浅谈在档案利用过程中如何保护好档案的几点思考

孙登华



浅谈在档案利用过程中如何保护好档案的几点思考

孙登华

【摘 要】随着社会经济的发展，档案数量不断增多，为了充分发挥档案的作用，在其利用过程中档案保护工作得到了广泛的关注。本文分析了在档案利用过程中档案保护的重要性，并且根据档案保护工作中存在的不足，提出了几点针对性的建议，旨在延长档案的使用时间。

【关键词】档案 利用 保护

一、前言

近几年，档案管理的相关工作越来越受人们的重视了，而且成了研究的焦点，在实际管理过程中，唯有保护好档案才能够促进其利用率的提高。虽然档案利用过程中档案保护十分重要，但档案保护的现状不容乐观，如：欠缺的规范标准、匮乏的安全防护及偏低的人员素质，在此情况下，不仅影响着档案的有效保护，还制约着档案作用的发挥。为了有效解决上述问题，本文给出了相应的建议，旨在为档案管理提供可靠的依据。

二、档案利用过程中档案保护的必要性

档案属于社会现象，它记录着党与国家的活动，其保存方式主要有文字、图表及音像等。但在社会快速发展过程中，档案的数量与日俱增，其保存形式也日渐丰富，但在实际利用过程中，档案损坏及毁坏等问题屡见不鲜。为了适应档案管理事业的发展，档案保护工作的重要性愈加凸显。

档案利用的过程具有一定的复杂性，主要是由于档案脱离保管环境，此后其极易受到不同程度的损坏。档案利用过程涉及两个关键性的因素，分别为档案与人员，为了实现档案保护，并且满足人员的需求，对利用环境有着较高的要求，不仅要为档案提供舒适的利用环境，还要为人员营造舒适的氛围，但此时二者的舒适要求存在较大的差异，并且利用场所具有一定的局限性，在既定的范围内充斥着大量的人员，在此情况下，利用环境难以得到有效的控制。因此，在档案利用过程中开展档案保护是必要的，不仅能够提高档案的利用率，还能够延长档案的使用时间。

三、档案利用过程中档案保护的不足

（一）标准规范不健全

当前，各个档案馆均十分关注利用环境的改善，但在实践过程中，关于利用环境的规范标准缺少系统性与全面性。当前，关于档案保护工作，我国制定了一系列的规章制度与法律法规，但在档案利用时未能落实各项规范与法规，致使档案保护缺少制度化与规范化。

（二）安全防护能力不足

在全球化、信息化进程不断加快的环境下，档案的数量、类型等具有了丰富性与复杂性，为了充分发挥档案的作用，档案被积极利用，但部分档案涉及党与国家的机密，因此，档案的安全防护工作十分关键[1]。但目前，档案利用的安全防护措施不够完善，随之出现了众多的问题，如：信息失窃、信息转卖等，在此基础上，档案利用受到了严重的影响，降低了档案的安全性、保密性与完整性。

同时，随着科学技术水平的不断提高，在先进技术的支持下，改变了档案利用的方式，即：电子档案，但档案管理部门未能全面认识此类档案，在档案利用过程中缺少保障措施，导致电子档案数据传输的安全问题日渐严峻，制约着档案保护工作的高效开展。

（三）利用人员素质偏低

档案利用人员的综合素质参差不齐，其网络传输安全意识较为落后，未能严格遵守各项规章制度的要求，在实际利用过程中无意侵权等行为的发生概率相对较高，在此基础上，直接影响着档案的保护及其安全，同时也制约着其作用的充分发挥。

四、档案利用过程中保护档案的措施

（一）加强载体保护

1、改进复印方式

档案利用过程中纸质档案占有较大比重，在对此类档案利用时，应尽量控制相关原件的复印，尤其是保存时间较长的档案原件，此时其理化性能相对较弱，如果对其复印，受复印机较强光源的照射，则会对其造成不可挽回的损坏。通常情况下，纸张的复印次数为50次左右，此后其性能则会逐渐下降。

在档案保护工作中，为了减少对原件的损坏，主要采用的方法为替代法，即：利用复印件替代原件，此方法虽然有一定的作用，但增加了工作人员的负担，不仅要对档案进行定期的检查与复印，还要对其进行分类保管，同时此方法未能有效解决实际问题，纸质档案原件仍会受到损坏。面对此情况，各档案馆应积极利用先进的、新型的复印设备，即：数字复印机，此设备仅需要对档案原件进行一次扫描即可，并且能够多次输出，从而提高了复印档案的利用率，减轻了档案保护的工作量。

