档案局业务指导处、市政局档案室工作人员的指导下，厦门员当污水处理厂、杏林污水处理厂、集美污水处理厂的档案管理先后通过了省一级达标考核。海沧污水处理厂、前埔污水处理厂、同安污水处理厂、翔安污水处理厂由于建厂较晚，来不及申报达标考核，但都已成立了综合档案室，设有独立的档案保管库房，配备专（兼）职档案人员，管理也已规范化。

二、在新体制下对档案管理的看法

由于7个污水处理厂分布在公司四周，交通不便，从最远的同安污水处理厂到公司，来回一趟需要3个小时左右，如果档案资料全都集中在公司统一管理，势必会给各个污水处理厂档案的利用造成许多不便，如时间紧张、人员紧张、车辆紧张、交通费用增加等，更主要的是不能及时利用，影响生产的正常运转。

按照“节能减排”工作要求，目前进行的福建省城镇污水处理厂运行管理标准考核工作，是对各污水处理厂的人员配置、工艺管理、水质管理、污泥管理、设备管理、安全及应急管理等指标所进行的全面分析和考核。无论生产评价指标体系如何确定，专家评估组最终都要凭借大量的档案资料，才能对考核的厂做出客观、全面的评价，并形成科学、准确的结论。譬如，在我厂生产工作考核期间，福建省建设厅、环保局专家调阅我厂清洁生产审核报告、生产调度记录、污染治理设施自动在线监测的污水流量和COD浓度数据，各级环保部门对污染治理工程的日常监督性监测数据和监察报告，厂内部污染治理工程日常运行记录、监测数据和用电记录、污泥产生量及外运去向等大量生产档案。因此，基层主要档案都是生产档案，重视生产档案的管理，可以为厂生产工作水平考核提供比较完整、系统、真实的信息和数据。

三、改制后档案管理情况

依据公司厂两级档案管理的模式，保留厂档案室。我们把各个污水处理厂档案室设定为公司档案室在各个厂的分室，用于就地保存各厂生产档案资料；把各个厂的档案管理员设定为公司档案管理人员派往各个厂的分管人员；公司档案室的管理人员设定为中心管理员，成立档案管理网络，保证改制后各厂档案收集、整理不会因公司的改制而使档案的利用受到影响。厂保管相对微观的资料，公司管理宏观的档案，这样既减轻了公司档案室的负担，又有利于生产档案的快捷查询。

（一）各污水处理厂档案员管理好各类生产档案。生产档案是厂在生产活动中具有保存价值的、经过整理立卷归档的文字、图表、声像等各种载体资料料。它是生产管理工作的真实记录，是厂生产管理工作的重要组成部分，是开展“节能减排”管理工作的重要依据。它的真实性、原始性、系统性影响到生产工作的正常秩序和常规管理，也直接影响到生产工作检查（每年省环保局、建设厅都要对各污水处理厂进行“节能减排”检查）的效果。

七座污水处理厂全年不间断三班倒生产，进水泵房、鼓风机房、配电室、脱水机房等部门不断生成大量反映污水处理系统各环节运行情况的数据资料；化验室每天对采集的水样进行BOD5、COD、SS、PH、MLSS等十几项指标的分析化验，形成大量化验报告；再加上污水处理过程中水、电等能耗数据，每天都是一大摞原始数据报告单，这些都是污水处理生产系统最直接的第一手资料，是污水处理工艺是否顺畅的晴雨表，它们的重要性是不言而喻的；各级环保部门对污水处理厂的日常监督性监测数据和监察报告，污水处理厂内部日常测定的进出口水量和COD浓度数据，生产用电记录及电力部门的收费票据、污泥产生量记录；污水处理厂自动监测的进出口流量和COD浓度数据等生产档案，所以原基层档案工作继续沿着原来的管理制度分别建立行政、财务、物资、生产、安全、环保、水质、基本建设、设备、人事等档案。如果没有档案员分管各厂的档案，就不能及时收集保管这些生产运行数据及基层的基础档案，也不能及时向厂里有关有人员提供查阅，档案保管的价值也就被打了折扣。

随着我国污水处理事业的发展，污水处理设备的引进速度显著提高，污水处理厂在设备管理方面的主要问题是在国外进口设备的消化、吸收和使用维护方面，任何企业若没有一套完整的设备档案资料，那么设备管理工作将无法进行，而每个污水处理厂的设备档案有几百卷，只有建立健全设备的维修档案才能更好地为污水处理厂的正常运行提供保障。设备档案只有存放在基层档案室，才能及时把设备维修情况补充到设备档案中，才能及时向设备管理员或维修人员提供查阅。

生产档案管理的目的不仅仅是简单地局限于生产档案的系统化、规范化与存档化，更重要 的是通过生产档案的管理，分析生产活动，分析生产活动的动态变化与趋势，探讨改善生产活动的有力措施，以起到服务、支持生产活动的作用。

（二）公司档案员做好档案信息的编研及资源开发。污水处理是厦门中环污水处理有限公司承担的主要职责，工作性质决定了它的档案是大量的、原始的、琐碎的，为了保证正常生产，许多事务性的工作也较多集中于基层档案员，这就决定了公司档案室解放思想，更新观念，从封闭的档案管理机制中摆脱出来，加强各类档案的编研工作，对档案进行系统整理工作，提高档案的利用价值。大胆地利用计算机和内部网，探索档案的现代化管理。通过构建网上档案服务平台，把已有档案目录数字化建成目录并系统为厂提供服务。所以公司档案员负责收集和管理有利于公司高层经理做出决策的有关档案资料，就要对有关数据进行筛选，再进行调查研究，挖掘原始档案里深层次的无形资产，进一步提高公司档案管理、编研、开发、利用的综合水平，力争使档案工作与电脑信息处理联系起来，建立污水处理厂的档案管理信息系统，保证公司档案管理合理有序，根据编研资料，提高公司高层经理的工作效率，提高污水处理厂的运行管理和控制能力。将公司的档案管理推向更高层次，更好地为污水处理事业的现代化服务。

四、档案分级管理产生的效益

经过多年的运行，证明分管模式是可行的，它保证了每年污水处理厂在接受上级的各类检查中避免了档案资料的大搬运，上级部门检查完各污水处理厂的档案资料后就可以马上到现场查看所提供的档案数据是否真实可信。7个污水处理厂近年都通过由环保部污染防治司组织的全国“节能减排”核查考核；通过环境保护部华东督查中心对厂“节能减排”的检查考核；并连续几年获得福建省节能减排先进单位；也通过厦门创建国家环保模范城市在污水治理要求方面的检查考核；每年通过上级主管部门根据《建设部关于加强城镇污水处理厂运行监管的意见》和《关于进一步规范做好城市污水垃圾处理产业化有关问题的通知》要求进行的考核。

综上所述，档案管理的分级管理模式，既可以保证基层单位的生产效率，又可以保证档案的有效集中，避免公司中心档案室成为报表的“堆场”。更重要的是模索出一条服务于生产实践、服从于档案管理法规又兼顾特殊行业特点的档案管理新路，更好地为公司各项生产服务。