企业档案服务实现影响因素的思考

王　巍

（神华国华徐州发电有限公司档案室　徐州　221166）



企业档案服务实现影响因素的思考

王巍

（神华国华徐州发电有限公司档案室徐州221166）

摘要本文深入分析影响企业档案服务实现的几个因素，以期抛砖引玉，能够对企业档案信息资源开发有所促进。关键词企业档案服务影响因素

Thinking about the Affecting Factors on the Realization of Enterprise Archives Service

Wang Wei
（Comprehensive Archives，Shenhua Guohua Xuzhou Power Generation Company Limited Xuzhou 221166）

Abstract This paper analyzes various factors such as the thoughts，external environment，internal organizations in the archives service process and discusses how to organize reasonably and improve to these factors in order to realize the archives service in a wider range.

Keywords Enterprise archives Service Affecting factors

档案服务历来是档案学研究中的重要内容。当前，广泛的利用要求使得档案服务成为档案工作过程中的热点。研究如何适应新形势下的利用要求，无论在理论上还是在实践上，都有着重要的现实意义。本文分析了在档案服务过程中思想上、外部环境、内部组织等方面的各种因素，探讨如何合理地组织改进这些因素，以求档案服务在更大范围里实现。

本文用系统的方法，将企业档案服务作为系统目标，将各种与利用有直接联系的工作内容统一起来，进行整体分析，以实现最佳的整体效果。

一、档案服务思想

将企业档案服务放到整个档案工作系统中加以分析，认为它既是一项具体的工作活动，也是档案工作的指导思想。档案服务思想来自档案工作实践，但又高于实践，从总的方面对档案工作的全过程加以规定。如果仅仅将档案服务理解为具体的工作活动，就无法真正确立档案服务在档案工作中应有的地位。两个层次的理解，为确立档案服务是档案工作的指导思想打下了基础。

在市场经济中，大力开发档案信息资源，为企业发展服务，是现代企业制度中实现科学管理的一项重要内容，也是企业档案工作的中心任务和基本目的。企业要在激烈的市场竞争中求生存、求发展、求壮大，不断创造经济效益和物质财富，要求科学的管理、正确的决策和建立科学的组织管理机制，这些都离不开对企业档案的依赖。如何做好企业档案工作，大力开发利用档案信息资源，为企业各项工作和发展提供有效服务，是企业每位档案工作者都应该思考的问题。

在实际工作中，没有正确的档案服务思想，提供服务的范围和程度都受到限制。为此，应当大力宣传档案服务的思想。档案服务思想的重要性就在于它能够指导人们的实践。没有服务的思想，就不会有自觉的服务活动。

企业档案记述和反映了企业的经营管理、行政管理、组织管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资以及会计及产品生产、科学技术研究、基本建设、设备仪器等重要内容，在企业生产经营活动中起着不可估量的重要作用。例如企业档案可以为企业经营管理决策提供必要的参考；在实施技术改造时，科技档案作为一种技术资源，它的开发利用，可以节省人力物力财力，给企业带来巨大的经济效益；在处理产权纠纷时，它可以提供历史凭证；在判明是非曲直时，它维护企业的经济效益和合法权益；在进行企业资产评估时，它是必不可少的重要依据。

档案服务既是绝对的，又是相对的。从档案工作的性质、目的上看，只要有档案工作，就要有档案服务，从这个意义上说，它是绝对的。但是，任何档案服务又都要受到它所处的社会环境的制约，因此它又是相对的，在实际工作中，就要处理好服务与限制的关系。本文认为，档案利用方面的限制最终不是由档案部门决定的，但是由档案部门执行。档案部门在企业、社会允许的范围内可以通过努力来改善自己的服务。

二、档案服务外部环境

档案服务是在一定的社会环境中进行的。本文从两个方面论述了这一问题，其一，档案服务要适应环境开展工作，其二，档案服务要适应利用者的特点。

在第一方面中，政治、经济的因素是直接的约束。政治因素的约束具有强制的效力，企业是国民经济的基础单位，是指为满足社会需要而组织的，从事商品生产、流通和服务活动的，实行独立核算、自主经营、自负盈亏的赢利性经济法人实体。大中型企业特别是国有大中型企业是国民经济的支柱，大中型企业是发展市场经济的主力军，企业档案服务部门必须研究具体环境的约束，以适应这种要求。经济方面的约束表现为档案服务只能在经济承受能力的范围内开展。档案意识是间接的约束，它是档案、档案事业在人们头脑中反映的总和，直接对应着人们利用档案的需求。档案意识受多方面因素的影响，它对档案服务的影响虽然不具有强制性，但比较广泛、深远。政治，经济和意识方面的因素是交互影响的。

