机关事业单位档案分类整体管理研究

文/国家新闻出版广电总局五二三台 杜文军



机关事业单位档案分类整体管理研究

文/国家新闻出版广电总局五二三台 杜文军

【摘要】档案管理工作是机关事业单位日常工作中的重要内容，是各单位管理水平和工作业绩的重要衡量指标，做好档案管理工作是提升机关事业单位工作效率的重要保障。随着工作效率的不断提高，机关事业单位档案越来越多，且包含的内容也越来越杂，只有对其进行科学地分类才能使机关事业单位的工作顺利进行。本文从机关事业单位档案分类整体管理方面进行一些探讨和研究。

【关键词】机关事业；档案分类；整体；管理

在科技日新月异的时代，科学技术已经渗透到我们日常生活的方方面面，在档案管理工作中我们也感受到科学技术带来的便利，档案管理工作也越来越科学化。随着信息技术的不断发展，机关事业单位档案管理工作也进行了信息化建设，提高了机关事业单位档案分类的效率，有利于机关事业单位档案整体管理。目前，机关事业单位档案管理工作面临新的任务和要求，其档案管理工作取得了一定的成效，但是在档案分类工作方面仍存在一些问题，只有有效解决机关事业单位档案管理中存在的问题和困难，机关事业单位的档案管理工作才能顺利开展。

一、做好档案管理工作的现实意义

在信息时代，信息技术对各行各业都产生了或大或小的影响，档案管理中信息复杂度的不断提高，人们对档案管理工作的重视度越来越低，档案分类工作中的科学化、规范化有待进一步提升，做好档案管理工作迫在眉睫。在机关事业单位中做好档案管理工作具有如下几方面的现实意义：

（一）方便工作人员查找档案，提高工作效率。随着人们工作节奏的加快，机关事业单位的档案越来越多，档案管理人员的工作任务越来越重，只有将这些档案分门别类地规整，才能方面工作人员在工作中寻找需要的资料，否则工作人员需要在海量的档案中寻找自己需要的档案，这需要花费很多的时间。利用信息技术做好档案管理工作，可以提高机关事业单位的办公效率，更好地为人民服务。

（二）有利于档案保存规范化和科学化。档案，顾名思义是分类保存的文件和资料。机关事业单位档案是机关事业单位工作内容的浓缩，对于各单位今后工作的开展有着重要的借鉴和指导意义。在档案管理中，将档案分类保存是档案工作科学化和规范化的体现，有利于提高机关事业单位档案管理水平，提高机关事业单位的工作业绩。

（三）可以促进信息交流和共享。档案是信息的载体，工作信息通过档案展示出来。与企业单位不同，机关事业单位的档案管理有着一定的特殊性，各个部门、科室分开工作，其工作内容多且杂，不同部门和科室之间可能需要共同的档案，如果不将档案分类管理，其工作量之大是难以想象的。

二、当前机关事业单位档案分类整体管理现状及存在的问题

档案管理工作是机关事业单位中不可或缺的重要组成部分，做好档案管理工作有利于提升机关事业单位工作效率，从而更好地服务于人民。近年来，机关事业单位的档案管理工作取得了长足的发展，但是在机关事业单位档案管理工作中仍然存在一些问题。通过对不同地方机关事业单位中的档案管理工作进行走访调查，发现档案管理工作中普遍存在以下一些问题：

（一）重视度不够，管理方式缺乏创新性。档案管理是机关事业单位中不可缺少的工作内容，但是当前机关事业单位的档案管理工作不容乐观，这与领导的重视与否有着直接的关联。21世纪是个创新的世纪，任何部门都应不断通过创新来提高工作效率。机关事业单位所采用的档案管理方式相对落后，档案管理模式和管理方法缺少创新性，不能适应时代发展的需求。

（二）档案管理工作标准缺乏规范化，档案管理体制不健全。机关事业单位中的档案管理是日常工作中的基础性工作，但是总被视为一项附属工作，其运转缺乏一定的标准，而且档案管理体制还不健全。在档案分类中，缺一定的分类依据，档案的存放比较混乱，不利于工作人员的查找，且一些人使用档案后没有及时归为，影响其他工作人员的工作。

