加强交通建设工程质量监督档案管理之我见

文/湖南省怀化市交通建设质量安全监督管理处 马玲



加强交通建设工程质量监督档案管理之我见

文/湖南省怀化市交通建设质量安全监督管理处 马玲

【摘要】文章对交通建设工程质量监督档案管理中存在的问题进行了分析，以及如何加强交通建设工程质量监督档案的管理提出了几点建议。

【关键词】交通建设；工程质量；监督档案

交通建设工程质量监督档案（简称质监档案）是指自受理、审查交通工程建设项目质量监督申请，工程项目中间质量监督检查、检测、交工验收质量检查、检测、工程质量评定，缺陷责任期质量检查、检测，竣工验收质量检查、检测，直至工程项目竣工质量鉴定全过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等形式与载体的原始记录。同时又是真实记录交通建设发展过程的第一手资料，它即维护着交通建设历史发展历程的真实性，又对工程质量起着重要的指导、监督、保证作用，而且还是今后交通工程规划、维修及改扩建等不可缺少的科学依据。但就目前形势下，质监档案管理中还存在一些问题。

一、管理意识薄弱

长期以来，许多参加交通建设的建设单位和管理单位对工程档案工作都缺乏应有的重视，首先是建设单位在施工阶段，由于施工任务重，项目多，同时还有许多具体的工作需要协调解决，因而忽视了档案工作，等到交通工程完工要办理竣工验收时，施工单位才不得不投入大量的人力、物力突击补充档案资料，以应付工程竣工验收之用，致使工程竣工档案资料质量较差。而有些交通建设管理单位又没有很好地实行集中统一管理，造成了不少档案散失严重，即使保存下来的也不完整，或因保管不当，致使现有的图纸不清，纸张变质。这些都将严重地影响到交通工程将来的改、扩建和正常的养护维修工作。

二 、管理技术问题

（一）档案的收集不齐全。由于交通建设工程周期长、参建单位多，常致使一些档案得不到妥善保管，收集也有不齐全的现象。

（二）有些档案资料缺乏真实性。有些施工企业对工程项目档案资料的记录和收集缺乏责任心，重进度，轻记录，重建设，轻档案，导致形成的档案不是在具体工作中随时随地的记录，而是过后随意编造，欲求蒙混过关。

（三）书写材料不规范。交通工程档案内容丰富，编制人员素质却参差不齐，因此档案的编制质量也就高低有别，一些不合规定的现象发生，必将为以后的保管和利用带来隐患。

三、管理人员素质亟待提高

许多档案管理人员有些有交通建设方面的专业特长，却缺少档案技术知识，有些有档案技术知识，又缺少交通建设方面的知识，无法满足交通工程档案管理工作的需要。为了逐步符合国家档案规范要求，兼具本行业特点的交通质监档案管理模式，个人认为有以下几点建议：

（一）强化档案规范管理意识，健全档案监督体系。由于建设周期长、参建单位多、各方的认识不一，致使一些建设档案得不到妥善保管，另外，档案管理水平较差，没有达到标准化、制度化、规范化管理。因此应进一步提高认识，无论是制度的制定者还是执行者，无论是单位领导还是具体技术人员.都应充分认识到档案管理的重要性。从项目的开始阶段就把建设档案工作统一起来，严格依法治档。档案的行政管理部门，应主动介入。加强与项目相关单位的沟通，统一行业项目档案管理规范，争取与项目主管部门达成共识，建立一个切实可行的重点建设项目档案工作监督体系，明确项目参与各方的职责，齐抓共管，搞好重点建设项目的档案工作。

（二）坚持跟踪技术咨询服务，深入监督检查指导。众所周知，交通工程建设规模大、周期长、参建单位多，建设、监理、施工、安装等单位的档案管理人员，有工程建设方面的专业特长，却缺少档案技术知识，有的具有档案技术知识，却缺少建设方面的专业知识。同时，建设过程中资料形成了不一定就是档案，还要按照国家法律和省档案局下发的《归档文件整理规划》及相关要求，认真做好分类、归档、装订、编号、编目等各个环节的工作。这就需要档案主管部门加强档案业务跟踪技术咨询服务，建立深入监督指导服务的机制，把监督检查指导工作贯穿于建设工程的全过程，才能有效提高建档归档质量。

（三）提高档案人员业务素质，实现管理的现代化。加大档案人才的培养，努力提高交通建设档案人员的素质。面对经济和科技的发展，档案人员的素质必须提高，以业务素质提高为重点，对档案专业知识进行学习，对现有的档案人员，可以通过委培、进修、培训，不断拓宽知识面，加强与交通建设相关学科的学习，掌握管理项目档案所需要的相关知识和计算机管理档案的技能。时代在快速发展，科学技术飞速进步，按《档案法》规定，“采用先进技术，实现档案管理的现代化”。计算机技术的出现和普及给档案管理工作带来了深刻的影响，传统的档案保存及管理技术正面临着挑战。计算机的应用、档案缩微、电视录像等都有待交通质监档案工作者在实践中进一步探索。

（四）重视档案的开发利用。交通质监档案管理的最终目的在于档案的开发利用。只有做好档案的开发利用工作，才能很好地完成日常档案管理并提供利用的需要。

四、结束语

要进一步提高交通建设项目的档案管理，必须提高认识，真正重视加强建设项目档案的集中管理；坚持建路与建档同步发展；强化档案业务技术咨询服务；深入开展建设项目档案人员岗位培训和继续教育，全面提高档案人员整体素质；着力研究档案信息化管理；重视档案的开发利用，使得科技专业资料来源于实践，又应用于实践，为交通建设项目投产后运营、管理及今后的养护、维修提供可靠依据，更好地为大众服务。