了解环境是为了适应环境，改造环境。通过以上分析，本文认为，要创造良好的档案服务环境，应当大力加强人们的档案意识。档案部门应当通过对档案的宣传来加强人们的认识，其中更加有效的宣传是做好具体的服务工作来赢得社会的支持。

档案管理是一个系统工程，不仅要有一支过硬的档案管理队伍，而且需要全公司广大职工特别是各级领导都具有强烈的档案意识。我们确立了“普及档案知识，增强全员意识，健全考核机制，发挥档案作用”的档案管理工作思路，把学习宣传《档案法》作为“三五”普法的一项重要内容，认真组织学习贯彻，对全公司职工进行《档案法》的学习和培训，使广大职工普遍增强了档案管理的法制观念。《档案法》修改后，又把新《档案法》发到公司领导和中层干部以及工程技术人员手中，适时开展了《档案法》宣传周活动，并利用广播、厂报、闭路电视等宣传工具广泛宣传。在此基础上，组织了全公司档案知识竞赛。我公司还将档案管理进行指标分解，纳入经济责任制，对完成情况进行考核，有效增强了各级领导档案管理的责任感。

要利用企业内部的各类新闻媒体，大力宣传档案法律法规、规章制度，弘扬档案工作先进人物的事迹，宣传利用档案所创经济效益或节约开支等贡献。适时利用社会公共新闻媒体，大力培养对外宣传人员，建立激励机制，搞好对外宣传。企业档案人员要很好地加强自身形象建设，消除员工对档案工作认识上的误区（如清闲、没啥用处等），以良好的档案部门工作形象得到企业和员工的支持和理解，正确确立自身在企业中的地位，依靠高质量的档案队伍，搞好服务工作，为企业档案工作创造更好的条件，进而促进档案工作的发展，更好地为企业服务。

第二个方面是利用者研究。利用者是档案利用过程的主体，服务必须围绕着他们来展开。不了解对象的服务是盲目的。利用者指的是使用档案的单位和个人。档案发生作用，产生社会效益和经济效益，固然因为档案自身具有使用价值，但是，也要靠利用者的媒介。也就是说，档案要通过利用者的使用才能起作用。众所周知，档案工作的目的是为了开发利用档案，发挥档案的作用。因此，利用者是档案工作赖以存在和发展的根据。

人的行为是受人的心理活动支配的。档案利用者从产生档案需求到变成查找档案的行为，除了所要解决的问题比较重要，而且又非用档案不可之外，在很大程度上还受心理活动的支配；

（1）取决于对档案解决问题的希望大小。所抱希望较大，查找档案的积极性就高；所抱希望不大，查找档案的积极性就低。

（2）要权衡查找档案是否方便。手续简便，查找档案的积极性就高，手续繁琐，查找档案的积极性就低。

（3）对于企业档案室（馆）的信任程度。档案部门若多次为他们查到档案，解决问题，就会遇事找档案部门排难，如果数次找档案部门解决不了问题，查不到所需要的档案，就会对档案部门失去信心，降低查找档案的积极性。

以上仅列举了一些档案利用者的一般心理活动。在具体单位和具体利用者中，还有特定的心理活动，需要档案部门去调查研究。档案部门应当根据利用者的心理，及时向利用者介绍档案情况，使用户准确判断档案的使用价值；应当在遵守保密规定的前提下，尽量给利用者以方便，不使他们望而却步，还应当努力学习生产专业知识，当好利用者参谋，取得利用者信任。

