对文书和档案工作的几点认识

文/华能澜沧江水电股份有限公司 杨健萍



对文书和档案工作的几点认识

文/华能澜沧江水电股份有限公司 杨健萍

【摘要】本文论述了文书与档案的关系，比较了文书与档案的相同点和差异之处，提出文书与档案有机结合的途径。

【关键词】文书；档案；比较；结合

文书工作与档案工作是前后紧密联系的工作，文书是档案的主要来源，文书工作是档案工作的基础，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着历史处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面的问题和成果，而“归档”环节，则是“文书处理”和 “档案管理”的纽带，是文书处理过程中的最后环节，又是档案管理工作得以顺利开展的基础。文书工作的主要任务是科学地组织机关文书事务，及时准确地处理往来文件，安全地运转与保管，正确地发挥文件的作用，提高工作效率和管理水平。而档案工作，就是在文书工作的基础上，对需要存档的材料进行归档，为利用提供档案信息。

一、文书与档案的关系

文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展。文件是档案的主要来源，档案是由形成文件材料办理完毕转化而来的，文书工作不仅直接影响着文件材料的质量，也直接关系到档案工作的质量。任何事件，通过一定的条件可以互相促进、相互转化。文书与档案两者关系理顺了，可以收到事半功倍的效果。档案工作做好了，会对文书工作产生积极的作用，促进文书工作的进一步完善和提高。通过档案工作，可以发现文书处理工作中存在的不足。如文件材料的质量，立卷归档案是否齐全完整，分类组卷是否科学、规范等，从而完善和改进文书处理各项制度和办法。只有文书和档案两项工作有机结合起来，才能为各项工作正常运转提供必要的保证。

二、文书与档案的相同之处

（一）文书与档案是同一事物的不同发展阶段。文书与档案同为人类社会实践活动的产物。现行文书与档案是一个统一的发展过程，是同一事物的两个不同发展阶段，它们在来源、形成者、内容、物质表现形态和社会本质等方面都是相同的，都是记录在物质上的具有本源性和原生性的固态信息。因此，它们有时又被泛称为“文字材料”。

（二）文书与档案在形成和作用上相互影响、相互制约。由于文书与档案属于同一事物的两个不同发展阶段，所以各个时期文书质量高低又直接决定和影响着后一阶段档案的作用和质量的高低。如文书的书写材料、记录方式、处理质量，以及齐全、完整与否等，都直接影响着其转化为档案后的“命运”，可以说，有什么样的文书材料，就有什么样的档案。反过来，后一个阶段的档案又对前一阶段的文书有反作用，它可以通过档案的收集、整理、鉴定、保管与利用等诸环节，发现文书工作阶段的成效与不足，对未来的文书发展相关的各项活动产生影响，使之改进与提高。

三、文书与档案的区别

（一）发挥效用的阶段与特点不同。文书是处在最初形成和现行使用阶段，主要是发挥现行效用，属于文书的前期发展阶段，尚处于形成、传递、运转、承办之中；在其完成了传达和记录等现行效用后，就要由文书部门收集归档，暂时保存于档案室，其中一部分移交至档案馆长久保存。而档案却是处于后期发展阶段，也即保存备查阶段，处于这阶段的文书材料相对处于稳定状态，只是在档案整理鉴定时，将已失去继续保存价值的档案文书材料剔出，登记造册销毁。因此，文件是档案的“前身”，档案是文件的“归宿”。

（二）形成和转化的条件不同。文书是人们在进行社会实践活动中为了更好地管理政务、联系和处理工作、交流思想和情况而逐渐形成的，经历了规范的文书处理程序。但不是每一件文书都可以无条件地转化为档案。有些文书随着现行功能的完成，失去了保存价值，便可及时销毁；只有那些对今后社会实践活动具有凭证和查考价值的文件材料，才有保存的必要，才能转化为档案。由此可见，档案是文件的“精华”，文件是形成档案的“基础”。文件转化为档案，一般需要三个条件：

