关于新时期做好文书档案管理工作的思考

文/西山煤电（集团）有限责任公司档案馆 郭玉珍



关于新时期做好文书档案管理工作的思考

文/西山煤电（集团）有限责任公司档案馆 郭玉珍

【摘要】现代社会，经济高速发展，各大小企事业单位都在机遇与挑战中不断调整自身的结构与管理模式，作为资源管理体系中最重要的组成部分，文书档案管理日渐被人们开始予以重视，它是社会各行各业历史发展过程的一种文本记录，更是对其发展的一种客观评价与反应。随着社会的不断加进步，如何做好文书档案管理工作，早已成为了研究者们亟待研究的重要课题。

【关键词】新时期；档案管理；思考

社会不断发展进步，企业的文书档案日渐增多，历史遗留问题加之文书档案管理体系的不健全导致文书档案管理中出现了一些问题，因为文书档案是将文书信息整理存档以备有需求的部门随时使用的，所以，就目前而言，设立健全的、系统的文书管理档案，并对其管理工作加以创新和实践是各大小企事业单位亟需解决的问题。

一、新时期做好文书档案管理工作存在的问题

（一）管理人员的综合素质不高。在现今社会，文书档案管理工作日渐被人们提上管理日程，一套行之有效的文书档案管理体系需要一批专业水平较高，道德品质优秀的工作人员进行建立并完善，因为从文书档案的形成到档案的确立，以及档案的归档，整个过程琐碎而繁杂，尤其是归档时，要保证数据、案例等信息准确无误，很多符号，哪怕一个小数点就会影响整个文书档案的正确性，所以这就需要人员的规范化操作和管理。是不可以掺杂虚假信息和错乱数据的，这对工作人员的要求就很高。但是现在的问题是，一些文书档案管理人员管理思维落后，个人综合素质不高以及专业管理水平较差，最后就导致文书档案在管理过程中出现了一系列的问题，这与现代社会的发展趋势和发展理念是不协调的，也不利于企业的健康、可持续发展。

（二）存储档案文书的质量有待考察。因为现在的文书档案工作人员业务水平较差，所以致使文书档案在建档和归档时出现了文书质量问题。管理人员意识不强，管理水平落后，道德感和责任感不重，以及一些个人的利益驱使致使一些工作人员在资料搜集时就开始弄虚作假，文书档案一开始的建立就是错误的，信息不真实，此外，在文书归档过程中，因为对数据和内容等细致的要求比较多，有些工作人员在进行电脑输入时思维不够缜密，输入不够细致。另外，文书档案存档时还存在一个问题就是文书档案在选择时不够全面的问题，很多重大事件、重大理念没有被采入文书档案中，文书档案内容空洞、简单，这样就不利于以后为企业查档服务。所以，在整个系统中，文书的准确性和质量性有待考察，迫切地需要实行系统的管理制度和工作责任制。

（三）缺乏现代化的管理方法。传统的文书档案管理工作主要采取“立案”的整理方式，基本上都是工作人员手工进行档案的搜集、建立、归档和检索工作。这样的方式繁杂、琐碎，并且个人的因素很高。质量是我们首要考虑的问题，为了做好现代化的档案管理工作，把好质量关，就需要正视现在文书档案管理方法的落后性。现在的管理方法，传统的管理方法将占用了大量的人力、物力，但是也不见文书档案的质量很高，在种形式下就需要不断调整管理方法，正确地使用现代化的方法和手段进行文书档案管理，因为只有系统的、科学性的、规范的现代化管理模式和方法才能节约人力、物力，并更好地适应社会和企业的发展需要。

二、新时期做好文书档案管理工作的措施研究

（一）加强文书档案管理工作的人员素质建设。要想提高档案工作管理工作的效率和质量，首要的任务就是加强文书档案管理人员的综合素质，要不断培训以提升他们的业务水平，还应该进行素质教育和培养，让广大的文书档案工作者对该本职工作有较高的思想觉悟和责任感，除了要掌握扎实的库藏整理基本功外，还能够做到时刻检阅、勤加整合。文件的收、发登记是必须谨慎细致的。除了业务水平外，还应该注重工作人员的道德素养和职业操守，杜绝工作人员在进行文书档案建档和归档时出现徇私舞弊，偷工减料，投机取巧的行为。这就需要管理层和相关部门建立健全的管理工作体系，制定相关的人员规范责任制度，明确划分人员的管理职责，并定期对员工进行岗内培训和岗外教育。

（二）注重文书质量，建立标准化的管理。根据企业的实际情况，建立一套系统的、科学的、标准化的管理是时代所需，企业发展的必然选择。对员工进行标准化的职业培训，建立相关的责任机制和，区别各个员工的工作内容，这样才能确保档案的采编和资料的归档具有一定的系统性，并且一旦文书档案查阅时出现错误的话，也可以及时地查找相关责任人。具体的方式、方法是在建档时工作统一进行工作任务分配，并在每一份文档上标明相关的工作人员姓名等，实行管理制度责任制，这样才能有效地提高员工的责任意识，细分工作后员工也会更加积极地开展工作，在以后的实践中也会节约时间、节约人员成本，避免工作的交互性。建立标准化的管理，注重员工对于文书档案的质量管理，这样对于文书档案管理工作是即为有利的，对于日后的文书档案的检索效率也有着大大的提升作用。

（三）加强现代化管理。传统的文书档案管理很多都是手动的，在今后的发展中亟须引入一些现代化的管理模式和管理系统。采取高科技的文书档案管理设备，加强办公自动化技术水平，尽量规避认为工作失误，提高文档的准确性和安全系数。

三、总结

文书档案是企业历史发展的真实记录，它作为一种有据可查的历史凭证，是企业实现持续发展的主要因素。在新时期，只有做好文书档案的保密工作，建立专业化的管理团队和管理人才，并健全科学的档案管理体系和方式、方法才能更好地做到企业内部资源整合，大大的提高企业文书档案管理工作的质量，并为企业的发展而服务，促进企业的良性发展。