学校办公室管理工作特点与创新研究

文/重庆交通大学　杨凡

学校办公室管理工作特点与创新研究

文/重庆交通大学杨凡

在新的时代背景下，结合学校办公室管理工作的特点，创新管理方式，转换学校办公室的角色，从只注重依公文办事到既能依公文办事又能出谋献策；从只简单收发传递信息到能及时综合处理信息；从仅凭经验办事到科学化管理工作；从被动消极服务到主动提供服务。

学校；办公室管理；特点；创新

在经济、科技迅猛发展，知识占主体地位的大时代背景下，信息更新的周期缩短，学校办公室的传统工作模式，已经与飞速发展的市场经济和现代化的办公进程不相适应。新时代的到来，给我们带来了机遇也带来了挑战，我们需要转变观念，发挥学校办公室管理工作的主动性，创新管理方式。

一、学校办公室管理工作的特点

学校是培养人才的摇篮，学校的办公室是学校综合管理的部门，在一定程度上决定着一个学校的管理秩序和教学质量。高等教育在整个教育体系中占有举足轻重的地位，高校办学规模不断扩大，学校办公室管理工作如何能适应新形势的要求，不断提高办公能力和水平，是我们急需解决的问题。

首先，我们应该从学校办公室管理工作的特点入手，了解办公室管理工作的特殊点。协调性是办公室管理工作的主要特点，也是最首要的特点。学校办公室是学校进行行政管理工作的核心部门，无论是上层领导的决策意见，还是下层教职工和学生的诉求，都需要学校办公室在中间进行协调，做好沟通领导和学生的桥梁，从中协调好各种利益的冲突，避免矛盾的发生。

学校办公室的下一个主要特点就是执行性，办公室是学校的行政单位，管理工作的特殊性，要求办公室严格按照学校的规章制度执行各项领导指示。当然，作为学校管理的一个部分，在执行学校的各项指示和要求的时候，除了要自觉遵守党的方针政策外，还应该增加工作处理的灵活度。学校的指示和规章制度并不是机械式的，办公室人员需要根据实际情况，灵活处理各项任务，争取达到最佳执行效果。

如果说学校办公室管理工作除了上述两个特点之外，还有第三个特点便是服务性。管理工作在一定意义上讲就是服务性工作，学校办公室的管理既要面对上层领导的决策，也要面对教师们的教学安排，还要面对学生们的学习和生活。因此，管理人员在服务的时候，要耐心倾听大家的诉求和心声，将大家的意见传递给上级，将上级的关怀和问候传递给教职工和学生。

服务是办公室管理工作的真谛，服务精神是提高办公室管理效度的基础所在。只有秉持着服务的理念，才能在管理工作中换位思考，才能在贯彻执行各种制度时努力实现利益最大化，才能转变学校办公室管理工作的角色，让办公室管理在新的时代背景下承担起更大的重任。

二、学校办公室管理工作的创新

基于上述学校办公室管理工作的特殊性，我们要对症下药，有针对性地提出解决措施，让学校办公室管理工作发挥更大的作用。

首先，坚持以人为本的服务理念，这是成功转变办公室角色的第一步，也是办公室能否成功转型至关重要的一步。学校办公室岗位的重要性和特殊性，决定了其工作理念是服务，工作作风是严谨。坚持以人为本的服务理念，就是要求管理人员在工作中关心人、尊重人、理解人，充分发挥人的主观能动性，将人的发展放在第一位。

这在另一个侧面，也对学校办公室的管理工作给出了一个定位，就是办公室工作要做到“到位不越位、理解不曲解、参谋不参和”。办公室出于决策的辅助性地位，在工作中要把握好度，注意做事的分寸，做到献策不决策、参谋不主谋、管家不当家。对于领导的工作思路和决策意见，要正确理解，准确把握，不歪曲领导的意图，不曲解领导的意见。办公室工作能有机会接触到很多领导，不能因为领导对你工作的信任，就不征求领导的意见，乱发施令，在工作中自己决策，忘记了服务的理念。

其次，便要创新管理方式，拓宽服务领域。现代化的办公进程，以及学校建设和发展的新目标，要求办公室承担更多的任务，在管理中能紧跟时代的步伐，与时俱进，进一步转变管理方式，实现四个转变，即从只注重依公文办事到既能依公文办事又能出谋献策；从只简单收发传递信息到能及时综合处理信息；从仅凭经验办事到科学化管理工作；从被动消极服务到主动提供服务。

办公室由于有贯彻执行政策丰富的经验，知道各项政策的执行力度，深知各项决策给大家带来的利弊，因此参与政务时，要敢于提出建设性意见，将大家的诉求反馈给领导，提高领导决策的科学性，由参与型积极向参谋型转变。同时，在收发传达各种消息的时候，要善于综合各种信息，对部分信息进行有效的加工整理，及时反馈重要信息，提高综合处理信息的能力。

现代化办公一个最重要的要求便是要实现网络化、科技化管理，社会管理技术的快速发展，也对学校的管理工作提出了更高的要求。在任务重、要求高、压力大、人手紧的新形势下，我们要善于利用新科技、新方式，向社会上的企业办公室管理方式学习，借鉴它们的成功经验，吸失败的教训，然后结合自身的特点，最大限度发挥我们的优势。

21世纪是科技的时代，是信息的时代，是网络化的时代，学校办公室管理工作要想实现现代化，就必须借助网络的平台，提高信息传播的速度。在网络平台中提高服务质量，随时随地解决大家的问题，打破工作的时空限制，将服务贯穿到生活中的点点滴滴。

学校办公室管理工作的创新，是整个服务理念的创新，是角色的正确转型，是更好发挥其重要性的第一步，和谐、积极向上的办公室工作氛围，必将为高校的发展带来新的机遇。

［1］戴玉纯.略论新时期大学校长办公室工作［J］.安徽工业大学学报，2005（6）.

［2］孙洪和.浅谈创新思维与高校办公室工作［J］.大众科技杂志，2006（6）.

［3］陈瑞莲.试论学校办公室管理的科学化［J］.中山大学学报论丛，1997（2）.