运用控制反馈性原理优化预测机制，不断提高利用预测水平。开发利用档案信息资源，是档案部门服务于现代化建设的长期任务，因此，每年都应当搞档案利用预测。运用控制反馈性原理于预测工作，可不断提高预测水平。为此，首先要确定预测标准，即实现最佳服务，而最佳服务的体现则是获得最佳利用结果。为了实现最佳服务，获得最佳利用结果，年终时应对当年实际利用结果进行总结和评价，找出与预测之间的差距，并分析其原因，然后从利用预测方法上进行修改和完善，为第二年的再预测提供依据。这样，预测水平将逐年提高，提出的服务对策更切合实际，利用效果也将会更大。控制反馈性原理告诉我们“所谓反馈，就是一个系统把信息输送出去，又将其作用结果的信号反送回来，并对信息的再输出，起到控制作用”。如此年复一年，档案利用预测方法将不断改进，提供服务水平将日趋达到最佳服务标准。

对改进档案利用预测的方法而言，档案利用结果的含义，既包括实际利用效果（即经济效益和社会效益），又包括利用者的意见两个方面。在收集利用信息反馈时，应特别重视负反馈。所谓负反馈，“就是那种能够消除控制过程的误差，保证管理目标实现的一种反馈”。没有获得最佳利用效果的事例反馈和利用者的批评与建议，属于负反馈信息内容，它们是被用来纠正预测误差的依据。

还应当指出，负反馈信息的功用，对改进档案其它管理工作也不无裨益。例如：利用效果不佳的原因，往往与档案查全率、查准率不高有关，而查全率、查准率又与档案归档率、完整率、准确率有关。这要求采取综合措施，做好企业文件材料的形成和归档等各项工作，不断提高企业档案的内在质量。

三、档案服务合理组织的重要性

档案服务的重点应当是提供原始文件的服务。以一次文献即档案原件的服务为主，这是由档案自身的特点决定的。

1、在服务方式方面，本文认为把主动、被动服务表述为编研与阅览服务是不完全的。主动服务还包括其他多种形式，而这种表述不利于扩大主动服务的工作内容。企业档案信息化建设就是主动服务的一种。

档案管理现代化是企业发展的需要，也是档案自身建设的需要。1992年开始，我公司就着手实施采用以光盘技术和网络技术为基础的多媒体档案管理信息系统，结合我公司已经实行的办公自动化（OA）系统的单轨运行，制定了建设多媒体技术数据库信息管理、全文级图像管理和视频音像管理融为一体的档案管理网络的规划，并逐步加以实施。我公司已经建成了包括打字、文书、档案为一体的办公网络，开发应用了包括文书档案、科技图书、生产实时信息档案等全方位的综合档案信息查询功能，使授权用户可以上网查询所需信息，全公司各类文件的管理形成了完整的微机管理体系，基本实现了无纸化办公。1983年以来的文书档案已全部著录进微机网络，自建厂以来的科技档案也已著录进计算机，档案立卷、统计、检索、打印均实行了微机管理，科技图书资料实现了微机管理和目录检索。现在，我公司综合档案科每位档案人员配备IBM液晶显示屏幕微机一台，激光打印机6台，光盘存储器1台，文件扫描仪1台。档案微机管理已与公司MIS系统联网，厂领导以及有关职能部室均可按照管理权限，在各自的工作站或档案信息站查询所需的档案信息资料。

我公司新近投资购置了清华紫光图档管理系统，清华电子档案管理系统是一个功能齐全的综合档案管理系统，是一套处于领先地位的优秀的档案管理软件，它采用客户机/服务器方式，实现计算机对信息管理的网络化。更主要的是它能与电力系统现行的基于LOTUS NOTES的档案管理系统有无缝的连接，避免了档案人员对现在管理系统中已有数据的再次输入。该系统以光电扫描为主要输入手段，将不同载体的档案信息通过光电扫描仪转换成电子图象，经过净化处理压缩后存入光盘，充分利用我公司现在使用的“OA”办公自动化LOTUS NOTES档案管理子系统数据库中已输入的数据，与此电子图像自动对应，网络用户在WINDOWS环境下，应用浏览器方便灵活的实现档案的全息查询和检索。我公司在公司内部网页上挂接了清华紫光电子档案检索系统，公司员工只要输入自己的姓名和密码就可方便的利用电子档案检索系统进行档案的全息查询和检索。

