浅谈高校档案管理的信息化建设

文/广东省河源市人才档案托管中心 叶月华



浅谈高校档案管理的信息化建设

文/广东省河源市人才档案托管中心 叶月华

【摘要】随着我国信息化水平的不断进步和发展，越来越多的方面开始进行信息化建设。高校的档案管理工作也随着社会的发展逐渐信息化的建设，这样给高校档案的管理带来了一定的便捷性，也提高了管理工作的效率。本文主要针对高校档案管理的信息化建设的必要性和如何进行信息化建设工作进行研究分析。

【关键词】信息化；高校档案管理；建设；研究

一、高校档案信息化建设的必要性

（一）高校发展的需求。随着我国素质教育的推广和发展，高校的教育正在不断地改革，在这种形势下，高校开始从满足市场的需求进行教育办学。在教育办学的实践中往往产生了一些以前没有出现过的新问题、新模式，在这种不断变化的情况下，给高校的档案信息化管理的工作提出了更高的要求。随着高校的进一步发展，许多方面都会用得到高校的档案，针对这一变化的情况，传统的高校档案管理的模式和观念已经无法满足了，一些高校档案管理工作无法正常顺利地进行。要想使高校档案的管理工作满足一系列的变化，就需要对其进行改革和创新，最终使档案管理信息化建设不断前进。

（二）高校档案服务水平提升的需求。传统的高校档案管理工作一般都是纸质的，其信息量十分庞大复杂，并且档案的质量也很容易受到其他因素的影响。在传统的高校档案的寻找时，通常也是相关的工作人员进行搜寻，不仅工作量大，影响搜寻的效率和准确性，而且程序比较复杂。在信息化时代的今天，这种模式显然已经无法满足高校档案管理的需求。要想改变这一现状就必须对其进行改革创新，通过高校档案的信息化建设来提升其服务水平，这样日常的查询、分类、管理等工作都能通过现代的高科技来实现。这样不但节省了大量的人力、物力，也节省了许多的时间。

二、积极建设高校档案信息化的具体措施

（一）档案管理的标准化建设。要想实现高校档案的信息化建设，就必须对其进行标准化管理的建设，只有有了一定的标准才会做到有据可依。通过高校档案的标准化管理的建设，使得高校的档案在许多的方面更加标准、规范，这样给档案的管理工作带来了便捷。通过统一的模式管理模式从而使得档案不会出现杂乱的现象，使得档案的管理工作更加科学、合理，也给档案的管理工作人员有了一定的标准去遵循，最终提高高校档案管理的质量。高校档案管理的标准化统一也可以使在必要的时候高校之间的档案信息资源得到共享。

（二）高校档案信息数字化建设。传统的高校档案都是纸质的，在日常的管理、查阅等工作中不但工作量非常大、查阅比较麻烦，而且大量的纸质版档案也是比较占据空间的。再加上纸质档案的存放受到周围环境的影响比较明显，很容易出现破损、粘连等一系列的问题，这就给日常的档案维护和保存增加了成本。在这种现状下，加强高校档案信息数字化建设是十分必要的，它不但很好地解决纸质版档案存放、查阅等方面的问题，也在很大程度上节约了人力、物力以及财力。数字信息化的档案不但可以通过查询等功能很快地将所需要的档案信息及时的调出来以供使用，而且数字化档案可以将复制数据进行安全的储存，保证了档案的安全性，它还可以及时分享档案信息资源的，克服了地域方面的问题。

（三）高校档案的网络安全化建设。高校档案正在向着信息化建设的方向发展，给高校的档案带来了一些网络方面的问题。我们必须尽量避免相关工作人员的管理失误，然后就是要对网络病毒、黑客等进行有效地阻止。再者就是高校档案的保密工作要做到位，这些问题都是高校档案信息化建设中容易出现的问题。只有有效解决这些问题，才能保证信息化档案管理的科学合理有效地进行下去。要想解决这些问题，高校就必须在档案的信息化建设的过程中出台相关规章制度，通过严格的规章制度对高校档案进行管理。再者就是安装先进的安全软件防止档案受到黑客、病毒的影响，最终防止档案的丢失、安全。

（四）对高校档案人员进行全面的培养。虽然说高校档案是在信息化建设，但是操作的主体仍然离不开工作人员。所以相关的工作人的综合素质和意识的高低直接影响着高校档案的管理工作的好坏。所以要想全面的对高校档案信息化建设就必须对相关的工作人员的职业素质、道德修养等方面进行全面的培养，提高工作人员的综合素质才能保证档案管理的质量。此外，高校还可以招聘专业的人才，通过全面的培训，使其在最短时间达到最好的档案管理效果。

三、结语

高校档案信息化建设是高校发展的需求，也是其服务水平的发展需求。通过出台各种建设措施，最终解决高校信息化过程中出现的问题，最终给高校档案管理的信息化假设奠定基础。

【参考文献】

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