（三）档案管理信息化水平不高。在科技日新月异的时代，计算机技术获得突飞猛进的发展，机关事业早已实现了计算机普及化，在其档案管理中也采用了一定的信息技术，但是档案管理的总体信息化水平还比较低，难以适应机关事业单位工作的需求。在新时代，各种先进技术已经应用到各行各业，传统的文件式档案载体已经不能满足档案管理工作的需求，使档案管理工作处于落后的水平，不能满足档案使用人员的要求。

（四）管理人员的素质有待提高。在机关事业单位中，档案管理工作一直被视为轻松的岗位，所以档案管理岗位上安排的人员都是文化水平较低、工作能力不强的小科员，他们没有档案管理专业知识，且缺乏管理经验，难以胜任档案管理这项工作。

三、改善机关事业单位档案分类整体管理状况的措施

在任何一个单位中档案管理都是基础性工作，在机关事业单位中科学完善的档案管理工作更是单位取得长足发展的基石。采用科学化、信息化手段来完善机关事业单位中的档案管理工作已成为当前档案管理工作的重要目标。针对当前机关事业单位档案分类管理中存在的问题，我们可以从以下几个方面“对症下药”地来改善机关事业单位的档案管理状况。

（一）提高档案管理工作的重视度，创新档案管理方式。档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性都很强的工作，各级管理部门都应充分认识到档案管理工作的重要性。档案管理水平是衡量一个单位业绩与管理水平的重要指标，在机关事业单位中要加强对档案管理工作的重视度，创新档案管理方式，推动档案管理工作更加规范化、科学化，不断增强机关事业单位为人民服务的能力。

（二）加强档案管理制度建设，不断完善档案管理体制。在机关事业单位档案管理工作中要贯彻落实责任制度，档案管理工作人员要深刻了解自身工作的重要性，提升自身的工作责任意识，档案管理部门要从档案的收集、整理、使用各个环节上制定完善的管理制度，从而保证档案管理工作的规范性和科学性。在机关事业单位档案管理中要实施业绩考核制度，对档案管理人员进行定期考核，使档案管理员不断学习新知识和新技能，从而提升自身的工作能力，适应信息化时代对档案管理的要求，推动机关事业单位现代档案管理工作的顺利进行。

（三）引进先进的技术设备，提高信息化水平。21世纪是信息化的时代，各行业都在不断引进先进的科学技术来提供工作效率，档案管理作为一项传统的工作，在实际工作中也引用科学技术来提升其工作效率。对于档案管理来说，科学化水平的提高离不开技术创新，为此就必须加强技术引进、推动技术创新，发展满足档案管理需求的现代化管理工具，例如：高速扫描仪、计算机硬盘、文件管理系统等。标准化和信息化是档案管理科学化水平提高的重要标志。提升档案管理工作的信息化水平，就必须引进先进的技术设备，为信息化提供良好的硬件环境。在信息化建设中，要加强软件的开发，方便对档案进行分类保存。

（四）对工作人员进行定期培训，提高档案管理工作者的综合素质。当前人们的生活节奏在不断加快，工作任务也在不断加重，档案数量与日俱增，加大了档案管理工作人员的工作量。电子档案作为信息时代的标志性产物，一方面便利了档案的管理，但是另一方面却使得档案管理工作更加复杂，对档案管理人员提出了更高的技术要求。对管理人员进行定期培训，使其掌握现代化管理手段和工具，提升其工作能力，使其胜任电子信息档案的工作。此外，要加强档案管理工作人员的责任意识培养，让他们了解自己工作的重要性，不断提升其业务水平，从而促进档案管理科学化水平。

四、结束语

档案管理工作是机关事业单位中的基础性工作，做好机关事业单位档案分类整体管理工作，有利于提高机关事业单位的工作效率。本文从当前机关事业单位档案分类管理中存在的问题进行分析，并提出了一些解决措施，希望对相关工作人员有所借鉴。

【参考文献】

[1]张巍.探讨事业单位档案管理存在的问题[J].黑龙江史志,2014(01).

[2]杨鑫.关于事业单位档案管理信息化的建设与发展的探讨[J].科技创新与应用,2013(03).

[3]王冬梅.浅谈事业单位档案管理的现状及对策研究[J].科技视界,2014(03).