浅谈加强档案整理工作提高档案管理水平

窦 翔

大庆市让胡路区人力资源和社会保障局

浅谈加强档案整理工作提高档案管理水平

窦 翔

大庆市让胡路区人力资源和社会保障局

档案管理工作是新时期发展过程中的一项重要工作，本文重点就对档案管理水平的提高问题进行了详细的分析，在档案管理以及整理的过程中应该遵循相应的原则，从而才能促进档案管理水平的进一步提高，为发展我国的档案事业做出贡献。

档案整理；分类；排列；编目

在对档案进行管理的过程中的，其中一个重要的环节就是对档案进行必要的整理，虽然这项工作看似简单，但却是一个庞大的工程，因为在档案馆中，拥有大量的档案资源，相应的成分也是十分复杂的，在完成档案的收集工作以后，只有分门别类的将档案整理好，才能保证在今后的工作中让档案发挥更加完整的作用。

一、档案整理应遵循的原则

（一）重视档案文件的历史联系

在对档案进行整理的过程中，并不是依据个人喜好随意进行整理的，必须要按照原则办事，首先就是要遵循一定的历史联系，通过历史联系将档案有机的整理在一起，这样才能便于对其进一步的查找。档案文件的历史联系实际上就是在生产以及处理的过程中在内部形成的一种关联性，因为在文件中能够体现出客观规律，所以只有将其按照固有的联系结合在一起形成一个整体，才能更加客观的反映出文件当时的背景。在遵循历史联系方面，主要包含以下几方面的内容。

首先是在来源方面的联系。在机关内部与组织结构中，文件以单位为形式产生，所以文件与单位之间具有密切的联系，二者之间的历史联系是不可分割的，因此在对档案文件进行整理的过程中，必须要遵循这种联系性，保证文件在来源方面的联系，并且以此为前提条件，将档案文件的时间、内容以及形式结合在一起，这样才能更加真实的反映出档案的真实情况，将档案作为对历史的记录这一优点突出的体现出来。

其次是档案文件在时间方面具有一定的关联性，档案所反映的是客观存在的活动，具有过程性以及阶段性的特点，在对文件进行整理的过程中，应该在保持历史来源的基础上，重视在时间方面的来源，按照这样的方式对档案进行整理。

此外档案文件在内容以及形式上也具有一定的关联性。档案文件另外的一点特质是对所解决问题的一种记录，每份档案文件代表的都是一种特定的活动，所以在内容上存在一定的联系，在对档案进行整理的过程中，除了要重视在来源以及时间上的关联性以外，内容与形式的重视也是十分重要的。档案文件的形式可以说是在特定情况下带来的一种作用，所以对于文件的形式而言，也可能具有一定的联系，这是在进行档案整理工作中应该注意的问题。

（二）档案的整理必须便于保管和利用

之所以要对档案进行整理，主要是为了可以更加便于查找，保管起来也更加方便。所以从历史联系的角度对档案进行整理，这与其要求是相互一致的。但是如果处理不好，两者之间也会发生矛盾。整理档案是一项复杂细致的工作，同样是在保持联系的情况下，往往可以有各种不同的具体做法，而有些做法，虽然保持了相互之间的联系，但可能不便于安全保管和实际利用。

（三）档案的整理应该充分利用原有基础

形成和保存下来的档案，都是历史文化的产物，它不仅记录了当时的实践活动，而且反映了历来整理和保存档案的情况和成果。我们要尊重历史和前人的劳动，在整理档案的时候，应该充分利用原有的整理基础。这是多年来实践证明了的一种可行的办法，也是科学地组织档案整理工作的一条原则。重视和利用先前的整理基础，有利于保持文件之间的历史联系，提高档案整理工作的质量，并且能够有效地加快整理工作步伐，以适应提供利用的需要。

二、加强档案整理工作的有效措施

档案的管理，就是把零散的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，使之系统起来。档案整理工作的内容主要包括：区分全宗、分类、组卷、卷内文件的整理、案卷封面的编目、案卷的装订、案卷的排列、案卷目录的编制。这就是案件整理工作的基本程序，又称整理工作的各环节。上述各项具体工作并不是任何情况下都必须全部做。在档案馆（室）内档案整理工作的范围，大致可分为三种情况：

（一）在工作正规的条件下，档案室接收的是文书处理部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收的是机关档案室按照入馆要求整理移交的案卷。档案室和档案馆通常还要对接收的这些档案，在更大的范围内，即从整个档案室和档案馆对档案合理排放和各种管理的要求，进一步系统地整理，如全宗和案卷的排列，对案卷目录进行某些加工等等。

（二）对已经整理的档案进行局部整理。档案入馆（室）以后，经过质量检查，对显然不符合整理要求、不便于保管利用的案卷，需要进行加工，以提高质量。同时，随着时间的推移，档案材料本身以至档案整理体系可能会发生一定的变化，也须相应地进行必要的调整。

（三）零散文的整理。由于某些原因，档案馆（室）有时也接收和收集一些零散文件，这就必须进行全过程的整理工作。档案整理工作，从其各个环节作业的性质上，又可概括为系统化和篇目两大部分。档案的系统化包括：区分全宗，分类，组卷，卷内文件的排列，案卷的排列。档案的编目，种类很多，其中属于整理工作范围的编目工作，通常称作基本编目，种类很多，其中属于整理工作范围的编目工作，通常称作基本编目。它包括：编制卷内文件目录、备考表，案卷封面的编目，案卷目录的编制。系统化和编目在进行程序中有所交错，但也有一定的规律性：系统化——编目——系统化——编目，即区分全宗、分数、组卷、卷内文件的管理——案卷封面的编目——排列案卷——编制案卷目录。

三、结语

综上所述，档案在管理的过程中一定不能忽视对档案的整理工作，这是在日常档案建立的过程中一定要进行的内容，是社会发展的必然需要。要想在今后的档案管理工作中进一步提高其工作水平，就要从基本工作的落实抓起，不断完善档案的整理，让档案的价值得到更加充分的发挥。

［1］纪庆丽，纪鑫蕾.加强档案管理基础工作努力提高现代化管理水平［J］.学术理论与探索，2012年第3期.

［2］贾成芳.柔性管理——高校教学管理的新理念［J］.教学改革与管理，2005年02月.