浅析高校档案管理的信息化

文/铁道警察学院 郭俊霞



浅析高校档案管理的信息化

文/铁道警察学院 郭俊霞

【摘要】高校档案信息管理是对现代高校信息资源的有效管理和合理分配，是高校信息资源现代化的重要组成部分。而传统的档案信息服务水平明显滞后于时代的发展，针对高校档案管理的现状和存在问题，进一步适应信息时代的发展，高校档案工作的内容与形式需要在监督管理、资金设备投入、开展在线检索和提高人员素质四个方面进行改善，从而实现高校档案管理的信息化、数字化、网络化。

【关键词】高校档案管理；信息化；高校信息资源现代化

一、高校档案管理现状和存在问题

（一）高校档案管理的现状。为了加强高等学校的档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据档案法和有关规定，2008年9月1日颁布施行了《高等学校档案管理办法》，该办法由教育部和国家档案局共同制定。文件要求“高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档”，对高校档案信息化建设提出了要求。我国高校档案管理信息化正是在这一社会背景下提出来。

（二）信息爆炸加大了高校档案管理的难度。自高校扩招以来，无论是学生的学籍档案，还是教师、职员的人事档案等，都呈现井喷现象，增加了信息收集、信息甄别、信息编辑存档和信息利用的难度。同时对高校档案信息的需求不断增加，对高校档案的利用效率要求也在不断提高。

（三）档案的特殊性制约了档案管理信息化。档案信息的内向性和原始记录性，决定了档案信息开发利用不能像图书期刊那样，毫无限制的将全文信息资源采用传统阅读和现代远程信息技术手段有偿或无偿地提供给他人利用。在校园网的基础上，一部分档案资源实现了共享和个人的自由利用，但是各校的网络化程度不同，档案信息的可利用程度差别很大。这种差别主要是由于技术上的原因造成的。因为各校所采用的档案管理软件及其设置的标准不统一，大部分的高校通过电子身份分类、实名登录等方式对本校的网络信息包括档案资源的利用者设置了不同等级的门禁。这一方面确实有效地加强了档案的保密性，但同时也可能降低档案的共享性和利用率。

（四）资金和设备投入不足，管理手段落后。除了档案的特殊性制约了档案管理的信息化，高校在档案的资金和设备上投入不足，也造成了信息化建设的缺陷。传统的档案管理方法存在效率较低、准确性不高、资源共享较为困难等问题，其制约着档案管理工作的开展。但是由于大多数学校建设资金不足，档案管理工作的信息化建设一直没有实质的进展。相关的信息化设备十分有限,制约了信息化的发展。随着现代高校各项事业的不断发展，网络信息技术在高校中普遍应用，这对档案管理工作提出了新的要求。

（五）档案管理人员素质不高。因为许多高校的档案管理人员并不是档案专业人才，有些入职后没有接受系统化的档案管理专业理论，普遍存在着学历层次偏低、专业技能缺乏、年龄结构高等现象。而信息化的档案管理却需要一定的文化底蕴和专业的档案管理知识，并熟练运用计算机和网络技术，这些都是传统的“资料保管员”式的档案管理人员所不具备的。

二、高校档案管理信息化策略

（一）加强监督管理,保证信息质量和信息安全。档案信息需要正确处理开放与保密、档案利用与知识产权保护的关系。高校档案信息化加强了档案部门与外部间的联系，但安全问题成为目前高校档案管理工作进程中不容忽视的问题。高校档案部门要提高信息安全意识，加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全，同时要加强对电子文件的管理，保证归档电子文件的真实、完整、有效。档案部门的内部局域网要确保档案信息网络传输的安全，严格遵守相关的安全保密制度，掌握好开放、控制的尺度。

（二）增加资金投入力度，加快档案管理的信息网络化。增加资金投入力度，采用现代信息技术，建立电子化档案信息管理，是加快高校档案管理信息化建设的物质保证。为了加快高校信息化建设的进程，就要改变现有档案管理设备落后的局面，增加资金和设备的投入，尤其是要加强档案信息化硬件的建设。针对不同的档案形式增设相应的设施、设备。

（三）开展档案信息在线检索服务。在档案信息数据库中，比较常见的检索方式有：全文检索、多媒体检索、联机检索、光盘检索等。高校档案馆可将宜公开的档案信息放到校园网档案馆网站后台数据库中，设置多途径检索通道，以全文信息或目录信息形式方便用户开展检索。其中联机检索对档案信息化的要求最高，联机检索是利用专门的档案网站作为平台，它拥有数量丰富的后台档案信息数据库支持，并可开展在线网络信息服务。在美国的原始资料房、档案信息查找者等都是比较成熟的档案信息联机检索网站。相比而言在我国，这种技术应用还不多。高校档案馆的信息化必须走合作共建之路，共同建立一批功能强大、检索方便、信息全面的档案信息联机检索数据库。只有共享共用高校档案信息，才能使得高校档案信息运用充分。

（四）加强高素质、专业化档案管理人才队伍建设。只有提高档案管理人员的业务水平，才能适应档案信息化、网络化发展的需要。高校要充分利用多种教育培训途径，加大对在职档案人员的培训力度。要加强对档案人员的计算机应用基础、数字化技术、网络化技术、现代管理技术等各方面知识的培训，提高档案人员的理论和业务素质。加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训，提高领导干部信息化知识水平，培养既精通档案业务又能熟练运用现代化技术的复合型人才。

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