事业单位档案信息化管理的途径分析

东 鑫

黑河市群众诉求调处中心 黑龙江黑河 164300

事业单位档案信息化管理的途径分析

东 鑫

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档案信息化管理作为一种全新的管理模式，在信息化技术的支持下，当前事业单位加快了档案信息化建设的进程，这不仅有效地提高了事业单位档案管理的水平，而且对事业单位健康、有序的发展也具有积极的促进作用。文中分析了事业单位档案信息化管理的优势，并进一步对事业单位档案信息化管理的途径进行了具体的阐述。

事业单位；档案；信息化管理；优势；途径

信息技术的快速发展给档案工作带来了较好的机遇，将信息技术引入到档案管理工作中来，这不仅使档案被重新定位，而且档案工作也成为社会信息产业的重要基础，有效的提高档案在社会发展的中重要地位。而且在社会发展过程中，对信息的需求也越来越高，这就需要档案工作要积极的利用新技术来更好的与当前社会环境相适应，有效的提高档案工作质量，使档案更好地服务于社会经济建设。事业单位作为国家重要的服务性组织，更需要加强档案信息化建设的步伐，有效的提高档案信息化管理水平，从而为社会提供更优质的服务。

一、事业单位档案信息化管理的优势

（一)档案管理工作简单

在档案信息化建设过程中，事业单位档案从录入、整理、存储及提取等都采用计算机进行操作，系统会自动完成各项工作，不仅档案管理人员劳动强度大幅度降低，而且工作效率普遍提高，档案管理工作质量得以了较好的保障。

（二)档案存储环境优越

事业单位档案信息化管理工作中，档案信息的存储只需要将电子资料存入到磁性介质中即可完成存储工作，也可以对档案进行网络备份，或是将其存入到“云”中，不仅档案存储空间较大，而且在存储过程中不必担心灰尘及虫蚀等对档案所带来的破坏性，档案存储环境得到了进一步优化。

（三)档案收集整理方便

在档案信息化管理工作中，档案收集也可以利用计算机来完成，充分的打破了时间和空间的限制，利用计算机即可完成档案资料的收集，档案收集工作效率有了大幅度的提高，而且档案收集和整理工作更具便捷性。

（四)档案的提取快速便捷

档案实现信息化管理后，对于所需要提取的档案资料，通过电脑操作即可以快速进行查阅，不必担心查阅过程中对档案所带来的破坏，对于查询到的档案资料，可以轻松进行复制，提取工作十分便捷。

二、事业单位档案信息化管理的途径

（一)加强对档案信息资源的建设

可以构建事业单位档案目录中心，对分散的档案信息进行整合、优化。充分的利用计算机技术、网络技术、数据库技术和多媒体技术来推动档案信息资源数字化建设进程，确保档案信息管理效率的提高。在档案信息化管理推进过程中，还要打造一个互联互通的良好环境，为档案信息网络系统的构建奠定良好的基础，同时各事业单位建立的档案资源网，要与国家档案资源网进行联接，同时还要与其他社会资源网络系统做到互联互通，做好资源整合工作，并将其纳入到国家政务公众信息网，从而更好地为社会公众提供优质的档案信息资源服务。

（二)大力推进档案管理信息化标准建设

信息标准化建设是档案信息化建设的重要基础。加强档案管理信息标准化的建设工作,对发展档案事业,促进档案信息化建设健康、有序、协调、稳步地发展,提高档案管理、利用服务的水平,加强档案工作与其它社会工作的交流与合作,增进社会、经济效益都具有重要意义。事业单位推进档案管理信息化标准建设应着力从档案管理信息化网络环境的标准化建设与档案信息资源标准化建设两方面进行,尽管制定和完善档案管理信息化的相关标准,从而加快推进档案信息化管理目标的实现。

（三)全面提高档案工作者的素质

事业单位档案信息化管理实现过程中，对档案管理人员提出了更高的要求。由于档案工作领域、服务范围及工作手段都发生了较大的变化，这就需要档案管理人员在掌握档案专业知识和技能的基础上要对信息技术进行充分了解，从而更好满足于档案信息化建设的需求。当前事业单位档案工作人员综合素质普遍不高，即掌握档案管理知识又掌握信息化技术的人才缺乏。这就需要事业单位需要加快对现有档案工作人员知识机构进行完善，使其能够掌握多学科的专业知识，确保档案工作人员知识结构的合理性。这样档案人员才能够更好的胜任档案软件开发、档案网络维护及数字档案馆的建设工作。另外，事业单位也可以开展档案外包工作，将部分不擅长的业务外包给专业公司，有效的弥补人员能力不足的问题。

（四)建立一个实用的档案信息网站

档案信息网站是事业单位档案管理部门根据自身情况建设的特殊网站，所以事业单位建立一个拥有科学性、完整性的信息化档案网站，是事业单位实现档案管理工作又好又快发展的关键。档案信息网站能以网页的形式给相关工作人员提高信息档案的服务，网上查询、电子档案的整理、下载以及浏览使用等服务功能全部可以在信息网站上实现。这不仅是事业单位档案管理信息化的重要标志，也是实现档案信息化的重要手段。所以，事业单位要不断提高档案信息系统的建设能力，促进档案信息资源的有效共享，只有这样，才能不断满足新时期档案网络化管理的发展趋势，才能促进事业单位档案信息化建设更好地开展工作。同时，事业单位还要坚强对国内外实力雄厚的软、硬件公司的沟通联系，让他们对事业单位量身打造一个适合事业单位发展的档案管理操作系统，提高档案信息的更新换代频率，从而促进事业单位数据信息的有效管理与使用。

三、结束语

事业单位加快推动档案信息化管理的步伐，这不仅有利于推动社会的进步，同时也有效地促进了事业单位档案管理机制的统筹优化。特别是在当前信息时代，对于信息需求量不断增加，这就需要事业单位要档案信息化管理工作开展过程中，要与自身的实际情况相结合，充分的利用各种先进的技术加快网络平台建设，提高档案管理的科学化水平，从而探索出一条事业单位档案信息化管理的新路。

[1]王立新.实现档案管理信息化的途径与方法[J].管理科学,2011(5).