2014年1月24日，我公司图形信息系统已在公司内部网页上线运行，包括设备图纸、技术手册、参数报表、设备维保等信息，并集成了其他生产和设备管理系统数据，方便了设备资料查阅和管理，提高生产技术基础管理水平。综合档案室2台1000MW发电机组档案（基建档案、设备档案）已全部扫描成电子文件并挂接到图形信息系统里，公司员工可方便地登录图形信息系统查阅综合档案室2台1000MW发电机组档案的电子文件。

2、档案服务的结构对档案服务具有重要意义。通过对现有服务过程的分析，指出了档案服务系统的薄弱所在，并针对这些薄弱环节进行了强化。主要是检索工具，增加检索工具种类，开展咨询服务和提高系统反馈调节能力。

加强档案检索工具体系建设。记得周恩来同志曾向档案人员指出：“到档案馆工作不仅要整理和保管好文件，更重要的是熟悉业务，多做些索引、目录，使利用者查找方便，别找一个文件花半天工夫啊！”周总理的话，深刻阐明了档案检索工具的重要作用。在新的历史时期，档案工作者的主要任务，就是逐步实现档案管理的现代化，大力开发档案信息资源，通过提供档案信息，更好地为企业、为社会服务。要实现这一任务，档案人员必须在做好丰富馆藏、熟悉馆藏的基础上，编制高质量的检索工具。一般来讲，利用者前来查找所需材料，首先想到的是利用检索工具，即我们现有的案卷目录、全引目录、专题目录等。能否迅速、全面、准确地查到所需信息，毫无疑问取决于检索工具的编制质量。但有的档案馆（室）编制的检索工具单一，甚至只靠一种案卷目录管理档案，造成检索效率很低，漏检误检严重，无法满足利用者的多种需要。为此，要求档案工作者，不仅对本馆（室）有价值的档案材料都尽可能存贮进去，而且要以存贮档案的不同特点为依据，树立整体观念，统观全局，协调好各部分档案材料的关系，把编制工作与利用者的需要科学地结合起来。既不要盲目编制，又不能把检索工具看成彼此绝对分立，互不联系，使保管和利用都不方便。只有综观全局，考虑周到，实现互补，便于利用，这样建立的检索工具，才能使利用者对自己所需的档案资料，到档案馆（室）一查就能查到，并及时提供出来，如没有，也能明确答复，把漏检与误检降到最低限度，这样，既方便利用者，又提高检索效率。

档案工作的改革在于利用的突破。不提供有效的服务，我们就会被历史淘汰。必须强化档案工作的服务功能，适应现代社会的需要。

四、档案信息资源开发利用

企业档案是一种重要的信息资源，企业要壮大竞争实力，振兴发展，就要大力开发利用档案信息资源，从企业档案信息中获取有价值的东西。我公司积极开发利用档案信息资源，主动为企业、为生产、为一线服务，取得了显著的成绩。

1、开发利用档案，给企业带来明显的经济效益

我公司从1994年开始探讨对4台125MW和4台200MW机组全面改造方案，我公司综合档案科提供了汽轮机、发电机、锅炉及其辅助设备总图等大量有参考价值的科技档案，利用科技档案卷次共800余卷，从1997年至2001年，先后对8台机组进行了现代化技术改造，改造后的机组各项经济技术指标，达到了国内同类型机组的先进水平。通过技术改造，不仅延长了机组的寿命，使老机组焕发了青春，而且大大提高了机组安全可靠性、可控性、可调性和自动化水平，增强了企业实力，对于企业参与市场竞争，迎接新世纪挑战，无疑具有重大的现实意义和深远的历史意义。在改造中，以汽机通流部分改造为重点，对发电机部分、锅炉部分以及相应辅机进行了全方位配套改造，热控部分改DCS、调速系统改DEH纯电调，使机组综合技术装备和安全健康水平有较大的提高，并取得明显的综合经济效益。

