企业管理协同变革

陆凯

摘要：面对当前中国经济转型期，许多企业都在为自身变革进行探索。高效的内外部协同不仅可以解决企业经营管理的诸多问题，还可以降低企业的经营成本。社交化的信息技术和应用使得协同变得随时随地，极大提高了经营效率，降低了经营成本，规避了信息孤岛，积淀了企业知识，增强了企业认同感，提升了企业凝聚力。

关键词：协同；组织；信息沟通；信息化系统

一、协同概述

1.组织

现代管理理论之父切斯特·巴纳德从组织管理的现实诉求对组织进行了阐述：组织是由具有协作意愿且拥有共同目标的人群，以信息交流为主要沟通渠道组成的庞大的协作系统。其中，组织要素主要包括：

协作意愿：

共同目标：

信息交流的人群。

自然，企业即为世界上数量最为庞大的正式组织。

2.协同

组织的存在是以共同目标为前提，组织协作是一种普遍存在的群体行为，根据其他个体的态度、行为来规划、调整自身行为的现象就是协作。在协作过程中，协商成功则有所作为，协商不成则不作为甚至胡作为、乱作为、反作为。由于组织有共同目标，故协作必不可少。由此，协同即协作达到共同目标——“协”是过程，“同”是结果。

（1）协同发展

协同概念的重要源流之一来自德国物理学家哈肯创立的协同学，也称协同论、协和论。学者安索夫最早在管理学领域提出“协同”这一概念，指他出组织整体的价值大于组织各个独立组成部分价值的总和。伊丹广之又将之分解为“互补效应”、“协同效应”两部分，使协同目标更加明确发挥组织资源效能最大化。

（2）企业管理协同化

企业作为数量最为庞大的正式组织，不论大小均设置有多个部门，在企业发展过程中部门的设立、裁撤、合并非常常见。不同的部门有其特有的使命，同样亦有其生命周期。以职能部门为例，最低级的层次为办事部门，而最高级的层次为战略部门。一旦达到战略部门层级，职能部门便如同心脏一样决定企业经营、发展的每一步。

巴纳德将协作定义为Collaboration，安索夫将协同定义为Strategy Synery，从组织管理的层面来看，二者都体现出企业管理应用过程。无论是CRM、ERP、HR均已呈现出不可逆的协同化趋势。

（3）组织的高效协同

巴纳德在社会协作组织理论中提出了有效协作以达成组织目标的信息沟通基本原则：

组织成员的信息沟通需建立在正式沟通线路中；

信息沟通线路应尽可能便捷、直接；

信息沟通中，避免跳过线路层级，以免产生矛盾、误解：

信息沟通线路必须被组织成员所了解、熟悉；

信息沟通线路各级管理人员必须称职：

信息沟通线路在组织运行期间不能中断。

二零一六年，“互联网+”写入政府工作报告，体现出高效信息沟通是随着科技创新步伐而前进的，并已深入到组织管理的各个方面。促进组织高效沟通、高效协同，让协同随时随地，使组织管理行为可视化、沟通过程可塑化、时间控制实现精细化，打破组织原有信息壁垒，降低组织协作成本，提高组织执行效率，保证目标与组织发展相契合，增强组织市场竞争力及生存能力。

二、企业协同管理的普遍特点

纵观历史，每每有新技术的出现，世界经济竞争的格局即会被改变。蒸汽机技术使英国率先进入工业化，成为殖民时代的强国；电子与信息技术使美国成为自二战以来的超级强国；今天，随着云计算、移动互联、社交网络等新一代信息技术和应用的出现，再次将巨大发展机遇摆在了世界各国面前。

面对“网络泛在化”、“数据爆炸化”、“信息透明化”、“联系紧密化”、“行动高效化”的信息时代，企业在环境驾驭力、战略执行力、信息掌控力等方面均面临巨大挑战，这也正是当前中国企业面临转型升级的关键因素。在这样一个高度互联、广泛协同的环境下，社交化的高效协同已经深刻影响到每一个行业、每一个企业、甚至每一个个体。

1.企业管理过程中面临的突出问题

就目前各转型企业及中小企业的管理现状来看，管理的长短期目标不明确：考核指标设置不合理、可度量性差、时效性差，导致企业员工怨声载道；部分企业组织架构长期不调整或随意调整，与企业战略及发展目标不适应；信息化系统繁杂，无法形成有效统一的平台，导致信息孤岛，沟通效率低下，管理层不在企业中时，事项处理严重滞后；审批、审核流程不清，底层员工尤其是新员工无法快速融入；无有效知识管理，合同、会议纪要、文件等存储在员工的个人PC，一旦离职或损坏，损失不可挽回；企业动态无法及时传递，企业价值观难以灌输，认同感低。此现状即不利于企业的日常管理，更不利于企业发展。

2.企业管理过程中存在的协同问题

（1）绩效考核缺乏及时性、准确性

彼得·德鲁克在《管理大师》一书中最先提出“目标管理”，目标是个人、部门或者整个组织所期望达成的效果。尽管，当前许多企业均为了实现目标在做绩效考核，但往往事宜愿为。考核标准往往与目标不相适应，对过程未进行有效监督，对可实现性并不认真考虑，对最终结果不能有效衡量，对执行过程出现的问题不能及时纠正，一旦出现问题最常见的莫过于相互推诿。

