机构电子邮件管理研究

尚新丽　李塽　赵一凡

（郑州大学信息管理学院，河南　郑州　450001）

机构电子邮件管理研究

尚新丽李塽赵一凡

（郑州大学信息管理学院，河南郑州450001）

电子邮件已成为机构信息交流的方式和信息资源的重要组成部分。本文首先阐述机构电子邮件的含义特点及其管理的必要性，然后从文件生命周期角度，提出机构电子邮件管理的对策和建议。

公务电子邮件；电子邮件管理；文件生命周期管理

随着计算机网络的发展应用，政府机关和企事业单位办公自动化程度逐步提高，在机构公务活动中已使用局域网或电子邮件系统进行公文传输和处理，并成为机构内外交流的主要方式。电子邮件具备文件的基本特征—原始记录性，具有证据和情报价值，是机构信息资源的重要组成部分。因此，研究机构电子邮件的有效管理是十分必要的。

1　机构电子邮件的含义与特点

电子邮件（Electronic mail）是计算机网络通讯领域的专业术语，是指由计算机生成、处理，通过计算机网络经由电子邮件系统（elecctronic messaging system）进行文本和多种类型附件的发送与接收的电子信息［1］。

机构电子邮件是指国家机关、企事业单位和其他社会组织在公务活动中制作、发送和接收的电子邮件，具有法律证据价值和文件的保存价值［2］。

相比电话、传真和纸质邮件等通信方式，电子邮件有许多特点优势：操作方法简单方便，不受时间和空间限制，信息传输速度快，可传输文本和多媒体信息，占用空间小，存储信息量大，所需费用低廉，可降低了机构通讯成本等。作为在线网络传输文件、协调工作和处理工作的主要形式，电子邮件已被很多组织机构业务活动所使用。

2　机构电子邮件管理的必要性

2.1机构信息资源管理的需要

机构电子邮件具备文件的基本特征，与纸质邮件、传真文件一样，在公务活动中生成、传输，作为一种媒介，它所承载和传递的信息是机构活动中产生的直接原始记录，是机构活动真实、可靠的证据，具有证据价值和重要的情报价值，已成为组织机构重要的数字信息资源，有必要纳入到文件信息资源管理系统进行统一管理，确保其真实性、完整性和有效性。

2.2有利于提高工作效率和价值

机构电子邮件管理可以提高机构员工信息传输的规范化和处理业务工作的效率，对其管理还可以充分发掘其潜在价值。对于组织机构而言，对以往电子邮件业务活动信息线程进行研究，可以实现业务创新，对于科学决策也有十分重要的价值。

2.3保护信息安全

机构公务活动中生成的电子邮件包含大量的机构工作信息和敏感信息，其信息安全尤为重要。由于机构电子邮件自身的特殊性，存在一定的安全隐患。一方面，机构电子邮件的泄密是因为一些恶意行为，比如黑客的攻击；另一方面，即使严格按照工作章程在公务活动中正确使用电子邮件，也会因人工操作不当导致泄密，比如错发涉密信息，误收带有病毒的信息，使用的存储服务器数据库泄密，间接导致机构电子邮件信息泄密等。因此，对机构电子邮件进行管理可以防止信息泄露、丢失，保护机构信息安全。

2.4降低成本，带来利益

与电话、传真和传统纸质邮件相比，电子邮件通讯成本相对要低得多，只需花费网时费。对电子邮件进行管理，能够更好地发挥其高效和集装箱式的数据传输功能，可以降低成本，带来直接和间接的利益。

目前，世界发达国家政府部门、企事业单位，为了提高工作效率，普遍使用电子邮件系统。而且随着传统纸质文件数量的不断减少，电子邮件与日俱增，为了安全高效地管理机构电子邮件，美国、加拿大、澳大利亚等国政府相继出台了有关机构电子邮件管理的法规政策。

