基层单位档案交接工作浅探

文/吉林省白山市抚松县人力资源和社会保障局小额贷款担保中心 邓杨

基层单位档案交接工作浅探

文/吉林省白山市抚松县人力资源和社会保障局小额贷款担保中心 邓杨

基层单位档案交接工作是保证档案完整、连续的重要措施，更是基层单位档案管理人员的重要职责。本文分析了基层单位档案交接工作中存在的问题，并提出相应的解决对策，以供参考。

基层单位；档案交接；工作

基层单位档案交接工作是《档案法》《档案法实施办法》《档案馆工作通则》及各地档案馆接收档案相关规定明确要求的工作之一，是确保进馆档案接收质量，保证档案完整，促进档案管理标准化、规范化的重要措施，对于提高档案管理水平、促进档案信息有效利用有积极的现实意义。

一、 基层单位档案交接工作概述

基层单位档案是指县域内各党政机关、企事业单位、社会团体、个人等主体在社会实践中形成的原始记录，是县域内各单位开展各项工作的重要参考。近年来，随着基层单位档案管理工作水平的持续提高，对档案管理工作的重视程度不断加强，基层单位的档案数量迅速增加，档案交接工作越来越频繁，对档案交接工作的要求也不断严格。

《档案法实施办法》中明确规定，县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应自档案形成后的10年内向有关部门移交。《机关档案工作业务建设规范》中规定，若档案人员调动工作，则必须在办理完档案移交手续后才能离岗。此外，《档案馆工作通则》及各省市关于档案接收的地方法规中，也都对基层单位档案交接工作做出明确规定。

但受多种因素制约，当前基层单位档案交接工作仍然存在一些问题，需要在工作实践中加以解决。

二、基层单位档案交接工作存在的主要问题

（一）档案交接工作管理不严格。部分基层单位对档案交接工作的重视程度不够，档案交接权责不明、界限不清，使得档案交接不及时，或交接时档案资料不齐全、交接手续不规范、档案数量不足等现象时有发生。甚至有的基层单位档案人员离岗后，档案交接手续还没有办好，导致档案管理工作出现诸多不便。

（二）档案交接制度不健全。档案交接要求管理人员严格按照规范的手续开展工作，但有的基层单位没有建立起完善的档案交接制度，导致档案管理人员在档案交接时手续不严密、程序不规范、内容不清楚，甚至无人签字确认。

（三）档案监交工作不严格。一些基层单位对档案交接工作的认识不充分，把档案交接当成事务性的工作，而忽视了档案交接对促进单位档案管理及相关工作的重要意义，单位领导对档案交接工作缺乏监督管理，对参与档案监交不主动、不积极，间接导致了档案管理工作中存在漏洞。当基层单位档案出现问题时，往往无人负责。

（四）档案管理人员职业素养有待提高。档案管理人员是档案交接工作的直接参与者，其职业素养是保证档案交接规范标准的关键因素。但当前部分档案管理人员职业素养不高，主要表现在：缺乏必要的专业能力。一些基层单位档案管理人员往往是由办公室人员兼任，这些工作人员缺少实际操作经验，也缺少必要的档案专业理论知识；部分档案管理人员缺少严谨的工作态度，不了解相关的法律法规及工作程序，对交接工作不重视，操作不规范；有的档案管理人员责任心不强，在档案交接过程中只是简单地移交了钥匙，没有对继任人员进行详细交接和业务指导，造成继任人员难以立刻展开工作。

三、加强基层单位档案交接工作的对策

要做好基层单位档案交接工作，必须根据《档案法》《档案法实施办法》等法律法规，明确档案管理工作人员的权责，制定规范的工作制度，加强档案监交工作，提高档案管理人员的职业素养。

（一）提高对档案交接的重视。基层单位领导应了解档案管理尤其是档案交接工作的相关法律法规，深刻理解档案交接的重要作用，从而提高对档案交接的重视程度，把档案交接列入重要议事日程。基层单位领导要加强对档案交接工作的管理，完善档案交接工作规章制度，实行档案交接责任制，并制定相应的奖惩制度，提高档案交接工作的规范化、制度化和标准化。

（二）完善档案交接手续。档案交接分为档案移交和档案接收两个环节，要确保档案交接工作的规范与标准，基层单位必须完善档案交接手续，通过制度的执行来规范档案移交和档案接收环节。档案移交手续应包括：档案管理人员对移交前档案的全面清理，档案管理人员对零散的档案进行分类存放、对借出的档案进行催还并登记在册，按照档案移交要求编制档案移交文据、撰写档案移交说明等；接收档案时要分类立卷、编目完整，对部分档案进行手工复制或采用化学药剂进行技术处理，根据分类方案、案卷数量编制案卷目录等。

（三）加强档案交接监管力度。档案交接监管工作对档案交接具有鉴证和监督作用，应引起基层单位领导的重视。档案交接监督工作必须安排专人负责，并按照管理制度认真履行职责，做到手续完备、严密，档案实物与账簿相符，签字盖章要进行确认等标准。

（四）提高档案交接人员的职业素养。首先，基层单位要把好人员聘用关，吸纳具备专业素养的人才进入档案管理岗位。其次，要加强对档案交接人员的业务培训，从思想道德、业务能力、专业知识、法制观念等方面提高人员素质。再次，要转变工作作风，树立档案交接人员的责任心和事业心，确保档案交接工作严格按照规定办理。

［1］中华人民共和国档案法.关于修改《中华人民共和国档案法》的决定修正.

［2］王晓灵.关于加强庆阳市档案安全管理及优化服务水平的思考［A］.档案安全与档案服务——2011年甘肃省档案工作者年会论文集［C］.2011.