高职院校档案管理工作中存在的问题及对策

赵阳

摘要：高职院校学生档案是学生在校期间的学习、技能掌握状况以及实践活动中逐渐形成的一种个体表现的记述。文中就当前高职院校学生档案管理工作现状以及存在的问题，分析并提出了相应的档案管理工作改进措施，以期可以为我国教育事业尽一份力。

关键词：高职院校;学生档案;管理工作;问题及对策

中图分类号：G71 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）027-0000-01

高职院校相对于普通高等院校，主要是以培养技术型人才为主要目标。学校的职责主要使学生具备必要的理论知识和科学文化基础，对所学技术熟练掌握和灵活应用，着重培养学生的表达沟通能力，强化学生职业技能的培训。高职学生档案是将学生在平日里的学习、技能活动等进行记录，是对个人成长过程的一个完整体现，这不仅反映学生在校期间的表现优劣等情况，也是学生所在学校校纪校风的重要体现。因此，高职院校做好学生档案管理的工作非常重要。

一、高职院校档案管理工作的重要性

高职院校对学生档案管理有助于学校对学生进行统一的常规管理。学生在入校之后，随之会带来一些自身的材料，比如成绩单、每学期的表现评价等，将这些材料整理归档，给学校和老师提供了一个考核标准和重要的参考价值。学生的档案是学生在校期间直接形成的一个文件，而非编造的，是一个学生在校期间的表现的最直接的反映。高职院校的学生档案的建立也可以为用人单位对该校学生的入职等事项提供一个重要的参考依据[1]。

二、高职院校档案管理工作现状及存在的问题

在人们的传统观念中，档案管理工作就是一项技术含量比较低的工作，它的功能就是将学生资料进行整理保存，因此学校的档案管理工作发展通常都比较落后和缓慢。另外，高职院校普遍创办的时间并不长，加之国家对学校学生档案的重视程度不够，因此，高职院校在档案管理方面存在着诸多问题亟待解决。

（一）缺乏必要的档案意识

由于档案管理工作未引起学校领导和教师、学生的重视，档案意识比较薄弱。学生在填写自己档案时候，往往都是敷衍了事，事后教师也不会进行核对等必要的工作。另外，大多数高职院校并未安排专职人员从事学校学生档案管理工作，且从事此工作的人员业务水平也普遍偏低。

（二）缺乏完善的档案管理制度

高职院校档案管理工作未得到学校领导等相关人员的重视，缺乏系统的档案管理制度。某些省市发布了一些档案相关的文件资料，但在高职院校的大多档案管理工作人员对国家档案整理相关的法律、法规等重要文件没有进行充分地学习和理解，导致出现档案材料不全面、内容不完整等一系列问题。除此之外，为了避免个人隐私的泄漏，档案的转交是不允许本人递交的，但通常高职院校的学生大多都是让学生本人递交，造成了泄密现象，有的档案甚至出现材料改动的现象发生。

（三）高职院校档案管理手段落后

随着社会不断发展，科技不断进步，在信息化高速发展的时代，高职院校自从普遍建立以来，招生规模不断扩大。随着高职院校学生的增加，学生档案材料的递送数量也不断加大。由于学生档案存放时间较短，加之毕业之后的去向不一等，高职院校以相对落后的手工模式的档案管理方式根本无法达到合理有序的进行档案管理工作[2]。

三、改善高职院校档案管理工作措施

高职院校的档案管理工作和高职院校的建设息息相关。高校学生档案从属于人事档案，大多数的人事档案都始于学生档案，因此，高职院校学生档案的管理工作至关重要。

（一）加大档案管理工作宣传力度，强化档案意识

为提高学校教师、学生的档案工作的认识，就要大力宣传学生档案的重要性，强调归档材料以及各种归档文件资料的重要性，只有这样才能充分调动学校领导和学生积极配和，形成高职院校档案管理工作的良好局面。高职院校的领导应该将档案管理工作纳入学校的整体发展规划中，使广大教职工了解档案相关知识以及重要价值，调动他们的积极性，是教职工人员更多的自愿参与进学校学生档案的收集、整理和保管等相关工作中。高职院校要树立“档案是铁证”的理念，让学校的每一个员工都认识到档案的管理关系到每一个毕业生的就业、工作等重要事宜，也对学校的名誉有很大影响。

（二）提高档案管理人员的业务素质，加强档案管理团队的建设

要想将学校的学生档案管理工作搞好，建立一支强大的档案管理团队势在必行。档案管理工作人员需要有过硬的专业知识、信息化技能以及强大的责任心和耐心。随着高职教育形式迅猛发展，学生档案管理工作也随之发生变化，这就需要学校对档案管理工作人员定期进行培训，使他们尽快掌握最新的现代化管理技术，用于学生档案管理中。

（三）丰富学生档案内容，提高档案利用价值

高职院校主要是以培养高等技能应用型人才为主要目标，学生档案内容也应该注重实际。学生在校期间的各方面表现都应该一一归入个人档案，保证学生档案的全面、真实性，真实的反映出学生个体的成长经历，同时也对一些不良行为起到一定的遏制作用。比如，学生在校期间如果因考试作弊、打架等受过处分，后来因表现优异处分撤销等材料也应该完全归入学生档案，以便于为就业单位提供一个全面真实的参考依据。

（四）完善档案管理制度，实现档案信息化管理

“没有规矩，不成方圆”，高职院校应该建立健全的档案管理制度，学校领导等相关部门应该切实管理好档案资料的收集、考核等工作。高职院校应该逐步实现学生档案的信息化管理，运用计算机等现代化技术手段，将学生的档案资料整理规范后录入信息库，并随时录入学生的的最新信息，定期对其进行维护和更新，以确保信息的完整、真实有效性。高职院校实现对学生档案管理工作的规范合理化有利于档案管理工作朝着更好的方向发展[3]。

四、结语

总而言之，高职院校需要进一步加强对学生档案的管理工作，应该努力做到资料收集规范、归档及时有效等一系列相关事宜。合理运用现代科技手段对学生档案进行整理保存，档案管理工作人员要在思想、制度上充分认识到档案管理的重要性，切实落实好本职工作，不断促进高职院校教育事业的发展。

参考文献：

[1]董林旭.高职院校档案管理工作存在的问题及对策[J].中华建设，2014，09：94-95.

[2]包钰.高职院校档案工作存在的问题及对策[J].才智，2016，20：36.

[3]刘静.高职院校档案管理工作存在的问题及对策[J].科技创新导报，2015，18：185+187.

作者简介：赵 阳（1969-），男，山东德州人，学历：大学，研究方向：技能鉴定及档案管理，山东省德州职业技术学院职业技能鉴定所所长，一级实习指导教师、高级技师，从事技能鉴定工作实践与研究，2012年该所被人力资源和社会保障部（人社厅函[2012]544号）授予全国首批“国家示范职业技能鉴定所”。