3　机构电子邮件管理策略

机构电子邮件管理是一项复杂系统的工程，应遵守机构公务邮件管理标准和相关信息法律法规，结合机构电子邮件管理涉及的各要素，从文件生命周期角度进行流程管理。

3.1制定机构电子邮件管理政策

在遵守政府和行业制定的相关信息法律法规（如《公务电子邮件归档与管理规则》DA/T32-2005）的基础上，结合实际制定本机构的公务电子邮件管理政策，使之符合“法规遵从”原则［3］要求。同时在政策中对依据这些法规、标准而制定的政策加以详细说明，以增强政策的指导性和执行力，使机构公务邮件管理规范化［4］。

3.2机构电子邮箱管理

机构电子邮箱是专为机构公务活动设置，其设置和注销要由机构主管人员同意并备案。机构公务电子邮箱有两种类型：一是个人公务电子邮箱，是指授权工作中需要使用电子邮件的员工个人使用账户和使用权的邮箱；二是公共公务电子邮箱，是指机构多人共同使用的邮箱。不管哪种类型，机构电子邮箱只能收发公务电子邮件。机构电子邮箱应由专人进行维护管理，其密码应由信息系统管理人员和公务电子邮箱使用者知晓，他们只有使用权，不能随意更改密码，密码更改应由机构主管人员负责；公务电子邮箱负责人离职、离岗应做好邮箱的交接工作，交接后应及时修改密码；公务电子邮箱的负责人要做好邮件的管理，因为邮箱容量有限，需要及时对邮件进行处理。此外，还要预防病毒，及时更新病毒防护软件，做好安全工作。可以说，电子邮箱管理是机构电子邮件管理的基础。

3.3机构电子邮件形成阶段管理

该阶段的管理就是对机构工作人员创建、发送和接收邮件应遵守的基本管理要求。具体而言，首先，从主题、交流速度和收件人三方面考虑，使用电子邮件是否是最合适的信息交流方式？是否必要［5］？其次，正确撰写电子邮件，包括拟定的主题标题要符合公务性质、简洁明了；尽量在邮件正文中描述所要传达的信息，避免过多地使用附件，如果携带附件，应在正文中对附件内容作简单的介绍。再次，邮件尾部应注明以下内容：发件人姓名或机构名称、电话号码、通讯地址、电子邮件地址等信息。同时，对于保密信息还应加密，并附免责声明，以确保文件不被泄露。这种“前端控制”管理，不仅有利于机构业务处理和工作效率的提高，也便于以后电子邮件的归档管理。

3.4机构电子邮件鉴定

所谓鉴定，就是从公务电子邮件中甄别、确定具有公文性质和文件保存价值的电子邮件的活动过程。为使鉴定工作具有操作性和实际意义，首先要明确电子邮件鉴定的责任者，例如个人公务邮箱的邮件由邮箱的拥有者鉴定，公共邮箱的邮件由邮箱的责任人鉴定，机构内外发送的邮件由发送者鉴定，接收的外部邮件由接收者或相关的负责人鉴定。其次责任人在鉴定电子邮件时可根据以下问题进行判断：此邮件是否在工作中收发？内容和附件是否与工作相关？理论上讲，机构工作人员在工作过程中发送和接收的电子邮件都可视为公务文件［6］。

3.5机构电子邮件归档

3.5.1归档主体和时间。机构电子邮件归档主体要明确，若是组织机构内部创建的邮件，归档主体应是涉及该业务的负责发件人；若是接收外部的，归档主体应是收件人。国外一些国家的机构电子邮件管理政策也有相关规定。关于邮件归档时间，一般在邮件发出或接收到邮件之后，被鉴定为有保存价值的公务电子邮件应尽量即时归档。因为随着时间的推移，邮箱中的电子邮件数量会越来越多，不易查找，而且工作人员也可能会遗忘。但对于一些特殊组织机构，应根据组织机构的工作性质制定归档时间。

3.5.2归档方式。据相关研究得知，国内外机构电子邮件归档方式主要有：打印归档、归档至文件管理系统、归档至电子邮件系统、“双套制”归档等。公务电子邮件在鉴定后，其归档方式可以根据价值的重要程度、所需保管日期的长短来选择。

