探析医院档案的集中统一管理策略

文/中山市黄圃人民医院 梁燕莹



探析医院档案的集中统一管理策略

文/中山市黄圃人民医院 梁燕莹

【摘要】档案资料作为医院开展活动的重要凭证和真实记录，对医院的发展造成很大的影响。为了使档案资料的作用发挥出最大效果，必须从医院档案管理工作中存在的问题进行分析，并制定和完善集中统一管理策略。

【关键词】医院档案；集中；统一管理

一、医院档案集中统一管理的重要性

（一）有利于落实与实施各项法律法规。要求各级机关部门在相关法律规定下严格依法行事，将相关法律法规和政策落实到位，加大管理力度，以有助于落实与实施各项法律法规。医院是一种医疗性机构，档案管理具有内容多、复杂和范围广的特点，集中统一管理档案，能够有效解决以前内容单一和管理分散的问题，使档案管理工作得以顺利进行。

（二）有利于规范档案室的管理工作。任何单位组成的图纸、图表、照片和文件材料等都属于档案管理的重要信息，将这些档案信息进行分类归档，以及统一管理，在改善过去档案载体单一的背景下，还可以将财会、科研和基建等资料信息集中统一实施规范化管理，从而将档案室管理发挥出最大功用。在对录像、照片和影片等资料进行集中统一管理以后，还能够较快地将单位的历史面目呈现出来。

（三）有利于社会和国家财富的保管。在以前的档案管理工作中，各个机关部门的档案管理相对比较分散，这在一定程度上对档案的有效利用有很大影响。对国家和社会来说，这些档案资料存在很大的利用价值，是一笔宝贵的财富。集中统一管理医院档案以后，以前的资料得到了安全有效的管理，有利于国家和社会财富的保管。

二、医院档案管理工作的主要问题

（一）归档缺少完整性。由于归档制度无法落实到位，在日程工作中各个部门不够重视档案管理的图纸、影片和文件材料等资料信息，严重阻碍了医院以后展开全面考察历史的工作进度。同时，有些资料信息没有及时进行归档，在一定程度上也造成归档缺少完整性。

（二）档案利用不够广泛。由于档案室的工作人员为科室或者是部门提供的服务不及时，档案利用缺少广泛性。在日常档案管理工作中，工作人员在生产、科研和医疗等缺少了解，咨询也不全面，加上在科研实践中少数部门没有利用、总结或者是研究档案资料，导致档案资料的利用率过低。如：在对某些项目进行规划过程中，尽管参考资料不够，但是也不会到档案室查阅资料，结果资料信息不能得到利用，还可能对决策的正确性造成影响。

（三）档案归类比较分散，且载体单一。医院设立的部门比一般企业单位的部门要多，各个部门都有属于自身的档案室，其档案制度也各种各样，但是档案管理模式主要以单一的文书管理为主，这样就导致档案的更新和查阅不及时。随着新档案管理的门类不断增多，档案管理在保管方法上也存在很大的差异。在这样的情况下，实行医院档案集中统一管理具有重要意义。

三、医院档案集中统一管理的策略

（一）建立完善的档案管理制度。近些年来，医院科学技术不断发展，在临床治疗中各种先进设备的应用越来越广泛，档案信息的形成越来越多。所以，医院应该与自身实际情况紧密结合，建立一套完善的档案管理机制。针对这些现象，医院应该制定科学合理的管理制度，明确管理职责，建立考核制度。同时，医院档案部门指定的档案分类方案必须根据国家相关规定进行，进一步明确归档范围和保管期限。对于各个科室管理的不同，还应该采取相应的归档和立档管理标准。

（二）提升全体员工的档案意识。医院应该定期对全部工作人员学习《档案法》的内容进行培养，加大《档案法》的宣传力度，让全体员工都认识档案管理的必要性。有效的管理与保护档案资源，是每一位公民和档案管理者的工作职责。除此之外，医院领导应该给予思想上的重视，这就需要领导人树立正确的档案管理意识，并提升工作人员的意识，达到档案的集中统一管理的目的。医院档案作为医院各项工作的凭证和真实记录，不但能够客观地反映出医疗服务质量和医院的管理水平，也是医院开展各项科研工作的重要凭证，为医院领导做正确地决策提供有利的参考资料。

（三）提升工作人员的综合素质。近些年来，医院体制的改革不断深入，要求医院应该按时对管理人员的档案管理知识培训，不断提高综合素质。另外，还应该对管理人员的业务知识培训，提升管理人员的综合业务水平，让管理人员能够掌握和了解先进的管理技术，从而提高医院档案的集中统一管理效率。

（四）加强业务指导。实际上，因为档案管理人员没有及时了解各科室业务的具体情况，加上不能完全掌握文件材料的组成规律，导致立卷时频频出现无法整理或者是整理不好的情况。因此，档案部门必须加强工作监督指导的力度，在检查各科室的文件形成、立卷和整理时应该严格按照合理科学的管理规定进行，从而确保文件材料具有完整性和规范化，进一步提高档案集中统一管理的效率。

四、结束语

综上，医院档案作为医院各种活动的重要凭证，能够全面反映医疗质量和管理水平，因此，必须建立完善的档案集中统一管理体系，有助于医院档案安全的保管，有可以提升医院档案资料的利用率，使医疗卫生事业能够健康稳定的发展。

【参考文献】

[1]侯洁.对医院档案的集中统一管理探究[J].科技致富向导,2014(13):162-162,186.

[2]魏双跃.档案集中统一管理是实现医院档案管理现代化的前提条件[J].黑龙江史志,2013(19):141.