高等艺术院校档案资源建设初探

文/四川音乐学院档案馆 邱迎春



高等艺术院校档案资源建设初探

文/四川音乐学院档案馆 邱迎春

【摘要】高等艺术院校档案资源建设对高校的可持续发展、扩大自身优势有着重要的推动作用。高等艺术院校档案内容丰富，种类繁多，主要来源于课堂教学、艺术研究、艺术实践、艺术文化表演等活动直接形成的对学校和社会具有留存价值的各种文字、音频、视频等不同形式、载体的历史记录。本人拟从高等艺术院校档案资源建设中存在的问题这一视角，进行探究，并提出相应的解决途径。

【关键词】高等院校；档案；资源建设

一、加强高等艺术院校档案资源建设的重要性

2016年4月13日，国家档案局印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》。“十三五”规划纲要中明确提出了发展目标：到2020年初步实现以信息化为核心的档案管理现代化，基本建成与全面建成小康社会相适应、有效服务国家治理和“五位一体”建设的档案事业发展体系。所谓五位一体即“档案治理法制化”“档案资源多元化”“档案利用便捷化”“档案管理信息化”“档案管理安全高效化”“档案队伍的专业化”。“五位一体”建设为高校档案馆的发展指明了方向和目标。档案资源的高效管理是实现高校档案管理现代化的前提条件，同时也是适应高等教育改革发展的需要，高等艺术院校应充分认识档案资源建设是建立档案资源体系的基础，努力创建具有高等艺术院校特色的档案资源体系。

二、高校档案资源建设的现状分析

虽然近年来高等艺术院校档案馆在加强档案资源建设方面做出了许多努力，但总体而言，仍存在以下问题。

（一）高等艺术院校档案馆业务指导职能弱化。高校档案馆具有双重职能:既是具体执行学校档案管理的行政部门，又是永久保管和提供档案服务的科学文化事业机构。高校档案馆普遍存在业务指导职能相对弱化，一方面由于档案馆在整个学校组织机构中的地位边缘化；档案馆在参与学校重大事项，以及关键活动中的参与度有限。另一方面档案馆工作人员的自身能力素质的局限性；档案馆工作人员的主要构成是以档案专业为主，计算机以及信息管理专业人员相对较少。在档案实务工作中主要表现在档案的收集环节。档案馆一般根据学校的发展以及各立档单位的职能范围制定的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，但在实际的档案收集过程中，立档单位很少能严格按照归档范围收集材料，一般是立档单位交什么，档案馆就收什么。立档单位归档材料质量的高低主要取决于立档单位领导的重视程度和兼职档案员的业务水平。加强档案馆业务指导能力，构建和谐的档案管理交流体系，处理好监督与指导的关系。

（二）高校档案资源建设渠道单一。目前，高校档案部门主要实施《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》来收集档案资料。一般年终收集当年的档案材料。笔者认为在日常档案收集管理中，应该年终与日常收集相结合。与立档单位日常教学工作相关的例行的归档范围中的档案材料可以年终收集；对于学校阶段性的重大事件、重要的学术活动、有影响力的艺术实践以及大型演出活动应在事件完成后及时归档。一方面有利于材料的收集完整与齐全，便于及时追缴相关档案材料。另一方面，有利于档案材料及时入馆，在一定程度上有利于建立档案项目的专题管理。档案馆工作人员应该及时关注学校的发展、注重日常收集与日常专题档案征集活动相结合。发动学校教师和学生的参与档案收集活动的积极性。同时要加强与各院系、职能部门协同合作，不断拓展档案收集渠道。

（三）高等艺术院校档案资源建设意识淡漠。档案意识是指，人们对档案以及档案工作的认识程度。高校档案馆一般通过档案知识展览以及开展档案知识系列讲座，使广大教师、学生对档案以及档案相关知识有了一定的了解，但对于准确表达档案利用需求，有效通过档案资源的查询辅助教学、科研或者学生进行艺术课题研究方面比较薄弱。档案工作者应加强档案知识的宣传，通过校园网、档案网站平台进行宣传，开展相关的档案知识竞赛、档案法制系列讲座活动，出版档案编研成果，让教师及学生从思想上强化档案意识，特别是在国际档案日、学校周年庆开展档案宣传系列活动，以展览的方式直观、生动地再现学校发展历史进程、教学成果。强化各部门和全校师生“既是档案的制造者，又是档案保护者”的法治意识和责任意识，形成人人懂档案、爱档案、知档案、用档案的良好氛围。

三、加强高等艺术院校档案资源建设

（一）上级主管部门和高校领导应给予高度重视。进入十三五以来，四川省将大力发展以音乐产业为龙头的文化产业，作为西南地区最大的多学科、多层次综合性艺术院校，我院在促进四川省文化建设、推动四川省音乐产业发展起着积极的引领作用。面对外部良好的历史发展机遇，学院拟定了“关于音乐产业发展三十条措施”的报告。这是我院

全面提升自身优势的又一历史机遇。

档案工作若能得到上级主管部门以及院领导的重视，必将顺利完成。作为上级主管部门和院领导，只有把档案工作纳入自己工作规划中，才能保这项工作的顺利进行。档案工作所需要的人力、物力、财力等才能快速到位。针对我省大力发展文化产业的历史契机，我院作为其中重要的参与者，在整个事件活动中会产生丰富、优质的档案资源。作为档案工作者有责任和义务利用档案学理论和知识维护档案资源的有机联系，记录整个事件，记录在我省文化产业发展中，我院参与事件的历史记录，同时也是我院的历史成长轨迹。

（二）加快高等艺术院校特色档案资源的整合开发。高等艺术院校特色档案资源是指学校在从事艺术教学、科研以及创作、艺术表演实践等活动中形成的，具有学校特色，具有查考利用价值的历史记录。以我院为例，根据学校的教学、科研进行专题性区分，将原来的档案材料按照“艺术实践”“西南地区乐器研究”“藏羌文化研究”“非物质文化遗产研究”等专题进行分类标注，然后进行相关专题的提取，形成专题档案。经过优化整合的特色档案资源不仅反映学校的多元化成果，而且可以有助于丰富馆藏内容、改善馆藏结构。

（三）开拓档案资源建设新思路。高等艺术院校档案部门要树立“大档案”意识，以新的思维、新的方法去应对新变化。要把加强和促进档案信息资源建设作为业务建设的重点。高校档案部门要与时俱进，积极引进新观念、采用新技术、不断开拓档案资源建设新路。档案馆应加强与图书馆、博物馆、信息技术部门及学校其他相关部门合作，共同构建文献信息资源平台，形成信息合力。使档案馆、图书馆、博士馆相互链接，形成庞大的信息资源库。

四、结束语

高校档案资源建设是一项系统工程，需要得到组织机构以及主管院领导的关注与支持，高校档案资源建设任重而道远，在信息化背景下，档案馆要以开放的姿态，不断改进档案信息资源的管理方法，转变服务理念，让档案信息资源发挥更大的效用。

【参考文献】

[1]闫爱莲.我国高校档案资源社会共享的途径[J].山西财经大学学报,2011(6).

[2]侯英杰.高校特色档案资源管理探析[J].兰台世界,2015(5).

[3]罗宝勇,乔健.哈佛档案网站的特色及其对我国高校档案网站建设的启示[J].档案学通讯,2010(5).