3.6机构电子邮件的处置

3.6.1邮件保存。电子邮件的保存有三种方式：电子文件保存系统、含有文件保存职能的电子邮件系统和纸质文件保存系统［7］。对电子邮件的重要性进行分级，将重要的、具有长期保存价值的电子邮件归入电子文件保存系统，以相关事务主题建立文件夹，一般一事一夹，将电子邮件进行标识、分类和归档保存，这是国内外较为认可的电子邮件归档保存的首选方式，也是最佳方式；对于价值小、保存时间较短的电子邮件，保存至电子邮件管理系统的文件夹；对具有永久保存价值的电子邮件打印出纸质版，放在纸质文件保存系统中保存，同时将电子版归档保存在专门的服务器上，以保证其安全性。

我国档案行业标准《公务电子邮件归档与管理规则》（DA/T32-2005）规定，公务电子邮件归档时，邮件正文和附件作为整体归档保存［8］。

3.6.2邮件销毁。按照组织机构规定的邮件保管期限，对到期的、无用的公务电子邮件进行处置，即从在线和非在线的存储空间中销毁。需要销毁的公务电子邮件要得到上级主管人员的书面授权，纸质文件保存系统可参照公文档案的销毁规定，对文件进行处置。

3.7机构电子邮件管理相关人员

机构电子邮件管理的相关人员是其管理的主体，发挥着非常重要的作用，是机构电子邮件科学管理的关键。其中，行政管理人员是邮件管理政策的制定者、解释者和指导者；邮件生成人员是电子邮件通讯方式的选择者和内容的撰写者；文件管理人员是在公务电子邮件形成后对其进行归档和管理，使各类公务电子邮件得到妥善处置，为组织机构对历史邮件的利用做好保证。此外，他们还需要根据新情况对管理政策、文件处理流程进行改进，为电子邮件系统的升级和维护提供建议，还要适时对员工开展电子邮件管理培训。信息技术人员主要负责机构电子邮件系统的开发、设计和维护，使电子邮件系统符合组织机构业务活动的需要，满足文档管理的要求。此外，还要负责技术设备的购置和维护，电子邮件邮箱的开设、备份、安全等工作。机构电子邮件的有效管理，需要相关管理人员忠于职守，并且需要密切合作。

4　结语

目前，电子邮件已成为政府、企事业单位对内对外进行信息交流的重要方式，邮件文件已成为机构数字信息资源的重要组成部分。从文件生命周期角度研究机构电子邮件的管理，目的是对电子邮件从最初形成到最终销毁或永久性保存的生命过程各阶段提出相应的管理策略，为政府、企事业单位科学管理和高效利用公务电子邮件提供参考。

［1］公务电子邮件归档与管理规则（DA/T32-2005）.［EB/ OL］.http://www.szai.com/office/show.asp？id=55，2008-09-5.

［2］毛慧芳.浅谈电子邮件的档案功能［J］.兰台世界，2009 （9）：20-21.

［3］卞咸杰.论电子邮件归档中的“法规遵从”原则［J］.浙江档案，2012（8）：18-20.

［4］肖妍.议电子邮件管理政策的制定［J］.山西档案，2005 （1）：32-34.

［5］［6］刘越男，周杰，李竞谊，唐泽阳，蔡弘旸，王子腾.国外典型电子邮件管理政策比较研究［J］.档案学研究，2013 （2）：70-79.

［7］张敏，王顺，徐华，刘盼盼.我国电子邮件归档问题研究［J］.北京档案，2013（12）：18-21.

［8］国家档案局.中华人民共和国档案行业标准DA/T32-2005公务电子邮件归档与管理规则［J］.中国档案，2006（1）：41-43.

Research on E-mail Management in Organizations

Shang Xinli Li Shuang Zhao Yifan
（School of Information Management，Zhengzhou University，Zhengzhou Henan，450001）

E-mail is acting as both an information communication way and an important part of the information resources in organizations.This paper first expoundedorganization e-mail’s implication，characteristics and the necessity of official email management.Then from the perspective of records lifecycle，this paper proposed some countermeasures and suggestions for organization e-mail management.

official-mail；e-mail management；records lifecycle management.

G250

A

1671-0037（2016）07-79-3

2016-6-18

尚新丽（1964-），女，博士，教授，研究方向：信息资源管理；李塽（1995-），女，在读本科，研究方向：信息资源管理；赵一凡（1991-），男，硕士研究生，研究方向：信息资源管理。