事业单位档案管理信息化建设策略探讨

文/盐源县新型农村合作医疗管理中心 何瑛



事业单位档案管理信息化建设策略探讨

文/盐源县新型农村合作医疗管理中心 何瑛

【摘要】在当今社会，科技越来越发达，电子计算机的发明和更新换代使我们的生活越来越方便，在数据的管理方面也给我们提供了很大的便利。例如本文对于有关事业单位档案管理信息化建设方面的探讨。在管理事业单位档案的过程中引用信息化管理，则会大大地提高信息处理的效率，更加快速的解决一些难题。本文将讨论事业单位档案管理信息化建设的必要性及相关的可行性策略分析。

【关键词】档案管理；信息化；策略

档案是信息的收集和管理，是非常重要的资料，所以对于档案的管理也相应变的非常重要。当前社会，科技快速发展，计算机技术也相应发展，档案的记录从过去的单一纸质档案慢慢演变成由纸质档案和网络档案等多种载体的并存的形式。网上归档、整理以及查询的信息化管理模式正在迅速发展着，以不可逆转的速度代替着传统的纸质档案整理模式，使纸质档案管理模式面临着严峻的挑战。

一、事业单位档案管理信息化建设的优势分析

（一）便于档案资料的永久保存。纸质档案管理的缺点之一就是易受到环境的限制与制约。例如，南方的天气大多时间比较潮湿，这时，纸质档案就会出现发霉、字迹模糊等一系列问题，导致信息的丢失。但是在将信息化运用到档案管理中，则可以通过电子磁盘将信息进行储存，大大地节省了档案数据的储存空间，也使档案的保存更加完整和永久。

（二）改变了档案管理的方式，使档案的职能更加完善。以网络平台为媒介对档案进行电子存档和管理的方式代替纸质媒介的传统方式。使档案的职能得以拓展和扩充，增加了整理、排列以及查询等功能，同时，也增加了一些相关服务类型，从而推动了事业单位的建设与发展。

二、事业单位档案管理信息化存在的一些问题

（一）一些事业单位对档案管理信息化的建立缺乏足够的重视。当下，我国的很多事业单位由于缺乏对档案管理制度的了解，导致不够重视档案的信息化管理工作。使一些档案信息化的工作缺乏资金和智力上的支持。另外的一种情况是，虽然多少了解档案的信息化管理，但是对于具体的建立方式以及相关的人员配置并不关心，也没有对于管理档案的相关人员进行专业的培训，认为电子化的管理应相对轻松，只要保证档案不遗失，内容不会被泄露就可以。其实这种认知是完全错误的。

（二）事业单位档案管理的信息化程度不够。在现阶段，电子信息技术虽然在日新月异快速发展，但是在许多事业单位中的普及率还是有待提高的。在我国的一些事业单位中，虽对档案进行了简单的信息化整理，但是许多基本且重要的资料还是以传统的纸质档案进行管理，例如，一些员工的基本资料等。如果纸质的档案发生丢失或损坏，那么就会造成信息的丢失。

（三）档案管理的工作人员综合素质较低。档案的信息化管理在我国应属于相对新兴的行业。在一些企事业单位中，虽然想要进行档案的管理制度改革，但是却很难找到相关专业能力较强的人才。档案管理人员的平均年龄偏大，导致档案信息化的难度加大。

三、提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

（一）强化重视档案管理信息建设。要想建立全面的档案信息化系统，首先要做的就是全面了解以及重视档案信息化的制度。在我国事业单位中，应对相关高层进行推广和普及，使他们起到一定的带动作用，积极招用档案管理的相关专业人员，提高信息化管理在档案管理中的地位，引起事业单位成员的重视。也可以为事业单位营造出良好的档案管理信息化建设环境。

（二）提高档案管理效率。档案管理信息化的一大优点就是资料的整理和查找都快速且高效，给事业单位的工作带来了极大的便利。事业单位的档案资料，是关于企业内部的信息以及重要资料的整理与保存，不仅是管理单位知识信息的行为，也是实现执行档案信息标准化的一个过程，具有很大的意义及价值。所以在档案信息化管理的过程中，应该制定一些制度与规则，以提高档案管理的效率。

（三）优化档案管理信息化工作人员素质。由于档案的信息化管理处于新兴阶段，所以从事相关工作的专业也比较少，培养和选拔优秀的档案管理人员是当前亟待解决的问题。应通过一些专业的机构进行人才的培养，使他们适应当前模式的管理方式。同时，对现有的专业人员应进行专业素养以及职业素养的提高。

（四）创新档案管理信息化设备。在档案的信息化管理过程中，一些现代化的软件及硬件可谓是信息重要的载体。增加一些现代化软硬件的配备，可以更加有效地推动和加强事业单位档案的管理。也可以提高信息整理以及查找的效率，为事业单位的信息查找提供最大便利。

四、小结

本文着重围绕档案管理信息化的相关问题进行了分析与探讨。对档案管理信息化建设的优点给予肯定，也提出了几项问题和不足，并针对此提出了一系列可行性较高的改进方案。随着科学信息技术的发展，信息化正在一点点的进入我们的生活，我们，特别是一些企事业单位，要运用这种便利，充分提高自己的工作效率，以提高自己的竞争力，在时代的浪潮中站稳脚跟。