从管理方式方法的转变谈人力资源档案信息化

文/山东省滨州市无棣县人民医院　刘寿勇

从管理方式方法的转变谈人力资源档案信息化

文/山东省滨州市无棣县人民医院刘寿勇

医院人力资源档案管理工作随着医院业务的拓展、规模的扩大、学科的细化经过了一个由粗到细、由点到面、由简到繁，由传统化到现代化、信息化、数字化的转变历程，借助大数据平台建立人事信息管理系统是必然选择。

人力资源档案；卡片式管理法；电子表格管理法；人事信息管理系统

无棣县人民医院是一所县级公立医院，于1993年10月成为山东省首批、全市第一家二级甲等医院，2004年获得全国卫生系统先进集体称号，2015年获得省级文明单位荣誉。现开放床位747张，有在职工作人员996名。人力资源档案管理工作随着医院业务的拓展、规模的扩大、学科的细化经过了一个由粗到细、由点到面、由简到繁，由传统化到现代化、信息化、数字化的转变历程。现就本院这一转变进行分析研究，评估当前运行模式，研讨医院人力资源档案管理的全新途径。

一、我院人力资源档案管理的起点——卡片式管理法

（一）应用时期及内容。80年代末到2000年初期，我院的人力资源档案主要是由职工登记卡组成的职工名册。当时全院职工为260人。职工登记卡的大小就如同人们交际用的名片，受面积的限制，登记内容少得可怜。新员工一入院报到，首先填写职工登记卡，内容包括：姓名、出生年月、籍贯、学历、毕业时间、毕业院校、政治面貌、本人身份、原工作单位等，登记完毕将卡片放入所在科室类别。遇有职称、职务等调整需随时进行更新。这就是我院人力资源档案的最早雏形。

（二）用途及用法。每年用此职工名册分析医院科室人员数量，进行年度干部职工登记。在干部职工登记中，工作人员按照上级人事部门的要求，从头到尾每个卡片逐个翻看登记，填写指定内容，用钢笔填写，一式三份，人事部门、主管部门、医院各保存一份。在计划经济时代，这就是医院人力资源档案管理应用的全部。

（三）缺点和不足之处。

1.职工名册卡缝极易撕裂，造成职工登记卡片经常脱落。

2.职工登记卡角容易折损，需随时更新。

3.信息统计汇总效率极低。在年度干部职工登记汇总中，每年要用至少2天的时间进行统计汇总。如统计职工学历，大学本科、大学专科、中专、高中及以下各多少人，需从登记表的第一页开始，按不同学历类别，分别数一遍；再如职称级别、年龄结构等都需要手工逐一数准确。如一项出了差错，需从头另数，极其繁杂。有时汇总完了，但登记表已经基本上翻烂了。

4.无法满足医院对人力资源科学分析、预测的需求。

二、我院人力资源档案管理的转折起点——电子表格管理法

（一）电子表格数据库的实施时间。随着计算机的普及应用，我院于2005年12月建立了人力资源档案数据库。在原有职工名册的基础上，我院专门开展了职工个人信息征集工作。从2015年1月起，经过下发通知、以科室为单位进行收集、组织专人进行信息核对、查阅职工个人档案、进行信息录入等过程，历时11个月，人力资源档案电子表格数据库建成。之后，我院又专门调阅医院文书卷宗，对1996年以来年度考核情况进行了集中汇总。2014年又集中建立了员考绩档案，内容包括：毕业证、资格证、聘书、身份证、论文、成果、专利、表彰复印件和履历表、岗位说明书等。

