电子档案管理在中专学校档案管理中的应用

文/河南省南阳文化艺术学校 赵明霞



电子档案管理在中专学校档案管理中的应用

文/河南省南阳文化艺术学校 赵明霞

【摘要】进入新世纪后，我国社会经济获得高速发展，信息化特征不断凸显，在社会各个领域中电子档案的运用范围不断扩大，日常管理和办公是其主要的服务对象。电子档案所独有的优势，让日常工作更加轻松和便捷。笔者在本文中首先分析了中专学校档案管理的实际情况，然后研究了在中专学校档案管理中电子档案管理的应用，以期更好地促进中专学校档案的管理工作。

【关键词】电子档案；中专；档案管理；应用

进入新世纪后，科学技术获得极大地发展，在社会各界各领域中科学技术有广泛的使用，就当前中专学校档案管理而言，很多学校使用的档案管理方式比较传统。电子档案是学校多种工作中形成的多种类型且具有较高使用价值的电子文件以及管理过程中使用软件沉淀的相关数据。其有多种多样的形式，如电子报表、图纸、声像等等，由于具有显著地优势，在各种管理工作中扮演着重要的角色。笔者在本文中首先分析了中专学校档案管理的实际情况，然后研究了在中专学校档案管理中电子档案管理的应用。

一、中专学校档案管理的现状

（一）工作量过大。就中专学校的当前情况而言，每一年需要进行更改的档案数据有很多，如迁入、记录等，档案的变动量甚至超过千万，同时存在各种干扰因素，档案变化不良量大而且烦琐，具有显著的跨区域特性，我们需要投入大量的人力、物力进行维护、保存等。

（二）信息科技的提升，我们需要进一步提升电子档案管理的信息化程度。作为一种效率高、方便的处理方式，在中专学校档案管理中并没有把信息技术的多项优势充分发挥。还有很多中专学校档案的主要形式为纸质档案，仅仅在交换、检索等一些辅助环节上，电子档案发挥部分作用，和新世纪背景下教育教学的实际发展需求相比，这种传统的档案管理方法难以满足其需求。当前中专学校的电子档案管理所处的阶段为初期，很多工作人员对自动化软件熟悉程度有待加深，也就意味着在中专学校档案管理中，电子档案管理并没有把其优势充分发挥。

（三）档案管理操作的标准程度有待进一步提升。不同学校存在不同的情况，这就导致制定的规章制度和标准统一性较差，有的学校之间制定的档案管理标准、制度相互抵触，从整体上提升国内中专学校档案管理水平势在必行。

二、电子档案管理在中专学校档案管理中的应用

（一）强化电子档案及网络的安全性。实际上，借助网络对电子档案进行传输的时候安全性难以保障，也就意味着安全风险无时不在，对此，我们要重视起来，使用多种有效的措施提高其安全性，其主要方法为：周期性检查、更新、升级、维护相关软硬件，定期的检测、维护和清理相关设施和网络服务器，同时还应该设置专职的网络安全监督人员，对近些年存档的文件定期的检查，及时备份和更新比较重要的文件，同时，应该重视身份证验证建设等等，通过多种手段和措施，把传输、贮存、运作电子档案过程中的安全风险降到最低。不仅如此，运用电子档案的时候，需要具有严格的步骤要求，必须严格要求各种操作行为，不能自己下载和改变，以便于其安全性能的提升。

（二）完善相关规章制度，规范操作流程。

1.强化工作人员的安全操作意识以及职业道德建设，重视培训工作，保障档案管理人员职业素养以及管理技能进一步提升，进一步强化档案管理工作中的规范和要求，提升电子档案应用操作的熟练度，以便于在计算机接受和管理的时候更加熟练，实现现代化的电子档案管理操作。

2.在实施管理具体电子档案的时候，需要进一步科学地完善相关制度，以实际情况为基础，提升电子档案管理的科学性。如：归档制度、保密制度等等，让电子档案在管理的过程中不断提升安全程度。

3.实际工作的时候，应该致力于保障构建管理制度以及操作标准的规范性，统一各单位的储存格式、处理方式，进一步完善和规范档案的收集、使用和保管等环节，最大限度地降低保管过程中的兼容性问题，以免实际工作中出现各种漏洞，提升电子档案管理的水平和质量。

（三）优化服务方式。在中专学校从事档案管理的人员要深入挖掘馆藏资源，重视加工、处理等环节，然后有效结合多媒体技术、信息技术等技术，在高质量、个性化服务理念的指引下，在保障安全的基础上共享电子资源。同时，保存电子文件的时候需要以压缩文件的格式储存，也可以使用光盘进行贮存，不管使用何种操作模式，都应该根据学校的实际情况加以确定并统一，作为档案管理工作者应该具有较强的服务意识，本着“以人为本”的服务原则，强化服务水平的提升，以便于保障学校档案更好地服务于学校的管理、教师的工作和学生的学习。科学的构建服务体系，更好地向用户提供各种所需的服务。

三、结束语

总而言之，随着时代的发展和进步，在中专学校档案管理工作中，电子档案管理扮演着重要的角色，发挥着重要的作用。作为管理中专学校档案的人员，我们应该对新历史背景下电子档案管理中存在的问题、出现的新情况进行总结、分析、研究并创新，不断优化电子档案的管理方式和形式，出台科学的操作流程和相关制度，让电子信息更加安全更好地服务于学校的发展。

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