试析学校档案管理信息化建设的“失范”及对策

文/鱼台县实验小学 梁霄；鱼台县人力资源和社会保障局 盛金辉



试析学校档案管理信息化建设的“失范”及对策

文/鱼台县实验小学 梁霄；鱼台县人力资源和社会保障局 盛金辉

【摘要】档案管理是学校日常工作中的关键内容，对学校多项工作的正常进行都有着重要作用，如果学校档案管理信息质量不高，将影响学校正常运作，因此，保障档案管理信息化建设的有效性至关重要。在实际情况中，虽然许多学校档案管理信息化建设取得了一定成绩，但是受人为因素及外部客观因素的影响，依旧存在多种问题。很多高校的档案管理信息化建设都存在一定缺陷，投入不足、运作不规范，给学校运作带来不利影响。本文主要对学校档案管理信息化建设的失范以及对策进行分析，提出了一些建议。

【关键词】学校；档案管理；信息化建设

随着信息化不断发展，我国各学校档案管理信息化程度也不断提高，给学校相关工作的正常进行带来了便利。在实际情况中，很多学校虽然建设了信息化档案管理，但是在资金投入以及人力投入方面较少，相应档案管理人员的职业素质也不高，致使档案信息的准确性以及时效性都难以保障，进而影响档案管理工作正常进行。因此，学校管理人员必须认识到档案管理化建设的重要性，完善相关制度规范，加强对档案管理工作的监督，提高工作人员责任意识，从而更好保障档案管理效果。

一、学校档案管理信息化建设存在的问题

档案管理在学校运作中发挥着重要作用，但是很多学校管理人员并没有较好的档案管理意识，相关管理工作中存在缺陷，致使档案信息数据准确性和真实性降低。很多学校都只是偏重于教学方面，忽视了档案管理，致使学校的档案工作停滞不前，难以发挥出作用。一些学校领导对档案管理的认知度不足，在实际工作中没有对档案管理各环节进行明确，也没有对档案管理体系进行有效完善，致使档案管理工作存在不规范性，给相应工作的正常开展带来不利影响。有些教师没有认识到档案对教学的重要性，对档案资源没有进行有效利用，在实际教学中忽视了对档案信息的收集与整合，致使档案信息的作用难以发挥。

有些学校虽然进行了一定的档案管理工作，但忽视了对档案管理工作人员职业素质的审核，致使许多专业素质不高的工作人员进入档案管理工作岗位，由于这些工作人员缺乏专业培训，对档案管理相应业务工作没有较好认知度，致使档案管理工作存在着多种隐患，不仅降低了各类档案信息的准确性和真实性，而且给学校相关工作的正常开展带来不利影响。

二、学校档案管理信息化建设的方法

（一）加强档案管理信息化建设监管。在档案管理信息化建设中，如果管理人员不加快管理思想及管理方式的转变，将难以保障档案管理工作的正常进行，因此，加强档案管理信息化建设的监管有重要作用。管理人员必须提高档案管理意识，将其置于学校日常工作中的重要位置；管理人员必须对档案信息化管理建设的目标及方向进行明确，根据自身情况制定出合理的管理方案，满足档案管理工作的需求；管理人员需要求工作人员对各种信息技术进行熟练运用，合理配置各类档案资源，促进档案管理的规范化和科学化，以保障档案管理质量。学校需提高档案信息的利用率，将其用于教学工作中，从而更好保障档案管理工作的正常开展。

（二）完善档案管理信息化建设体系。基于档案管理信息化建设的重要性，管理人员必须加强对档案管理的重视，对学校实际情况进行合理分析，完善档案管理信息化体系，并细化相应条例；管理人员须根据档案管理信息化建设需求引入相关设备进行引入，并配置专业技术人员；为了保障档案信息的准确性和真实性，管理人员需要求工作人员将各类档案信息电子化，并合理分类、有效归档。由于档案信息处于不断变化状态，所以工作人员必须及时进行更新，确保档案数据的时效性，以保障相应工作的正常开展。

（三）优化档案管理信息化建设方式。在档案管理信息化建设过程中，需要多方面共同作用，才能保障建设质量，因此，学校必须选择高

素质人才担任档案信息化管理人员，严格审核工作人员任职资格。在对工作人员进行聘用时，学校必须对档案管理各环节进行明确，选择具有计算机技能强、职业素质高、责任意识强的人员进行档案管理工作，这样才能保障档案管理各环节的顺利开展。学校须加强对相关专业人才的培养，建立完善的档案信息数据库，充分发挥出信息技术的作用，促进档案管理的规范化，这样才能更好地保障档案管理信息化建设的效果。

三、结束语

在实际情况中，档案管理信息化建设包含多种内容，对学校多项工作的正常开展都有着一定影响，这就要求学校加强对档案管理信息化建设的重视度，加强对各环节的监督，促进档案管理的规范性。但是实际档案管理中依旧存在较多问题，所以教师必须提高档案管理信息化建设的安全性、规范性，引进各种先进技术，提高档案管理人员职业素质，并及时处理存在的各种问题，这样才能更好保障档案管理工作正常进行，维护学校的稳定运作。

【参考文献】

[1]王希元.中等教育学校档案管理信息化建设中存在的问题及对策[J].档案与建设,2011(7):72-73.

[2]张志红.探析学校档案管理信息化建设中的不足与建议[J].华章,2014(19):313-313.