2、发挥档案的依据凭证作用，取得经济和社会效益

例如国华徐州发电有限公司（以下简称徐电公司）为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策，促进企业可持续发展，根据国华电力发展规划，决定关停拆除徐州电厂1—6号老机组，并利用1—4号机组场地建设2台1000MW超超临界机组。目前，关停1—6号机组的申请已通过上级主管部门审批，机组拆除出售工作也已于2008年3月开始。在1—6号机组拆除与出售过程中，档案起到了很重要的作用。徐电公司“上大压小”项目筹建处拆迁部门在机组拆除前和参与机组拆除出售工作的山东电力建设第三工程公司、山东金佰生物技术有限公司等单位的工程技术人员王军、闻陈军、吴永利、张开东、张鑫、李光忠等同志一同到公司档案室查阅了1—6号机组基建期的竣工档案和主机的设备档案，并以档案为重要依据，编制机组拆除方案，使机组拆除工作顺利进行。在1—6号机组设备拆除后的出售工作中，作为购买方的山东金佰生物技术有限公司，把档案视作机组出售的一个基础条件。当他们在徐电公司档案室看到保存完整、齐全、系统的档案，表示满意。正是由于1—6号机组设备档案保存的完整齐全，并可以与1—6号机组整体发电设备出售同时移交，能为购买企业今后设备的安装、运行和使用提供可靠的依据，使山东金佰生物技术有限公司愿意出2亿元买下1—6号机组设备。由此可见，完整齐全并管理良好的档案，在徐电公司1—6号机组拆除与出售工作中起到了关键的作用。否则，1—6号机组设备只能作为废铁或报废设备处理。档案价值的发挥，使机组设备变废为宝，为企业赢得了可观的经济效益。再如为了减少二氧化硫排放量，保护大气环境，完成江苏省政府和省环境保护厅下达的“十五”期末二氧化硫排放总量控制指标和防治计划，我公司在#7、#8机组配套安装烟气脱硫设备。福建龙净环保股份有限公司上海龙净环保科技工程有限公司和我公司生运部、锅炉公司等部门的工程技术人员到综合档案科查阅了0308-8266-1、0308-8835-1、0307-8022-17、03-839-01、03-836-00等有价值的科技档案，为改造工作的前期初步设计、工程的顺利实施提供了基础条件。#7、#8机组安装脱硫装置后，每年可减少二氧化硫排放12145吨，脱硫洗涤塔具有50%的除尘效率，烟尘排放浓度可进一步降低，改善当地大气环境质量，因此项目具有显著的环保效益。又如2000年10月，山西省某煤矿二位同志来我公司要求查阅1995年和1996年两笔煤款未收到，要求徐州发电厂支付此款。我公司财务部同志来到综合档案科查1995年度（431—1、8、9、17）、1996年度（431—6、7）燃料明细帐及1995年度（433—199、200）、1996年度（433—3、4、5、6、37、99、149）会计凭证档案，我公司分别于1995、1996年度向对方已付过款，使对方承认了此款已汇出这一事实。为我公司挽回了经济损失。再又如2011年9 月30日，我公司与当地农民为公司大门口处一块十亩土地归属问题发生争执，为证实此地为电厂所征用我公司经营管理部查阅了0300-8030-004案卷（铜山县政府、茅村乡、徐州电厂等单位关于徐州电厂第二批征地问题的批复、通知、协议等文字材料），手续齐全，完全证实此地已为我公司征过，避免了纠纷，赢得了效益。以及2011年10月17日，我公司与某施工单位由于深井泵房看护及灰场灰坝运行维护承包问题发生争执，我公司纪检监察部查阅了0300-905-188、0300-905-033、0300-905-112案卷（深井泵房看护及灰场灰坝运行维护承包协议、合同审核意见单等），证实我公司确实履行了合同协议，避免了纠纷。再再又如国华徐州发电有限公司（以下简称徐电公司）为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策，促进企业可持续发展，根据国华电力发展规划，决定关停拆除徐州电厂1—6号老机组，并利用1—4号机组场地建设2台1000MW超超临界机组。2×1000MW机组（上大压小）建设工程2台机组已于2012年12月4日高水平通过达标投产和工程质量评价工作。为争创国家级优质工程金奖，我公司邀请中电建协专家组对我公司百万机组进行两次创优咨询检查，专家们分为锅炉、土建、电热、汽机、综合指标、档案六个专业组分别进行检查。按中国电力优质工程奖评选办法（2013版）最新标准，对现场实际和档案资料进行抽查和现场检查，相关参建单位给予密切配合。2013年7月27-28日，中国施工协会专家组来我公司进行国家优质工程金奖现场复查。国优现场复查按“两会三查”方式对工程实体、重要部位、关键工序、主要试验、检验项目文件及工程档案进行核查。通过检查，专家们高度肯定了我公司2×1000MW机组（上大压小）建设工程创优工作取得的优异成绩。一致认为我公司2×1000MW机组（上大压小）建设工程符合国家优质工程审定办法2013年版及现场复查重点部位的要求，通过国家优质工程金奖现场复查。在两次创优咨询检查及国家优质工程金奖现场复查中，我公司筹建处、生技部等各部门及江苏省电力建设三公司、天津电力建设公司等参建单位在档案室借阅了大量基建期的竣工档案和主机的设备档案，档案在为我公司顺利通过国家优质工程金奖现场复查工作中起到了关键的作用。再再再又如为确定我公司两台百万机组工程投资项目竣工决算的合法性、真实性，资金使用的合理性和有效性，提高项目管理水平，保障资金合法使用，维护出资人合法权益，保证投资活动合法、真实、合规，我公司委托天职（北京）国际工程项目管理有限公司进行审计。审计人员自2013年3月中旬进驻至2013年9月，陆续对工程、服务、物资等合同结算情况、两台百万机组财务决算情况、交付使用资产情况进行审计。审计人员到我公司档案室借阅了大量基建档案、设备档案及光盘档案，使我公司顺利完成两台百万机组工程项目竣工决算审计工作，取得天职（北京）国际工程项目管理有限公司出具的《建设工程项目结算报告》和天职国际会计师事务所出具的《竣工决算审核报告》。及2013年9月10日，北京国华电力有限责任公司电力研究院专家组成的评审组对我公司进行为期一周的安全标准化达标评审，此次评审标志着国华公司安全生产标准化工作已全面进入现场评审阶段。安全生产标准化现场评审工作，对于提升我公司安全管理能力，夯实我公司安全生产基础，统筹协调安全、健康、环境，全面改进和加强企业内部的安全管理工作，促进安全管理水平不断提高，具有十分重要的意义。2013年9月15日，我公司安健环监察部专业工程师葛某到档案室借阅了0400-8048-1，2，3、0401-8041-007、0400-8080-009等档案案卷，正是由于档案人员熟悉馆藏，业务熟练，调卷准确、迅速，使我公司顺利通过国华公司安全生产标准化现场评审工作。以及2013年7月18日凌晨4：30分，我公司百万机组运行中的2号斗轮机突然无法回转，燃料生产部迅速启动应急预案，一方面协调保证两台百万机组正常上煤，一方面组织精兵强将进行设备抢修，燃料生产部班长胡某到

