信息时代档案管理工作问题及对策探析

文/中山市人民政府五桂山办事处党政办公室 何洁



信息时代档案管理工作问题及对策探析

文/中山市人民政府五桂山办事处党政办公室 何洁

【摘要】随着科学技术的不断发展，推动了我国各个领域不断向前发展，计算机和网络通信技术是新时代的标志性产物，被广泛应用于档案管理领域。因此，档案管理部门应树立新型的档案管理理念，进一步加快档案管理信息化建设，使档案管理更好地顺应新时期社会发展潮流，促进社会稳步持前地发展。

【关键词】信息时代；档案管理；信息化；问题；对策

一、分析信息化时代背景下档案管理工作面临的问题

（一）缺乏统一规范的信息化标准。档案信息资源管理本身具有信息化属性和实际效用，只有使档案管理抵达真实、标准、规范目标，才能确保档案管理的安全性和准确性要求。然而，就当前的档案管理工作而言，在形势和层次上档案信息系统和网络建设存在较大差异性，由此限制了档案信息管理工作在开发、服务、规范和共享等方面的发挥和发展。除此之外，档案管理工作受多种因素及条件的限制，对档案编制没有进行标准化和统一化，导致档案编制细则存在互不兼容现象，造成大多数系统软件可移植性较差。并且，现阶段只有部分档案馆和某些专业系统上对档案信息化标准实现了统一，缺乏全国统一的档案信息化标准。

（二）管理软件不通用。在信息化时代的背景下，计算机互联网技术已普及到各个城市、乡村的千家万户，随着我国信息化水平建设的发展，档案管理工作的信息化建设也被席卷进了改革的浪潮，并且逐渐出现了针对档案信息管理软件的开发和设计成果，已在档案管理工作中得到了实际应用。对于档案工作的基本需求而言，这些管理软件已经足够。然而，就目前的形势来看，信息化建设并非一时的效应，而是承载着未来巨大发展前景的。因此，瞻望未来的信息化档案管理工作，目前的档案管理软件与未来档案管理信息化发展要求相差甚远。与此同时，在管理软件配置的硬件设施、系统设置等方面不同的部门有不同的标准，所以，在对档案软件的开发和利用方面也存在显著的差异，两者之间无法形成相辅相成的良好协调发展关系，不能通用，由此在一定程度上阻止了档案信息资源的共享。

二、解决信息时代档案管理工作问题的对策

针对当前档案管理工作面临的一系列问题，若不能得到及时有效地解决，势必对我国信息化建设目标造成影响，阻碍我国知识经济时代的快速发展。因此，探究解决这些问题的对策具有现实性的重要意义。下面提出了针对性的解决对策：

（一）加强档案资源的信息化建设。在当前信息时代的背景下，实现档案资源的有效共享是档案信息化管理的终极目标，从而最大化发挥档案的价值与作用。对于这一目标的实现，必须从提升档案资源信息化建设水平开始。

首先，应对当前新建的信息技术进行有效利用，实现各部门的信息软件与档案系统的对接，使档案信息实现自动化处理目标，从而抵达档案、文件管理的一体化目的，促进档案信息的快速检索，确保它的高效率生成。其次，积极引进计算机、缩微技术等现代化设备和技术手段，将文字、图像类等不同载体的档案进行数字化存储，提高对档案信息的存储、处理、检索能力，使档案信息能够得到有效的海量存储，也防止或避免档案老化及人为损害等不良现象的发生。再者，通过建立档案信息网络，利用计算机网络实现远程式的无障碍档案信息传输与交流，打破馆藏档案的地域性、封闭性，使档案信息资源成为一个统一的、开放的信息资源系统，使信息资源达到高度共享的目的，从而提高档案信息资源开发利用工作的效率。

（二）建设高质量的档案数据库。随着信息化时代步伐的加快，数据信息成了当前档案的基本形势，数据信息主要是从计算机网络数字化运输平台传输，由此实现了档案信息的高速率处理，建立了数据库。数据库作为存储数据信息的专属区域，它的质量对于数据的安全性是最大的保障，也是确保档案管理工作效率提升的关键。因此，建设一个高质量的档案数据库是极为必要的。除了符合网络传输标准，还要满足人们利用网络进行阅读的习惯。与此同时，应当与计算机的数据信息读取标准吻合。除此之外，必须充分对建设数据库时档案未来的发展前景进行考虑。在对软件进行选择时，必须以档案未来的发展前景为基础，为更好地顺应数据库对未来的发展要求。在数据库建设成功后，必须对数据库设置安全保障措施，强化其运行维护管理工作，从而保证数据信息的安全、有效存储。

（三）加大档案管理人才的培养力度。随着我国的信息化水平建设越来越高，信息网络化建设成为了当前我国各个领域改革的关键内容，这也给档案管理工作带来了巨大挑战。相应地对信息化档案管理人才的要求也越来越高。因此，档案管理人员必须首先树立起全新的档案管理理念，对基础的档案管理知识进行熟练掌握。在此基础上，积极地学习现代化先进技术，掌握计算机、数据库管理、数据输入等的基本操作内容，以及网络管理技术。一方面要对档案管理有关知识进行充分掌握；另一方面要对信息资源开发的技能进行充分掌握；如此才能顺应新时代档案管理信息化建设的需求，推动档案管理工作在信息时代背景下的健步发展。

三、结语

在当今社会信息化网络建设建设的大背景下，档案信息管理工作面临着新的挑战和机遇。因此，应树立新型的档案管理理念，提升档案管理信息化建设效率，使档案数据不断向数据化、系统化、网络化的管理水平迈进，以适应当前信息化社会发展需求，从而提升我国档案管理工作信息化建设水平。

【参考文献】

[1]徐辉.浅议信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].黑龙江科技信息,2012(23):124.

[2]金秀春.信息时代档案管理的途径[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2013(03):52-53.