2、实施纸质档案数字化

在档案利用与保护工作中要积极利用先进的技术，借助计算机技术、网络技术等，使档案的数字化特点更加显著。在实现档案数字化过程中，需要对档案原件进行一次扫描，虽然降低了对原件的危害，但在实践过程中，由于人员操作失误或其他客观条件的影响，导致扫描次数可能增加，进而加重了对档案原件的损坏程度[2]。在此情况下，档案部门应对扫描次数进行严格的要求与控制，尽量减少各个因素的影响，如果扫描次数超过两次，则要立即检查原件，以便于及时抢救与修复。

3、选择电子档案存储载体

当前，电子档案存储载体主要为光盘，但在市场上，光盘具有繁多的品牌、各异的类型及不同的容量，在实际选用过程中，参考标准缺少权威性与科学性，在此基础上，电子档案选择的光盘缺少针对性、合理性与适用性。为了有效解决此问题，在选购时应关注光盘的质量，同时要考虑相关的影响因素，如：容量大小、价格高低、刻录类型等。

4、关注档案利用的安全性

档案保管与利用的环境存在较大差异，具体的利用环境为档案阅览室及展览室等，在此环境中，参与着大量的人员，为了保证档案的安全利用，应为档案及人员提供舒适的环境。通常情况下，档案利用环境的温度应为28℃左右、湿度应为70%左右，此时的环境虽然满足了人员的需求，但对档案却会造成不同程度的损坏。因此，如果为纸质档案或胶片档案，应对利用环境进行严格的要求，同时要控制档案利用的时间；如果为电子档案，应对其利用时间进行明确的规定，通常情况下，时间应为3小时左右。

同时，在档案展览过程中，应采取实时监测的措施，利用不同的方法调控展览环境，以此，降低档案利用时的损坏程度。再者，档案利用时的运输问题应给予高度的关注，主要是由于运输会对档案造成不同程度的物理损害，因此，应采取必要的密封防震措施。

（二）注重管理保护

1、提高人员素质

档案利用服务人员的素质要不断提高，其作为档案利用的重要引导者，其工作质量直接关系着档案的安全，因此，各个档案馆应积极培养服务人员，使其具有较强的专业技能与较高的服务意识，在系统培训与学习后，服务人员的综合素质将大幅度提高，进而为档案保护奠定坚实的基础。同时，档案利用人员的行为也直接关系着档案的保护，因此，档案馆应积极开展教育与宣传，让其意识到档案保护的重要性。

2、实施规范管理

档案利用与保护工作的有序开展需要借助完善的规章制度，在各项制度制定后，应张贴于各个利用环境，具体的规范要求有档案利用服务人员的工作准则、利用设备的操作要求、利用者的注意事项、利用环境的控制要求等。为了充分发挥各规章制度的作用，应借助奖惩制度、责任机制及检查机制等，对相关的人员进行及时、有效的惩处与鼓励，以此调动人员保护档案的积极性与主动性。

3、加强监督管理

在档案利用与保护过程中，最为重要的管理方法便是监督，通过监督管理，能够及时发现问题、解决问题，具体的监管工作手段有：其一，利用人员管理链，主要有主管人员、服务人员及利用人员，逐级监管，以此防范安全问题的出现；其二，全程监控及档案信息流向追踪等，借助监视系统，对利用人员实施全程监管，并且利用身份认证、网络域设置及分级审查技术等控制信息的流动范围。

五、结语

综上所述，档案利用过程中的档案保护工作十分重要，它直接关系着档案价值的呈现，但目前，档案利用与保护工作存在诸多的不足，为了有效解决此问题，各个档案馆应采取针对性的措施，本文介绍了档案载体保护及档案管理保护，相信，在各项措施全面落实的基础上，档案利用过程中的档案保护效果将更加显著，进而利于档案作用的全面发挥。

参考文献：

[1]骆伟娟.政府信息公开环境下档案开放利用中的公民权利保护探析[D].长春:吉林大学,2012.

[2]陈怡竹,黄猛.档案开放利用中公民隐私权的保护与限制[J].档案学通讯,2013,06:62～65.

作者简介：（宁德市蕉城区人事考试中心）