档案室借阅了0400-913-008，009斗轮机案卷，至18日晚上22：40分，2号斗轮机回转缺陷消除，投入运行，输煤系统恢复正常，为百万机组安全运行提供了有力保障。

3、提供档案为企业经营决策、查处经济案件、惯标认定、编史修志等工作发挥了积极作用

如2002年12月我厂朱厂长借阅徐州发电厂征地实况及红线图以及#1、#2灰场等处征地问题的批准通知书及协议书等（0300-8030-1、8、9），为领导关于我公司机组扩建提供了参考。再如1997年我公司编写《徐州发电厂志》，厂编委先后调阅了综合档案科大量档案资料（89-073-45、92-601-01、02等）编写厂志共查阅各种档案案卷202卷次，复印资料近5000张，为厂志的顺利完成立下汗马功劳。

4.围绕企业生产经营工作做好资料汇编

我公司档案管理人员自己编研或与有关部门合作完成了《徐州发电厂大事记》、《徐州发电厂志》等22种165万字的编研材料，其中，通用性编研资料17种，深层次编研资料5种，同时还编制了检索工具28种161册，对生产经营等管理工作起到了较好的指导作用。近年来，我公司累计利用档案材料7000多卷次，创直接经济效益2亿多元，而且还以翔实的资料性和权威的原始凭证性，解决了多起经济纠纷，创造了良好的社会效益。

王巍，男，汉族，1965年11月生，神华国华徐州发电有限公司档案室科档主管，副研究馆员。

作者简介

中图分类号G270

文献标识码B

文章编号151209-7168