新时期我国高校档案管理的现状及对策研究

姚树静

新时期我国高校档案管理的现状及对策研究

姚树静

档案是记录真实信息的重要方式，其在高校建设中承担着不可或缺的作用。合理的对档案信息进行管理及利用，可为领导决策的制定提供重要的参考，同时也是教育教学及科研的重要信息来源。然而，现阶段我国高校虽加强了对档案信息管理的力度，但在实际的管理过程中仍有不足之处。本研究对新形势下我国高校档案管理情况进行了分析，并提出了相应的解决对策，以期为今后高校档案管理工作提供借鉴。

高校档案管理 现状 研究对策

社会的进步及信息技术的快速发展，不仅有效地促进了高校档案管理工作向现代化、信息化方向发展，同时也给档案管理工作提出了新的挑战。信息技术的不断发展及更新，对高校档案管理工作水平也有了更高的要求，高校管理档案必须要不断创新、不断提高服务效能，才可在高校的发展及建设中更好的发挥积极作用。新时期怎样做好高校档案管理工作已成为高校建设管理的重点。本文以高校档案管理现状为切入点，对现阶段高校档案管理中存在的问题进行了分析，并提出了解决对策。

一、我国高校档案管理现状研究

（一）档案管理制度不健全

缺乏健全的档案管理制度及统一的管理标准是当前多数高校档案管理中普遍存在的现象，该现象的存在往往会影响档案管理质量。管理人员在存放档案时缺乏条理，随意存放档案，致使档案混乱，进而在使用档案时难以及时有效的查找、调配档案，影响高校工作效率。另外，部分高校档案管理人员缺乏对档案管理重要性的认识，认为档案无足轻重，不过文档、纸张，甚至档案管理部门的存在并无重要作用，这样的思想必然会影响其工作态度及工作质量，甚至会对高校档案管理工作的开展产生制约。

（二）管理技术落后

随着科技不断地发展，计算机技术已经得到普遍的应用。然而，高校档案管理中让存在有较为普遍的传统性倾向，档案的管理方式及手段仍以手工为主，利用圆珠笔或铅笔填写档案信息，从而极易造成档案内容模糊、缺栏少项、记录不规范等现象，难以准确、完整的对相关情况进行体现。此外，对于手写档案通常需要进行目录、页码编排、组卷装订，然而在实际的工作中，相关人员为避免麻烦，往往只是将档案放在一起，而未进行组卷、装订，不仅会对档案的美观性造成影响，而且会给后期的查找使用造成不便，进而严重影响其使用价值

（三）缺乏档案保护意识

档案保护也是档案管理工作的一项重要内容，一旦出现工作纰漏往往会给社会造成极大的危害及损失。现阶段多数档案管理人员仍处于被动工作的状态，对档案保护的认识不够，在工作中得过且过。此外，多数高校并未挑选明确的档案管理负责人，这就导致在出现问题后责权不明，工作人员相互推诿责任。

二、新时期高校档案管理对策

（一）建立健全的高校档案管理制度

建立健全完善的档案管理制度是提高我国高校档案管理工作质量的必要措施，制定明确的档案管理工作机制，并制定相关的档案收集及管理条例，对确保工作有章可循、促使档案管理工作逐渐步入科学化、正规化有重要帮助。同时高校还应该制定明确的奖惩制度，要求相关人员必须要严格按照相关制度办事，对于违反规章制度、工作应付了事者需予以惩处，以保证档案管理工作合理开展。

（二）创新管理方式

创新管理模式，合理对现代化技术手段进行利用，实现档案信息资源网络化对提高档案管理质量有重要帮助。在实际的档案管理中必须要合理的对计算机技术进行利用，通过互联网技术对档案著录、标引、编目等进行整理，以信息化技术替代手工填写档，将纸质文档转换为数字档案，构建档案网络服务平台，用户可通过目录查询系统查找相关信息资源，从而可有效地提高档案的条理性及管理的便捷性，为用户提供更加便捷、高效的服务。

（三）提高安全意识

建立健全的档案管理规章制度，加强对相关管理人员档案保护意识培训，提高档案管理人员对档案安全管理的认知也是当前高校档案管理工作的重点。高校应制定细致的管理规范，并且应选拔档案管理负责人，将管理责任明确到人，不断提高管理人员的责任意识。同时，科室应严格落实值班制度，加强对档案库房的监控，并且应在档案库房内配备灭火器，同时定期进行检查更换，以保证其有效性。另外，还应定期对档案库房的电气、电路等设备进行检查及维修，保证各设备安全运行。此外，还应在档案库房内设置温感、烟感探头，以便及时发现库房内存在的安全隐患，预防意外事件发生。

三、结语

总而言之，高校档案管理作为高校管理工作的一项重要内容，其必须要做到与时俱进，合理的利用现代化技术，不断创新管理模式，以最大化的发挥档案管理的价值。

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（作者单位：山东广播电视大学）