浅析油气田勘探开发档案的接收管理与开发利用

文/大港油田勘探开发研究院 杨静

浅析油气田勘探开发档案的接收管理与开发利用

文/大港油田勘探开发研究院 杨静

在油气田勘探开发过程中所形成的文件资料都是较为重要的工作信息，它包含着工作流程中的各个方面，因此档案的接收管理及开发利用工作也就显得尤为重要，只有将这两项工作重视起来，并不断采取优化措施提高工作效率，才能从根本上提高油气田勘探开发部门的管理水平，从而促进各项工作的顺利进行。本文对油气田勘探开发档案的接收管理及开发利用的优化措施进行了探讨及分析，以期为提高档案管理效率提供参考建议。

油气田勘探开发档案；接收管理；开发利用

由于工作需要，油气田勘探开发部门会在实际工作中产生较多文字资料及数据信息，而这类信息对油气田勘探开发工作的有序进行是尤为重要的，这就使得档案工作的管理及服务任务较重，因此加强档案的接收管理及开发利用是刻不容缓的，只有这样才能较为高效地完成档案信息的处理及管理工作，同时这也为提高档案信息保管效率提供了充分保障。本文就结合油气田勘探开发档案管理部门的实际情况，对加强档案接收管理及开发利用进行了深入探讨。

一、油气田勘探开发档案的接受管理

（一）接收原则。无规矩不成方圆，任何工作的顺利开展及高效运行都离不开原则的标准限定，在油气田的勘探开发工作中更是如此。由于这项工作的推进过程中所需要的技术材料及采集材料等都来自于文件档案，他们不仅承载着油气田工作中的重要信息，更能够为开发研究部门提供参考依据。在档案信息中所涵盖的关于科研项目的内容中，还包含着大量的科研成果、实验总结等重要的文化及研究信息。除此之外，油气田勘探开发工作过程中所产生的合同及收据等，同样需要纳入档案部门，进行存档及管理。因此不难看出，油气田勘探开发档案管理部门的日常接收工作是需要引起高度重视的，那是因为该部门所管理的档案不仅是重要信息，更是流动凭证，这对于工作推进来说都是具有重要影响的，所以档案部门在接收信息资料时，应当坚持以一贯原则为办公依据，从而不断提高档案信息的接收效率。

（二）接收范围。油气田勘探开发档案的接收范围主要包括以下七个层面：归档说明类档案、研究准备类档案、推广应用类档案、研究试验类档案、总结鉴定类档案、成果奖励类档案、推广应用类档案，另外还包括电子版的科技项目档案。每种类型的档案都要进行分类别接收整理，并且注重档案归纳的秩序与协调性。归档说明档案接收整理工作应当重点掌握好说明事项的准确性，并且最好备有备考表。

（三）接收管理要求。由于油气田勘探开发档案的接收管理需要以实际工作情况为基础，因此，接收管理要求也就具有一定的相关性及稳定性特点，具体要求如下：第一，在接收文件信息时需要保证所整理信息内容是全面、细致的，不能有任何一个部分的缺失，只有这样才能从根本上保证档案信息的完整性，在完成信息确认后，需要将其按照相关规范要求进行序列排布。需要注意的是，在进行文件资料的接收过程中，还应当将建立档案的单位的人员关系、职能范围及隶属关系等的内容与档案检索工具一同接收，并与档案共同存放起来。第二，在交接过程中，信息提供方与接收方需要按照交接凭证对交接数量及内容进行逐一清点，在保证准确无误后，才可以在交接收据上签名。最后，档案接收的工作人员在完成接收工作后，还需要对已经完成的工作内容进行校验及反复检查，只有在不存在任何问题时，才能将其纳入正式档案范畴进行保存。

二、油气田勘探开发档案的开发利用

（一）管理策略。油气田勘探开发档案的全宗包括行政、组织及个人的所有档案，这是在实际工作中所形成的，因此它就代表着档案的有机整体。因此在进行档案管理工作时，需要以档案所有内容为总体，将其按照功能及种类的不同进行分级管理，同时还要做出标记，并设置不同的排列编号，它所记录的是一个期间内所发生的所有工作内容及各个方面，而不断增加、变化的信息资源也能够被记录下来。档案管理的工作人员在进行信息分类及整理归纳时，还需要对信息形成较为系统的统计，这样就能够在第一时间掌握到处于变化中的信息资源，并对信息使用情况及总体数量进行把控，在实际管理过程中就能够根据这一信息及时做出工作调整，从而保证工作效率的有效提升。除此之外，油气田勘探开发档案部门还需要结合实际需求，不断提高档案保护技术及水平，最大化的提高档案利用率。

（二）利用方式。在进行档案利用时，需要严格按照规范流程，出示相关证件并办理利用手续，同时还需要将档案利用的时间、档案类型及数量等进行详细登记，当档案管理人员核实信息后，才能够将档案取出。在利用价值较高的档案信息时，最好采取复印及拍照等形式将信息复制出来，不要直接翻看档案，从而降低档案的破损程度。为了满足现代档案利用需求，档案管理部门还需要不断提高专业水平，引进综合能力强的技术人才，同时强化档案管理的规范性，这样就能够形成档案管理的标准化利用机制。

综上所述，油气田勘探开发档案是油气田企业在日常工作及科研活动中产生的重要信息，是一种不可复制的稀缺资源，在其接收管理及开发利用方面，必须严格按照规范制度进行，只有这样才能实现最大化的档案利用率，从而更好地服务于油气田企业的各项工作。

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