机关档案管理信息化建设探讨

李景波

【摘 要】伴随着信息化技术的高速发展，我国机关单位在档案管理方面开始寻求多元化的存储模式，优化信息收集和整合路径是时代发展的必然趋势，只有提升机关档案管理信息化的具体操作手段，才能在改变传统管理框架的同时，建立完整的管控措施。本文从机关档案管理信息化的时代意义入手，对机关档案管理信息化建设的关键点进行了简要分析，并集中阐释了提高机关档案管理信息化效率的路径，旨在为机关信息管理人员提供有价值的参考意见。

【关键词】机关；档案；信息化管理；路径

近几年，为了顺应时代发展的需求，在实际档案管理过程中，实现新型管理机制，能在顺应时代发展新趋势的同时，强化档案信息的共享和整合，确保档案管理信息化建设结构和管理路径的贴合。

一、机关档案管理信息化建设的时代意义

1.机关档案管理信息化是时代发展的产物

传统档案管理方式多集中在手工操作方式上，不仅工作效率不高，而且也无法及时满足档案管理人员的需求，也就导致档案管理结构和效果出现了严重的滞后，档案缺少了时效性的发挥机制，导致整体机关档案管理工作出现严重滞后。因此，利用档案管理信息化路径是在提高档案管理效率的同时，顺应时代发展的必然趋势。

2.机关档案管理信息化是高效工作的前提

在手工档案管理过程中，资料的收集和整理都需要进行人工操作，其中在，整编档案信息、存档档案信息以及管理档案信息都得利用较为传统的检索、查找、归档，工作模式虽然细化，但是费时费力，且整体操作效率并不高，特别是档案的开发利用效率也较低，因此，利用信息化管理机制，借助信息库，能强化档案管理局域网内的共享和优化利用，并且真正实现自动化、实时化以及网络化特质，强化利用效率的同时，提高档案管理信息化的时代水准。

3.机关档案管理信息化是档案管理的路径

对于机关单位来说，要留存的档案都具有一定的保留价值，有的原始资料非常珍贵，甚至在信息处理过程中是无法复制的，因此，档案管理工作也是对信息内容的有效保护，传统档案查阅方式会严重影响档案的保存，主要是由于使用人员会在查阅信息的过程中翻阅甚至是拆装，这也是纸质文件不易保管的最重要因素。因此，利用电子档案管理的时代优势非常明显，在信息录入之后，保证档案信息管理的使用价值和时效性，真正实现了机关档案留存的意义。

二、机关档案管理信息化建设的关键点

1.管理灵活度

在机关单位进行档案管理的过程中，要实现信息化管理项目的升级，就要强化信息建设的灵活度，确保机关管理过程能实现职责和权益的双向规范，确保动态化信息收集过程和静态化信息管理过程的有效融合，真正提高整体运行参数和标准化运行结构，真正体现管理人员的工作灵活性。

2.保密管理机制

在机关档案管理信息化建设过程中，优化处理信息结构和信息质量具有非常关键的作用。第一，要积极建立有效的信息库管理，提升档案信息管控区域的安保等级，执行严格的人员进出制度。第二，强化相关管理人员的保密认知，在提升管理人员素质的同时，确保保密工作的时效性，并对档案的保密期限进行有效的记录，确保档案管理信息化建设的时效性得到有效升级。

三、机关档案管理信息化建设的具体措施

1.提升机关档案管理信息化的管控制度

要想提高机关档案管理信息化的实效价值，既要保证战略部署顺应时代要求，也要提高档案信息化管理的项目规划，确保实地调查和研究分析符合信息发展的运行规划，并且，管理人员要针对具体问题建立对应的档案管理网络平台，升级档案信息化管理的规模，侧重于档案管理管控机制的衍生性，建筑管控制度实现整体管理框架的可持续发展。

2.加大机关档案管理信息化的资金投入

要想实现机关档案的信息化管理，不仅要提升硬件配套设施的质量，也要优化软件系统的技术力度，确保基础设施建设工作顺利推进，也要强化资金投入，实现基础设施建设。另外，管理单位也要加大资金在网络维护方面，确保资金投入和经费管理的规范化运行，真正提升网络信息机制的维护措施，确保整个信息化管理系统的完整健全，一定程度上保证档案信息管理项目安全运行。

3.优化机关档案管理信息化的信息整合

信息整合的最直观措施就是建立完整的数据库，一方面，要有效的转变传统的纸质化信息收集系统，确保电子化管控机制的优化运行，利用信息整合机制优化处理数据库信息，提升数据存储价值；另一方面是优化升级数据库内容的更新，确保信息分析整理的有效运行，建立健全信息资源的数字化建模机制，真正从资源分享的角度收集和整合档案信息。

4.提高机关档案管理信息化管控人员素质

在机关档案管理信息化运行过程中，最基本的要素就是人员的素质，只有保证工作人员具备一定的综合素质，才能顺利推进相应管理计划的操作。机关单位要定期组织专业化培训和讲座，确保管理人员在优化专业知识的同时，熟练掌握计算机知识，提升专业素质和职业责任感，秉持创新精神积极工作。

四、结束语

总而言之，在机关单位推进档案信息化管理项目的过程中，不仅要优化执行人员的素质，也要升级档案信息化管理的管控机制，只有这样才能够进一步确保档案信息化管理措施发挥最大的实用价值。

参考文献：

[1]杨洋.浅析新时期机关档案管理的发展趋势[J].黑龙江史志，2015，（5）：132.

[2]刘畅.网络环境下机关档案管理工作探讨[J].信息化建设，2015，（11）：332.

[3]王玉超.中外电子档案管理的比较研究[D].吉林大学，2009.