加强医院档案管理工作的探析

马　威

加强医院档案管理工作的探析

马威

档案的科学管理是医院管理规范化的重要内容，是医院标准化建设的重要部门，是提高医院工作效率，强化医疗安全的重要保障。本文通过对医院档案管理工作开展情况的研究，既概括了工作成绩，又对工作中出现的一些问题进行了研究，并提出了加强档案管理工作建议，以期对医院档案管理事业发展提供有益的帮助。

医院 档案 管理

一、档案管理的主要举措

（一）突出档案管理的工作领导

领导的高度重视，是做好档案管理工作的重要依靠，也是坚强的后盾。我院领导始终把档案管理当作医院的一项重要工作来看待，与医院的业务工作同步谋划、同步落实。同时，根据人员变动情况，及时对档案管理工作的领导小组进行了调整和充实，院长作为组长，其他分管副院长作为副组长，各科室的负责人作为成员，并明确了各科室的兼职档案人员，构建了一个自上而下、层层负责的档案工作管理体系。

（二）明确档案程序，做到规程标准化

建立一个科学合理的档案管理工作的规程，是高标准做好档案管理工作的重要基础。我院主要做法是建立三个档案登记本，即建立了上级来文的登记本、本院制发的文件本、文件发放借阅的登记本，分别对上级与外单位来的文件、本院制发和查阅借阅的文件进行严格的管理，使得上级与外单位来的文件从经收、登记、拟办、承办、催办、办结、立卷、归档到销毁，做到全程的记录在案。对于本单位制发的文件内容，做到专职人员做好文档的起草，送到主要领导处审稿和进行签发，之后进行文件的印发。期间，要求档案管理人员及时认真地做好这些档案的归档工作，从而让医院档案管理工作实现规范化建设。

（三）强化管理，实现档案管理的制度化

为使档案管理工作做到规范、标准，在坚持档案管理相关规定的基础上，紧密结合我院的工作实际，进一步完善了文件材料的归档、档案资料的保管、档案文献的利用、档案资料的保密、过期档案的鉴定与销毁等具体的实施办法，推动了文书档案资料的归档、管理的科学化与制度化建设。同时，严格实施档案的管理制度，严格把好“三关”，即档案的评查关、档案的归档关和档案的存放关。

（四）严格保密制度，发挥档案的服务作用

要求档案管理人员必须严格履行保密工作条例，严格执行文书档案的借阅程序，深查借阅人员资格，控制好档案的借阅范围，并及时收回档案，确保档案不遗失。同时，对档案管理人员进行严格的保密条例教育，要求以遵守保密条例为准则，严格按照规章制度办事，确保档案管理的严肃性和保密性。特别是鉴于医疗档案在医疗、教学、科研等领域具有重要的作用，我院档案管理人员积极配合医务人员需求，做到有求必应，服务到位，有效地发挥了医疗档案的根本作用，为提高医院医疗水平做出了贡献。

二、影响医院档案管理效率的问题

（一）档案管理机构仍不健全

由于历史的原因，在医院内形成多部门管理档案的格局。并且各科室没有专职档案员，重视业务、轻视档案管理，导致一些档案整理的不够规范。再有，专职档案员少，专业人员出身的少，一般都是转岗过来的，档案知识还有欠缺。

（二）档案管理工作规范化、标准化程度还较低

档案管理的一些制度比如保管、收集、使用等相关制度，理论上彼此之间联系十分紧密。但是，在实际操作中，有时并没有严格执行上述制度，有一些制度造成脱节，无法相互融合，难以发挥档案管理的实效。同时，随着科技的发展，档案的内涵和外延都在不断地发生变化，医院在管理档案时，没有一个统一的管理模式，大多数都是根据自己的理解和实践进行档案管理，使得有些该纳入的未纳入、有些该开放的未开放、有些该严格的未严格，甚至导致应该归档的重要档案缺失，造成了不应该出现的损失。

（三）档案管理设施设备不足

由于档案数量的增多，出现了档案管理资金投入不足问题。一些档案录入的设施更新滞后，一些必要的设备出现了很大的缺口，给档案在归档管理中造成了一些难题，使得档案管理的目标难以完全实现。

三、改进医院档案管理的若干思路

（一）不断提高档案人员的综合素质

档案人员的素质是做好档案管理工作的重中之重，为此，需要对档案人员加强培训教育。首要之处，就是开展好《档案法》、《档案法实施办法》等法律法规的学习。同时，利用请进来、走出去等措施，组织好档案从业人员的培训工作，以及档案人员的进修工作，以此不断提高档案从业人员的综合素质。

（二）坚持标准化、规范化管理档案

要严格管理档案，除了自身重视外，还要对各科室的档案严格把关，对科室、部门档案移交时不符合标准的，必须退回重新整理，绝不归档资料不全、内容混乱、责任人不清的档案资料。及时按照新的档案管理要求，对档案管理工作理念、工作方法进行更新。加强档案对医院的服务工作，为医院的发展和进步做出必要的贡献。

（三）积极创造条件，加快档案管理现代化进程

要加大档案管理工作的投入，扩大库房，采购设备，做好档案的电子化录入、电子化管理，提高档案管理的现代化水平。

［1］杨慧莉.医院管理现代化和建立现代医院档案管理新模式［J］.齐齐哈尔医学院学报，2013（11）.

［2］杨腾.做好医院档案管理的若干建议［J］.中外医疗，2013（27）.

（作者单位：富锦市中心医院黑龙江富锦）