医院档案库房安全管理建设的思考

文/海南省海口市人民医院 冼茂娟



医院档案库房安全管理建设的思考

文/海南省海口市人民医院 冼茂娟

【摘要】医院档案库房安全管理工作是档案保护最重要的基础工作之一，是档案部门的基本任务，本文就如何进行医院档案库房安全管理建设，满足档案保管的最基本安全要求和保管条件，最大限度地保护档案安全，提出一些有效的工作思路和方法，有力保障医院档案安全管理工作的顺利进行，对医院管理也是一项更具全局意义的工作。

【关键词】档案库房；安全管理建设；方法

档案作为人类进步和经济社会发展的历史记录，随着当今社会经济、政治、文化、自然环境的发展变化，档案的安全越来越引起档案工作者的重视，档案库房安全管理就是其中之一。档案安全管理要从档案工作的每一环节抓，笔者从事医院档案工作二十多年，对此有较为深刻的认识和思考，认为档案库房安全是档案实体安全的前提，是档案部门的基本任务和第一要务，更是档案工作的根本保障。

一、医院档案库房安全管理的缺陷

（一）缺乏有效的库房安全管理机制。实践工作中，档案库房安全工作没有引起医院领导和档案人员的足够重视，没有制定完善的档案库房安全管理制度和应急预案，管理缺乏系统性，安全制度执行不力，不少档案人员对预案的内容理解不够，组织安全应急演练不到位，以致面对突发事件时束手无策，应变能力低，容易出现安全管理脱节现象，造成档案丢失、损毁等现象时有发生

（二）档案库房安全保护存在缺失和隐患。目前，医院办公用房较少，档案库房选址多在顶层或底层，个别档案库房与档案工作场所合用，档案保密性差且不科学，人员杂，档案易散失；库房大多采用含紫外线较多的荧光灯，也有的白炽灯灯泡过大，窗帘不遮阳，不利于防光、不适宜档案的保护，档案易褪色；不少老库房的电线系明线，易引起线路短路；装具安装的密集架质量较差，安全隐患大；库房没有安装应急灯，停电后不能利用档案。

二、库房安全防护设置的基本要求

（一）档案库房的选址。按照国家有关规定档案库房应单独兴建，但目前医院并不具备这些条件，所以选址上要因地制宜，不是任何一间办公室都可以用作库房。从档案保密的角度来讲，库房宜选择办公楼层中间，且楼板应具有一定的承载力，虽然建筑上没有专门的标准和设计，都须符合档案库房安全保护条件，这是档案保管最基本的物质条件。

（二）库房安全合理布局。合理规划库房案卷存放格局，实行三分开，即做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开，且库区内布局不应设用其他房间，其他办公用房之间的交通也不得穿越库区，从库房借阅的档案传送中尽量不通过露天通道，以免日晒雨淋，有温湿度要求的房间应集中或分区集中布置。

三、健全档案库房安全管理制度

（一）建立和完善档案库房安全管理工作制度。如：制定库房档案保密制度、定期检查制度、档案进出库制度；定期清扫制度、档案安全检查制、防火制度等，做到八防：即：防尘、防腐、防潮、防虫、防高温、防火、防光、防盗的相应防范工作，体现档案管理工作的规范性。严格按照规定执行，以制度管人，创立最佳的库房安全管理工作机制。

（二）库房安全专项工作专人管理。每天巡查，节假日（小长假、大长假）都应安排人员值班巡查，库房门前留存责任人联系电话。落实库房安全责任制，做好档案室藏统计、库房安全巡查等各类登记册簿的记录。库房整洁，室内勿堆放杂物，避免引起火灾、鼠灾。非库房人员未经许可不准入库，不许在库房内从事与库房工作无关的活动，保持库房管理的安全状态。

四、制定完善的档案库房安全应急预案

（一）制定针对性和可操作性的库房安全应急预案。以应用和实效为主导，管理与技术为支撑，成立档案工作突发事件应急处置工作领导小组，明确相关人员的安全职责。结合档案库房可能面对的具体突发事件的特征、危害程度，制定防范、应对、急救的基本措施，采取最有效行动保护并抢救档案，保护未受损的档案，抢救已受损的档案，消除灾害对馆藏档案的威胁。

（二）注重与相关部门组成的应急联动救援。目标是在应急的情况下，采取最有效行动。如医院安保、后勤管理部门等，档案库房一旦发生火灾、水灾、震灾等突发事件，相关部门应尽做出应急处置工作，开展自救互助，共同抗灾，保证突发事件应急处置工作的有效实施。

五、档案库房安全防范和处置技术

（一）针对档案的安全需求、管理现状和存在问题，进行安全风险分析，提出解决方案和预期目标。在进行改造、装修档案库房时，要充分考虑档案室的建筑要求和合理布局，满足档案保管最基本的安全要求和保护要求，整体提高档案保管条件，最大限度地延长档案的“寿命”。

（二）规范库房示意指南。在库房内标示库房档案及库房相关设备、设施存放位置的索引，每个档案库柜、架应摆放科学，分门别类清楚，取放整齐有序，优化管理，使平日库房管理人员切实掌握库房档案的存放情况，能在短时间内向查考者提供利用的同时，更有利于在突发情况下迅速抢救并转移档案。

档案是医院宝贵的财富，档案安全是档案工作的生命线，档案库房安全是档案安全体系建设的重要内容之一，以人为本构建和谐档案工作，倡导安全第一。实践证明，加强档案库房安全建设，实行档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。建设一支高度自觉安全、技术过硬的档案人才队伍，有力保障档案安全管理工作的顺利进行，是医院档案工作可持续发展的坚实基础，也是医院管理一项更具全局意义的工作。