浅谈办公自动化后电子档案的管理

毕卫堃

摘要：本文从网络化办公方式入手，简要的阐明了档案在无纸化办公后如何进行归档。

关键字：自动化 电子文件 档案

现代社会的网络日益发达，简单的纸质办公已经跟不上当代形式的要求，全新的网络化办公方式既能简化了办公程序，又能提高了工作效率，同时，也能使档案工作实现数字化、网络化和信息化管理。在这种新办公方式下，就产生了电子文件与传统的纸质文件并存的情况，如何能科学、高效、合理的收集、整理和归档电子文件，是我们进一步研究新的课题。

一、无纸化办公的特点

办公自动化是Office Automation的缩写（简称OA系统），本意为利用技术的手段提高办公效率，进而实现办公的自动化处理。它的产生对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。

（一）电子文件改变了文件处理和运转方式

电子文件中的信息不是静态、固定不变的，可以随时进行存储或删除，其内容可以从一种载体上分离出来转移到另一种载体上。其利用也不受时空限制，能够同时满足多用户的需要，实现信息共享。

（二）节约人力、物力，有效的提高了工作效率

协同办公是大多数企业实行无纸化办公的最主要出发点。通过无纸化办公，企业的会议纪要、工作总结、质检报告、通知通告等，都可以通过OA系统向特定对象予以发布，由于收到的所有红头文件均通过文件自动扫描仪扫描成电子版本，和收到的电子公文一起均由文件管理人员直接登记到OA办公系统的收文管理栏，并呈送给相关领导进行阅批，整个过程完全实现了无纸化，省略了大量文件的打印、装订、粘贴、手工分阅、回收保存等环节，大大减少了办公纸张的用量和打印设备的耗材，既节省了人力、物力、财力，又实现了信息共享。同时，运用电脑进行操作后，文件的存档以及查找等更加方便，快捷，从而大大提高了工作效率。

二、电子档案的收集、整理、归档和保管

（一）电子档案的收集和整理

？电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件均属收集范围。各单位在工作活动中形成或采用的具有查考利用价值的各类电子文件及各种计算机应用系统形成的电子文件（包括相应的计算机系统软件、应用软件和数据文件）均应归档保存。

（二）电子文件的归档

1、明确电子文件的归档条件，严把归档检测关。首先，必须确定归档范围是保证电子档案质量的关键，在对电子文件进行归档时，完成文书处理程序后再归档保存；其次，要有完整、齐全的电子文件相辅。对于收发文来说，必须是全文信息，从文件设计、修改和形成阶段做起，使电子文件格式与环节相匹配。确保电子文件的归档质量，认真检查电子文件内容是否完整、真实、有效，是否感染电子病毒。从计算机或网络的存贮器上拷贝或刻录到可移动的磁盘或光盘等载体以便长期保存。严格按照不同的保管期限，分别归档，分盒排列，分柜保管。

2、建立统一的网络体系。电子文件的归档管理还在摸索之中，在某些单位或部门，办公自动化系统与档案管理系统不兼容，没有形成网络体系，不同软件形成的数据难以转换，给电子文件归档造成困难。其主要原因：一是没有统一管理，同一单位多个部门，多层管理，各自为政，多数档案工作者缺乏计算机网络知识，使建成的网络系统不能完全符合档案传输要求。二是电子文件是靠网络生存，一旦网络被破坏，电子文件就会丢失。

3、明确电子文档管理标准。随着电子文件的不断产生使工作效率及社会效益有了明显的提高，同样也涉及到了许多问题。如：安全、保密、归档、管理、利用等问题。这就需要抓紧制定电子文件的管理标准，如电子文件的登记、命名、归档、鉴定、收集、防护、安全、密级以及专利维护等标准，逐步完善电子文件的全过程管理制度，做到标准化、规范化、制度化。

三、电子文件档案的保管和利用

（一）电子档案的利用

电子文件的查询利用将是现代化档案管理工作的重要组成部分，档案只有充分得到利用才能体现其价值。电子文件查阅利用需要完善的流程管理和制度，查阅权限能够分配、控制，对开放的电子文件自动记录利用效果统计；档案利用人员能够申请查阅，提交的查阅申请能够实现流程化，并实现多级审批，档案管理人员能够审批的可直接审核，需要提交领导批准的则需要进行多级审批；审核后的电子文件在授权时间允许范围内进行有效登记，利用到期后自动收回权限取消授权。电子文件在线查阅要有很好的控制功能，必须在档案部门规范的查阅环境下进行阅读，不能由其它软件打开阅读，避免查阅人员随意进行下载保存。电子文件打印功能应进行授权控制，授权打印应当使用数字水印技术对电子文件版权进行保护。

（二）电子文件的保管

由于电子档案的载体为磁盘、磁带、光盘等，这些介质抵抗外界不利因素的能力都比较差，往往因为保存不善会造成破碎、形变或其它损坏，也可能由于操作不当造成文件的破坏或被全部抹掉。所以档案工作者必须对电子档案载体使用专门的装具和进行有效的检测与维护。

首先，电子档案应当存放在具有防磁性能的装具中，以保证磁盘、光盘的稳定性，其存放环境和防护设备除调温、调湿、防水、防盗、防光、防虫、防尘、防鼠、防雷电等外，还应具备防磨损、防强震、防病毒等措施。

其次，必须对电子档案进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。应每年一次检测，采用等距抽样或随机抽样的方式进行。首先进行外观检查，确认载体表面是否有损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等。然后进行逻辑检测，采用专用检测软件对载体上的信息进行读写校验。发现有出错的载体，须进行有效的修正或更新。对电子档案要进行定期拷贝，并将原件与拷贝件同时保存一段时间，以确保档案的安全性。对于电子档案的检测与维护，必须进行严格管理，避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。