刍议人事档案管理工作的改革与创新

谭 隆

湘潭市人力资源服务中心 411101

刍议人事档案管理工作的改革与创新

谭 隆

湘潭市人力资源服务中心 411101

伴随着我国政治经济体制改革的深入推进，人事档案管理工作的改革与创新也被提上日程。当今用人单位多采用聘任制，而求职者亦多选择自主就业，人事档案管理存在一定混乱，因此改革与创新迫在眉睫。基于此，本文主要介绍了人事档案管理工作中存在的问题，同时就人事档案管理工作的改革与创新提出相应的对策，以提高人事档案管理水平。

人事档案；档案管理；档案信息

人事档案是详细记录人事信息、工作经历、个人品德、能力特长等基本信息的资料，是企业人事管理中最重要的信息资料。通过人事档案，用人单位可以对个人能力等进行考察，对档案当事人而言，其人事档案中关于个人诚信及工作表现等资料直接影响着自身职业生涯。因此，对人事档案进行科学管理非常重要。

一、人事档案管理工作存在的问题

（一）管理手段落后。科技的发展与进步推动了网络化、数字化的广泛运用，而传统的人事档案管理手段非常落后，难以满足现代社会的需求。尽管有部分用人单位也尝试着用计算机进行人事档案管理，但其运用的软件开发程度较低，不符合现代化管理要求；部分单位仅仅利用计算机进行简单的存储或者检索，实用性较差；其次，人事档案管理人员的整体素质不高，在计算机及其管理软件应用上存在困难，现代化的人事档案管理手段并没有实质性推进，依然是依靠手工进行简单的分类管理，效率很低，难以实现科学合理的管理，人事档案的利用率也不高。

（二）档案信息失真。人事档案管理的基本要求是档案内容的准确与完整，但现实档案管理工作中，档案信息失真现象严重，主要表现为：人事档案资料不完整，毕业证、技能职称证等不全，甚至弄虚作假，如将这些不完善甚至不真实的信息归入档案，将严重影响档案信息的真实性。部分单位甚至没有进行整理员工人事档案的工作，或者人事档案管理非常混乱，如档案资料随意摆放、杂乱无章等，人事档案管理制度不完善，档案的调转手续不严谨等，都直接影响了档案信息的真实性。

（三）开发利用水平较低。我国目前的人事档案信息开发利用程度不高，并未发挥出其应有的作用。用人单位所做的人事档案管理工作非常被动，常用来应付有关部门的检查。人事档案中利用较多的主要集中在党团关系、工资调整及政策落实方面，而用于人才的培养与选拔方面的资料甚少，人事档案的利用水平较低。

（四）人事队伍建设有待加强。要强化对人事档案的管理，需要对人事档案管理团队加强建设，现代化的人事档案管理制度对管理人员的专业素质、知识素养等都有更高的要求。当前，我国人事档案管理人员素质不高，很多单位或部门的人事档案甚至无人管理或者其他部门人员兼职管理，管理人员专业性差、原则性差，没有形成对人事档案管理工作的正确认识，人事档案管理队伍整体素质偏低。

二、人事档案管理工作的改革与创新对策

（一）转变档案管理体制。我国的人事档案管理工作已由“单位档案”逐渐向“社会档案”方向转变，人事档案管理工作的社会性越来越明显。在计划经济体制下，档案管理工作常由国家或者是单位管理，个人求学、工作等选择空间有限，因此，人事档案类似于单位档案。随着市场经济体制的发展，人的社会性越来越明显，个人在求学、求职上有了更大的自主性，人才流动更为频繁，在人事档案管理工作中，只有将人事档案信息与用工合同相分离，才有助于人才的自由流动，更符合社会档案管理的要求。可以说，由单位档案转变为社会档案也是时代发展的必然产物。

（二）加强档案管理信息化。只有充分利用计算机技术进行人事档案管理，才能不断提升档案管理的信息化水平。可研发两种管理系统：检索系统及利用系统，对档案的检索系统，常用的四角编码与笔形编号都是利用姓氏进行检索，但是比较繁琐，利用效率不高，因此可以利用英文字母顺序编排法，这种方法便于记忆与查找，可提高档案利用效率。利用系统可以实现档案使用人员在不查阅档案原件的前提下实现电子档案查阅，提高利用效率的同时也确保了档案的安全与保密。

（三）提高档案材料真实性。人事档案真实性要求档案管理人员具备政策、责任及创新观念，对不同的当事人采取恰当的档案管理方式，以便能更好地为档案利用者提供最有效的人事信息。人事档案材料的真实性主要表现在它的客观性与完整性上，这是人事档案真实性的基础，只有保证人事档案信息的客观完整性，才能满足档案需求者对人事档案使用的基本要求。假设人事档案信息缺乏客观完整性，则失去了其应具备的基础与权威；若人事档案信息缺乏真实性，则失去了其存在的价值。人事档案信息的客观完整性与真实性相互依存、缺一不可，否则就失去了人事档案管理的意义。

（四）丰富补充档案内容。传统的档案归集范围主要包括：个人履历、考核鉴定材料、学历职称资料、政审资料、党团资料、工作经历等，显然这些资料已难以满足新时代对人事档案利用的要求，因此应不断丰富补充档案内容。首先，应增加档案当事人业务表现方面的资料，主要记录个人工作业绩及所受到的各类奖励，以更能反映出当事人的工作能力及水平，更利于人才的选拔与调配。其次，缴纳社保及员工健康状况等应归入人事档案，这可增强全民档案意识，增加档案利用价值。

（五）加强档案管理队伍建设。随着人事档案管理工作逐步科学化与现代化，对人事档案管理人员的素质要求也越来越高。人事档案管理人员既要具备必要的专业知识，还应不断提高自身的职业素养与敬业精神。作为人事档案管理人员，应做到灵活使用并保证档案当事人的知情权；要通过竞争考核等方式，择优录取相应的人事档案管理人员，并定期组织专业培训，以不断提升档案管理团队的整体素质。

三、结语

伴随着科学技术的快速发展，计算机网络技术将成为人事档案管理的重要手段。通过转变档案管理体制、增强档案管理的信息化水平、提高人事档案资料的真实性、不断丰富补充档案内容、加强档案管理队伍建设等措施，可不断提高我国的人事档案管理水平及利用效率。

[1]段新宇.深化改革时期人事档案管理的改革与创新[J].赤峰学院学报(自然科学版),2015(9).