试论电子档案信息公开与档案信息安全

文/杜尔伯特蒙古族自治县文广体局文化市场 韩黎明



试论电子档案信息公开与档案信息安全

文/杜尔伯特蒙古族自治县文广体局文化市场 韩黎明

【摘要】21世纪是科技飞速发展的时代，在这一时代背景下，信息的公开程度逐渐加强，信息量实现了高度的共享，长远来看，电子档案信息公开是大势所趋。然而，信息的安全在一定程度上影响着电子档案信息的公开，本文通过分析电子档案信息公开与档案信息安全的必要性，进一步探究电子档案信息安全性的范围，最后通过对电子档案信息安全性提高的解决措施的研究，得出相应结论。

【关键词】电子档案；信息公开；信息安全

一、电子档案信息安全相关理论概述

（一）电子档案信息的含义。电子档案信息是信息的一种。这里所提到的电子档案信息有广义和狭义之分，在广义的层次上，指的是一些源于电子档案的可以消除人们不确定性的，在一定程度上可以体现已经发生或存在的事物运行状态、方式和有关规律的知识。它主要包含以下三方面的内容：第一，和电子档案的信息相关的内容，举例来看，有电子档案的载体信息，还有一些相关的软件和硬件说明；第二，和电子档案内容有关的信息；第三，指的是电子档案的再生信息。狭义的层次上，电子档案信息是指电子档案所包含的内容信息。本文中所提及的电子档案信息指广义上的电子档案信息。

（二）电子档案信息安全工作开展的意义。对于电子档案信息来说，它的保密性较强，不仅会涉及一个国家的经济建设层面，还会涉及一个国家的政治层面。因此，要合理地使用电子档案信息，进一步维护档案信息安全，一旦信息公开后，被不正当渠道所使用，那么对于一个国家的发展会带来巨大危害。因此，从长远发展角度来看，必须加强对于电子信息档案的安全性建设。其次，现在的时代下信息化加快，电子信息技术的发展进一步便利了生产和生活，不过，由于事物的两面性，所以实现电子信息公开一方面可以便利人们，另一方面由于一部分人的信息窃取行为，进一步危害国家。所以，在电子档案的建设上，要加大安全方面的管理。

二、电子档案信息安全性的范围

事实上，电子档案的信息公开是由计算机完成，所以，要想实现在计算机网络不同节点的数据归档，实现档案信息的资源共享，就必须建立健全计算机网络安全系统。不过，由于电子档案的信息传播是通过网络的方式，所以其在传播和存储时有很大的安全风险，任何一个环节都可能受到黑客攻击，进一步导致档案泄密，还有一些类似信息被篡改或删除的现象发生，在安全上很难得到保障，这样一来，会在一定程度上制约电子档案信息的公开。所以，必须制定好预防方案，制定解决问题的措施，进一步保障档案信息公开的安全。

三、加强电子档案信息安全的有效措施

（一）大力加强档案人员的安全意识。在档案信息系统设计上，如果其比较安全，而且设计上又相对周密，但是管理人员的安全意识不足，也会导致安全问题的发生。所以，从长远的角度来看，要想提高电子档案的安全性，就必须提高档案管理人员的素质，这样可以有效降低信息泄露的风险。要想提高档案管理人员的素质，提高其安全意识，就必须加强对内部人员的管理，进一步减少人为失误，通过加大宣传力度来提高安全性，减少危险的发生。

（二）提高操作的安全性。想要在总体上保障好其安全性，就要在操作上加大安全性管理。对于操作来说，其关键是人发挥主观能动性，人是保障电子档案信息安全的关键。所以，要在单位内部加大宣传力度，进一步增强员工的安全意识，在电脑使用和信息公开上，要加大安全管理力度，与此同时，还要突出强调资料备份的必要性，在发展中，减少由于信息公开导致信息泄密和资料丢失的问题发生。综合来看，不仅可以在工作的计算机上进行杀毒，下载安全的杀毒软件，还可以改善环境，提高环境的安全性，增强信息传递软件的质量。特别的，要对于一些重要的信息实行多次备份，尽最大努力降低风险，减少损失。不仅如此，单位的内部也要制定好应急方案和措施，通过分析具体的情况，对电子档案信息进行调节和改进，提高电子档案信息的安全性。

（三）增强档案信息内容的安全管理。现在的大众可以得到的档案信息基本是通过网页或者邮箱传递和接收的。不过，这样的公开方式有一定的不利之处，要想提高档案信息的安全，就必须改进电子档案信息的传播方式。不仅可以通过杀毒软件进行保护，还可以通过信息的内容过滤来保障资料的安全，进一步降低信息公开后的安全攻击率。

（四）加强信息设备的环境安全性。要想提高电子档案信息的安全，就必须加强信息设备的环境安全性。设备室的档案信息存储环境扮演着重要的角色，因此，要想增强对档案信息管理设备的安全性管理，就要提高设备存储的环境的安全性。不仅要进行普通的加密工作，还要进行对于使用权限的控制，与此同时，还要减少设备的使用人员。对于电子档案信息管理来说，最直接和有效的方式就是对档案信息进行管理，加强人员上的管理。在出现信息泄露或篡改等问题时，可以将失误落实到个人身上。除此以外，如果经济条件允许，可以加强对于备份场所的管理力度，在受到不可避免的因素的冲击时，还可以有备份信息做基本保障。

四、结论

对于一个国家来说，电子档案信息是宝贵的财富，它影响到国家的政治、经济和文化的多个方面。要想实现电子档案信息的有效公开，就必须保障档案信息的安全，要想保障档案信息的安全，就需要良好的信息安全环境作为支撑。除此以外，还要完善责任制，档案信息安全并非单依赖某些人或某些产品就可确保，它需要全体档案工作有关的人员都树立安全与保密的共识，才能维护电子档案在网络应用上的安全性。

【参考文献】

[1]张雪香.电子档案管理初探[J].科技情报开发与经济,2007(26).

[2]王颖春.浅析档案信息公开[J].黑龙江档案,2008(4).

[3]殷素芬.电子档案应用中的利与弊[J].现代医院管理,2006(4).