1.办理完毕的文件才能成为档案，正在承办中的文件不是档案。文书作为行使职权、联系工作、处理事务、交流情况的一种工具，具有现行效用。一般地讲，档案是完成了传达和记述等现行使命而备留查考的文件材料。所谓办理完毕，是相对而言的，主要是指完成了文书处理程序，不能理解为把文中所说的事情全部办完才算“办理完毕”，而是指文件的承办告一段落。事实上，承办完的文书，也并不都失去现行效用。主要有两种情况：一是文件中所说的事情很快就能够办理完毕，或者是只需要经过文书处理程序，就算办理完毕的文件。二是虽己完成了文书处理程序，但仍有现行效用的文件，它同时具有文件和档案的双重作用和性质。

2. 对日后实际工作和科学研究等活动有一定查考利用价值的文件才有必要作为档案保存。文件不能都作为档案保存，其中只有一部分才保存下来转化为档案，以备日后查考和作为凭据。因此，文件是形成档案的基础，档案是文件的精华。文件不归档是不对的，“有文必档”也是不必要的，留存与否要经过“归档”这一环节的筛选。

3.按一定的规律集中保存起来的文件才能成为档案。这也是档案的特点。文件是逐日逐件形成的，处于分散和凌乱的状态，只有按照一定的原则和方法整理保存起来才能成为档案。未经整理、杂乱无章的历史文件也属于档案的范畴，但不是科学意义上的档案。现代档案是经过整理立卷和归档集中保存起来的历史文件。因此可以说，文件是档案的因素，档案是文件的组合。归档和集中保存既是文件转化为档案的必要程序和条件，也是一般标志和界限。通过归档集中保存，形成一个个有内在联系的档案“组合体”，是档案与文件的重要区别之一。

（三）价值和作用不同。文书是交流情况、记录事情、表达意图、处理事务的一种工具，是现行的、有行政约束力的管理手段。文书对其制发者来讲，具有记忆、表达、联系的作用，而对于其接收者来讲，则具有凭据作用。

同时，文书还可以借助本身的固有信息能力和传递方式，缩小文书制作者和接收者的时空距离，充分行使管理社会某方面工作的权利，从而实现文书的现行效用。当文书实现了现行效用之后，有的己丧失了历史查考的一切作用，无继续保存的价值，可以销毁；有的日后则仍有使用和查考利用价值，必须作为档案保存起来。在文书转化为档案以后，一般已失去了文书现行的行政和法律效力，但其中有少部分文书仍然具有现行时效，这一部分文书其现行作用是文书属性和作用的继续体现，并非单纯是档案的作用。档案一般不具有文书的现行效用，只具有档案的凭证和参考作用。

四、文书与档案有机结合的途径

（一）提高文书工作人员的综合素质。文书工作是一项专业性很强的工作，作为直接参与其中的文书工作人员来说，其业务能力直接影响着档案工作的质量。当前随着社会经济的稳步发展，改革的不断深化，对文书工作人员在业务知识、科学知识和管理操作能力等方面都提出了新的更高的要求，因此，文书工作人员要不断增质量强责任感，树立良好的工作态度和工作精神，认真学习相关政策法规，并很好地应用到实际工作中，做到理论联系实际，努力提升工作质量，为档案工作奠定良好基础。

（二）增强“文档一体化”意识。所谓“文档一体化”。就是从文书和档案工作的全局出发，公文从制发到归档管理的全过程。文书工作是“文档一体化”的基础性工作，文书部门要增强意识，站在全局高度，按“文档一体化”的要求，规范办理好每一份公文，保证公文质量，从源头上控制好档案的。

（三）加强文书部门立卷工作。《档案法》早已明确了“文书部门立卷”这一基本制度，《国家行政机关公文处理办法》也规定：公文办理完毕后，由文书部门或业务部门负责即时整理（立卷）、归档。公文立卷归档既是文书工作的最后一个环节，又是与档案管理工作相衔接的重要环节，因此，文书部门要在档案管理人员的指导帮助下，加强公文立卷工作。