新时期社保档案管理中的不足点及改进措施

胡金亮　饶惠

摘要：近几年，我国社会经济得到快速发展与进步，社会保险事业得以较大程度的发展得，与此同时，社会保险档案管理的功能性逐渐受到人们的关注与重视。但是在现阶段，我国社保档案管理呈现出诸多缺陷与不足，对社会保险档案的可持续发展造成影响与制约。文章在此发展背景下探究了社会保险档案管理的不足点，并提出了改进措施。

关键词：社保档案管理；不足点；改进措施；社会保险事业 文献标识码：A

中图分类号：F270 文章编号：1009-2374（2016）23-0191-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.23.095

现如今我国社会得到快速发展与进步，人们的生活水平也得到提高，在对生活质量提出更高要求的同时，越来越多的人清楚地认识到社会保险的重要性，并在新时期掀起了投社保的浪潮，正是如此，我国社会保险档案管理面临更加严峻的挑战。在新时期，我国社保局需要依据实际的发展情况，需要对管理制度加以完善，将社会保险的作用进行发挥，积极提高社会保险档案管理的利用率，探究其中的原因，对症下药，找出其中的解决办法。

1 社会保险档案管理的重要意义

社会保险工作中极其重要的一个环节便是社会保险档案管理，能够对投保人的权益加以保障，实现社会保险信息的共享，提高档案资料的利用率。积极加强社会保险档案管理工作不仅可以提高工作人员的工作效率，并且也能够提高管理者的管理水平。此外，社会保险档案是我国档案系统资源的重要组成部分，档案管理人员需要清楚地认识到该项工作的重要性，在日常管理中严格按照相关要求进行操作，积极提高工作人员保险经办的能力，推动档案管理的规范化，实现我国社会保险事业的长远发展。

2 新时期社会保险档案管理的不足点

2.1 缺乏对社会保险档案管理的重视

在社会的不断发展下，保险工作逐渐受到人们的关注与重视，社会中投保人数呈现出逐年发展的趋势，如此一来则会导致社会保险档案的数量变得越来越大，对社会保险档案管理人员提出新的要求。但是从实质发展角度分析，在社保单位中，部分管理人员缺乏对档案管理的认识与了解，未清楚认识到档案管理所存在的重要意义，且管理制度呈现出落后性，甚至部分地区还未引进先进的软硬件设施，人员配备不全，经费投入较少，对社会保险档案的发展造成制约与影响。

2.2 社会保险档案管理水平不足

在迈入21世纪之后，社会发展进步，信息技术成为了最具火热的代名词，且在社会保险档案管理中占据了重要的地位与作用，虽然部分社会保险机构顺应时代发展的潮流实施档案信息化管理，但是因为受到系统软件的影响与人才队伍的制约，导致电子档案与纸质档案并存现象十分严重，且纸质档案的占用比例较大，无法充分发挥出电子档案的作用与功能。这种情况不仅会导致社会保险档案成本提高，并且也在一定程度上降低档案管理的质量。与此同时，很多档案管理人员的年龄比较大，在日常管理工作中缺乏创新意识，仍旧采取传统的档案管理模式，对社会保险档案造成直接影响。

2.3 缺乏规范的社会保险档案管理标准

从当前社会保险档案管理现状分析，社会保险档案管理标准缺乏规范性，导致社会保险档案各地管理办法不统一，虽然在近几年国家政策的引导下我国政府出台了各类制度与政策，比如《社会保险业务档案管理规定》《社会保险业务材料归档范围与保管期限》等，这一系列的规章制度虽然规范了社会保险档案管理，但是从整体角度分析，部分规章制度中并没有严格规定材料收集、材料整理、立卷等内容，在档案管理的整个过程中会因为分类不明确、保存期限设置不合理、档案归纳不及时、档案制度不健全而不能形成良好的工作秩序与管理运行机制。在顺应新时代的发展要求下，积极规范社会保险档案管理标准成为了极其重要的内容。

3 新时期社会保险档案管理的发展对策

3.1 提高对社会保险档案管理的认识

社会保险机构需要取得政府与社会各界人士的支持，加强人力、物力、财力的投入，推动社会保险档案管理朝着标准化建设的方向发展，从而解决社会保险档案管理中所存在的库房紧张、资金短缺等问题。除此之外，还要加强社会保险机构与档案管理人员对档案管理的认识，使其了解到新时期下社会保险档案管理的重要意义，能够落实到实际行动之中，提高社会保险档案管理的有序发展与进步。当然，还需要在社会保险档案机构配备除湿、除尘、防鼠等设备，从而为社会保险档案构建安全的环境，为社会保险档案创造良好的发展条件与基础。

3.2 将社会保险档案管理纳入规范化渠道

依据对社会保险业务档案管理的分析与了解，并结合各地的实际情况，当地需要制定出切实有效的社会保险档案管理办法。其中管理办法需要将档案库房的管理、档案室配套的设备、社会保险档案收集的内容范围、档案信息化建设、档案管理人员工作职责等进行一一落实，并做出详细的规定与要求，使其形成规范且统一的社会保险档案管理体系，推动社会保险档案管理积极纳入到规范化渠道之中。

3.3 积极完善档案数据库实现档案信息资源共享

为进一步推动社会保险档案管理得到最大化，需要紧跟时代发展的步伐，将社会保险档案管理积极纳入到总体规划之中，并逐步完善档案数据库的建设，增加信息检索功能，保证档案数据库知识的丰富性与权威性。与此同时，还需要积极做好电子档案备份工作，保证动态数据的准确性与安全性，实现档案数据的资源共享与整合。

3.4 提高社会保险档案管理人员的素养

社会保险档案管理工作是一项专业性非常强的工作，所有的档案管理人员需要掌握相应的档案管理知识，还需要掌握计算机技术，能够在日常工作中加强应用计算机技术。笔者认为在提高社会保险档案管理人员素养的时候需要采取三种措施：第一是组织档案管理人员学习先进的档案管理经验，在“走出去”中提高档案管理的基本能力；第二要加强对社会保险档案管理人员的教育，让所有的社会保险档案管理人员能够掌握计算机技术与网络技术，在不断开拓视野中提高档案从业人员的管理素养；第三要聘请相关的专家进行指导，通过开展交流会与座谈会的形式，将档案管理中所存在的问题进行解决与分析，积极打造新时期技艺成为精湛的保险档案管理队伍。

4 结语

综上所述，社会保险档案管理在社会保险机构中占据了重要的组成部分，因社会保险档案管理关系到人民的利益，所以需要加强探究，分析其中所存在的问题，积极创新档案管理方法与形式，提高档案管理人员基本素养，推动社会保障事业的发展与进步。

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作者简介：胡金亮（1971-），男，随州市曾都区社会养老保险局馆员，研究方向：人事档案管理；饶惠（1975-），女，随州市曾都区社会养老保险局馆员，研究方向：社会保险档案管理。

（责任编辑：周 琼）