（2）组织机构设置与目标匹配度差

斯蒂芬·罗宾斯在《组织行为学精要》中认为团队是为实现一个共同目标，将拥有不同角色的人组成群体，群体中的所有成员拥有相同的价值观、目标，并且互相信任、分享信息、共同成长。现实中许多企业由于业务调整、目标变更、企业发展等原因对企业的组织机构、团队进行调整，这种调整往往缺乏对角色、岗位的职责进行明确，造成权责交叉，中间环节摩擦不断。

（3）事务机制缺乏，过程不可控

事物处理机制是指事务管控、应急处理流程等，许多企业不仅缺乏相应的规章制度，甚至一般无处理流程。员工对待上级派发的任务的所做程度不可监控，只有等到结果出现才会发现问题，但为时已晚，不仅降低效率且成本增加。

（4）知识不能积淀，难成企业文化

如企业制度、ISO标准、项目文档、内控审批、合同文档、业务资料、客户信息、供应商信息、市场情报等不能进行有效管理。员工找资料难、新员工无法进行自主学习，难以快速融入企业，对企业文化认同感低。

（5）不能有效沟通、效率底下

有效沟通必须有三个条件：

平等沟通：

过程可查：

达成协同。

企业日常行为中，管理者希望底层绝对的服从、忠诚，很少倾听底层意见与建议，无沟通机制，无法形成可查的历史纪录，异地事务往往需要当面沟通，时间均浪费在路上；下达的任务经层层传递后工作结果往往与要求相去甚远。

（6）信息孤岛严重

企业各部门往往独立使用信息化系统，信息传递不及时，造成严重的信息孤岛；或企业不使用系统，关键信息、数据均存储在个人PC中，一旦离职所有内容也将一起“离开”。

三、企业管理协同变革的建议

对应现今企业管理中协同工作中的诸多问题，须予以解决才能令企业更好发展，保证企业高效运转，下面就如何进行企业管理协同变革进行深入探讨。

1.建立协同目标

明确中长期目标并进行及时管控。制定目标看似简单，若上升至技术层面，则需要学习并掌握SMART原则：

s：Special，切中要害，对特定目标进行考核，不随意考核、乱考核：

M：Measurable，所要进行的考核内容可度量：

A：Attainable，在经过努力后，考核目标可实现；

R：Realistic，绩效与本职工作相关联，可证明、可观察：

T：Time-based，考核指标需有时效性，否则将无实际意义。

目标制定完成后需进行有效执行，执行过程需使用PDCA循环，不断往复，对过程进行监控和管理，保证执行结果与目标偏离小或无偏离。

2.建立高效的组织架构，保证协同有效

组织机构的建立与各个层级、各个部门所拥有的岗位职责和义务需明确，遇到问题可以找到对口人，要极大减少不必要的中间环节，避免因职责不明而导致摩擦。

建立良好有效的沟通机制，如会议沟通不能简单体现为上传下达，而应是有中心、有目的的汇集组织成员的智慧、思想、经验、信息。在已是社交化时代的今天，应更好的利用网络技术手段，快速传递信息，使组织成员及时获取最新信息，最大化共享文化知识，避免漠视他人权益和困难的尴尬局面，鼓励组织成员发挥个人才能，组成优势互补团队。

3.建立优质管理制度、流程，降低协同周期

企业日常管理的同质业务内容应使用相同的管控机制，可极大的降低管控风险以及管控成本，如财务报销、合同审批等。使用信息化手段保证管理过程可见、流程可溯，使控制有据可循，使监督者随时发现问题、纠正问题，并对历史工作流进行详细的分析比对，与绩效相匹配。

4.积淀企业知识、宣传企业文化，促进文化协同

企业经营管理的过程中不仅会产生大量的显性知识，还会产生大量隐形知识。将这些知识通过信息化手段统一管理，将组织成员每天的工作通过信息化系统进行收集、整合、分类。日积月累下来将是企业一笔巨大的财富。

通过信息化手段强化组织成员的企业认同感。正如《亮剑》中所讲的军魂一样，企业同样需要一种魂，这种魂是来自企业多年实践、探索所积累下的一种符合自身发展的价值理念和实践精神，是企业的核心价值观。

5.建立社交化沟通机制，保证高效协同

有效的沟通必须是双向的、同步的、有据可查的，采用社交化沟通机制，保证沟通随时随地，知识传递随时随地，管理随时随地。事务处理走出办公室，不局限于场所、时间，实现真正的移动互联，使协同创造的不仅仅是“人机关系”、“数据关系”，而是“人际关系。。

6.建立统一信息化平台，消除协同壁垒

为消除“信息孤岛。，保证数据信息及时的传递，数据在各个部门间共享，避免因人员的变动而信息丢失，需要将如ERP、CRM、SCM、HR等信息化系统进行统一门户管理，减轻用户负担，消除协同壁垒，实现体系内的平衡，降低内耗，使得人与人、人与组织、人与工具、人与周围环境沟通无处不在。

四、结语

大数据、云计算、社交化已成为新一代技术信息技术和应用的核心，企业日常管理应“以人为本”、“以人为中心”的大协同时代已经到来。协同以往的4C本质，即以人为中心的连接（Connection）、沟通（Communication）、控制（Contr01）、协同（Coilaboration），已变成从组织角度观察的6A本质，即任何人（Anyone）、任何时候（Anytime）、任何地方（Anywhere）、任何方式（Anyway）、任何事情（Anything）、在任何程度（Anydegree）。面临转型期的中国企业更应该客服自身的不足、发挥自身优势，采用高效的信息化系统，实现大协同，而得到长足发展。