（二）电子表格数据库的项目类别。建立的人力资源档案电子数据库所收集的信息类别有人员所在科室、人员类别、姓名、性别、来院时间、进院方式、身份证号码、执业资格、执业类别、证书编号、取得时间、执业范围、合同编号、专业特长、第（一、二、三）学历、第（一、二、三）学历毕业时间、毕业学校、所学专业、工作时间、原职务名称、原职务时间、现职务名称、现职务时间、职称系列、最后学位、资格级别、取得时间、聘任职称、聘任时间、执业资格注册时间、岗位等级、籍贯、身份、政治面貌、入党时间、出生地、年度考核次、联系电话等40余项。自2006年1月起，我院每月更新一次，至今已更新128次，保留了完整的人力资源变化原貌。初步满足了对人力资源进行分析比对、科学分析、配置人才、培养人才的需求。

（三）电子表格数据库的应用。首先选择要应用的数据库进行复制，建立一个新的数据库，根据需要保留相关个人信息项目，设置字型字号，按规定进行排序，或按姓名笔画，或按出生年月，或按职称高低，或按参加工作时间，或按来院时间等等。可以利用Microsoft Office Excel 里的全部功能对数据库进行现代化管理。提高了工作效率，发挥了人力资源管理、配置等方面应有的作用。

（四）电子表格数据库的不足之处。对数据的分析只能满足于需要什么，就提取什么、分析什么，如果人员变动、人员项目变动等，就需要再次重复提取相关信息、重复相关操作，才能得到想要的结果。仅依靠数据库仍然不能很好的实现快速、高效、一目了然、准确无误的目标。

三、我院人力资源档案管理的新阶段——人事信息管理系统

（一）人事信息管理系统建立时间、背景。当前，我院信息化建设走在了全省先进行列，引领医院走进了大数据时代，为医院科学管理、科学决策、科学预测提供了及时高效的信息数据。我们以此为依托，于2016年1月开始着手建立医院人事信息管理系统，实现人力资源档案管理的信息化和数字化。

（二）做法。

1.首先召开了关于建立人事管理信息管理系统的专题会议，进行动员部署。

2.将电子表格数据库信息和职工个人标准照片整体导入人事信息管理系统，抽调专门人员对全院职工的毕业证、资格证、聘书、医师资格证、执业医师证、护士执业证、大型设备上岗证等6000多件证件进行扫描，导入系统。

3.在指定时间内系统向职工本人开放，自己利用自己的工号进入自编辑状态，完善维护个人信息。方法步骤是：输入用户名、密码，选择“一般员工”角色，登录系统（用户名、密码见最后附录）

4.医院派专人对自行编辑的信息进行审核，重点是出生年月、工作时间、来院日期、资格级别、资格取得时间、资格聘任时间等。

（三）人事信息管理系统的项目内容。

1.点击员工技术档案、输入用户名和密码就进入了人事信息管理系统。在欢迎页面可以直观了解学历、性别、员工类别、年龄、职称、聘任级别、编制类别、政治面貌八个饼状图及在职人数、本月入职人数、本月离职人数。

2.基本配置项包括：员工管理、信息导入管理、员工岗位管理、排班管理、年度考核。点击员工管理页面可以对职工进行查询，了解某一职工技术档案、证书检测、所在科室、入院日期等信息。点击职工姓名可查阅职工人事主档，点击员工履历可查阅职工证书信息、院级培训、考核信息、兼职信息、工作经历、家庭信息、教育经历、党派信息、职务信息、著作信息、论文信息、获奖信息等。

（四）优点。可自行根据需要选择所需内容导出电子表格，一次输入信息可长久利用，信息更全，利用更加方便。没有极特殊情况无须调阅职工个人档案，省时省事高效。

四、讨论

1.随着大数据时代的到来，二级以上医院建立人事信息管理系统，实现人力资源档案数字化是工作现实的需要，是多数据综合分析研究的需要。

2.自行设计应用的Microsoft Office Excel 数据库应与人事信息管理系统并行，并及时更新，两者保持高度一致。

3.员工考绩档案也要完好保留并及时补充新内容，为鉴别利用提供依据。

4.人事信息管理系统应每年定期向职工开放一次，对获奖、论文、著作、成果、专利、培训的变化进行补充。