浅论企业档案管理中存在的问题及对策

文/广东茂湛高速公路有限公司 杨少云



浅论企业档案管理中存在的问题及对策

文/广东茂湛高速公路有限公司 杨少云

【摘要】本文首先阐述企业档案管理的意义，然后从企业的档案管理观念薄弱、企业档案管理者业务能力差和企业档案存放设施简陋这三方面分析企业档案管理中存在的问题，最后提出改善企业档案管理工作的对策。

【关键词】企业档案；管理；问题；对策

企业档案是在企业经营管理活动中形成的档案的总和，是企业的重要资料。因此，企业要对企业档案进行管理，以维护企业的信息资源。然而，大多数企业在档案管理工作中存在许多问题，所以进行企业档案管理中存在的问题及对策的探讨具有重要的意义。

一、企业档案管理的意义

企业档案管理工作是企业日常管理工作的重要组成部分，是一项维护企业商业安全、合法权益、经济利益和历史真实面貌的重要工作。企业档案关系着其在各项生产经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有利益价值的各种文字、图表、声像等不同形式的资料，需要对其进行有效的管理，才能发挥企业档案的价值，做好企业档案管理工作对企业经营发展起促进作用。因此，有效的企业档案管理工作对企业具有极其重要意义。

二、企业档案管理中存在的问题

（一）企业的档案管理观念薄弱。目前，大多数企业的企业档案管理观念意识薄弱，对企业档案管理工作不重视，导致企业档案管理工作只是流于形式的“样子工程”。例如，2009年的“力拓间谍门”事件中，其办事处的计算机存有大量中国钢铁企业的生产安排计划、采购计划、原料库存等详细的数据资料。从这次事件中，我们可知正是由于我国钢铁企业的档案管理观念意识薄弱，在企业档案管理的人力、物力和财力上投入不足，以致不能对企业档案进行有效的管理，导致企业档案轻易被泄露，造成企业经营管理信息的泄密，最终损害了企业的利益。

（二）企业档案管理者业务能力差。档案管理者是直接从事企业档案管理工作的人员，其自身的工作能力直接影响企业档案管理工作的有效性。然而，从我国企业档案管理工作的现状来看，企业档案管理者往往都是兼职的，其档案管理业务水平低下，达不到企业档案管理工作岗位的要求。有些企业档案管理者甚至会认为档案管理工作是份没有发展前途的工作，不仅吃力不讨好，而且又苦又累，从而没有做好档案管理工作。企业档案管理工作是对从事这项工作的人员有着较高的专业素质的要求，而目前企业档案管理者大多数都是从其他岗位兼任过来的，其自身的档案管理工作能力往往无法满足工作需要，造成了企业档案管理中存在企业档案管理者业务能力差的问题。

（三）企业档案存放设施简陋。《企业档案管理暂行规定》要求企业档案要有专门装具和查阅企业档案应有专门场所，并应有防盗、防火、防潮、防鼠、防虫、防光（紫外线）、防尘等设施。然而，在现实企业档案管理中，一方面大部分企业没有专业的档案存放设施，甚至有些企业的档案资料随便放置，既不防火防潮，也不防鼠防虫，更不防盗；另一方面很多企业的档案室建设达不到规范标准要求，档案的存储、调配和阅览的场地没有严格区分，不符合企业档案管理需要，也不利于企业档案的保密工作开展。这造成了企业档案管理中存在企业档案存放设施简陋的问题。

三、改善企业档案管理工作的对策

（一）强化企业档案管理意识。企业档案管理意识是指企业全体人员对档案管理工作的觉察与关注程度，是有效开展企业档案管理工作的动力源，是完善企业档案管理工作的基础。我们要从以下两方面强化企业的档案管理意识。一方面，在企业管理层树立起企业档案管理观念。企业管理者是企业管理工作的主导者，只有他们树立起了良好的档案管理意识，才能在企业中有效地开展企业档案管理工作。另一方面，培养员工的企业档案管理意识。企业员工是企业档案管理工作的执行者，若其没有档案管理意识，就不能胜任企业档案管理工作岗位，又如何做好企业档案管理工作。因此强化企业档案管理意识是改善企业档案管理工作的对策之一。

（二）提高企业档案管理者工作能力。企业要根据《企业档案工作规范》规范企业档案工作者的工作行为，培养档案管理者的业务能力，提高其企业档案管理专业素质。首先让其学习档案收集归档的工作，档案收集归档关系着能否把企业的有价值资料都保存起来，这是档案管理工作的基本能力；然后让其学习资料处理能力，对收集的资料进行处理是有效开展档案管理工作的基础；然后让其学习档案的管理方法；最后达到提高企业档案管理者工作能力目标。

（三）建立现代化的企业档案管理体系。从以下三个方面建立现代化的企业档案管理体系：第一、根据国家的法律法规，结合企业自身情况建立起现代化的企业档案管理制度。使企业档案管理工作有规可循、有章可依。第二、借鉴外界优秀的管理模式，建立本企业的档案管理模式流程，使本企业的档案管理工作符合档案管理发展的要求。第三、建立标准的档案存储与阅览场所，让企业的档案管理符合《企业档案管理方法》的要求。

四、结束语

企业档案管理对企业经营发展具有十分重要的意义，要做好企业档案管理工作，需要发现企业档案管理工作中存在的问题，寻求解决问题的对策，不断完善企业管理工作方法，提高企业档案管理工作的效率，为企业的经营发展提供资料支持。

【参考文献】

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[2]徐慧.浅论企业人事档案管理工作中存在的问题及改进措施[J].才智,2014(19):307-309.

[3]周晓云.关于知识经济与档案管理的思考[J].吉首大学学报,2000(01):117-118.