浅议大数据时代的高职院校人事档案工作

祝彩凤

【摘要】大数据时代背景下，高职院校的人事档案工作需要适应“服务大众”的技术需求，从思想上转变服务理念，应用信息新技术变革人事档案管理模式，提高人事档案利用率，更方便、更快捷、更个性化地为学校事业发展服务。

【关键词】大数据；高职院校；人事档案

2014年，阿里巴巴集团的创始人马云在一场大数据产业的推介会上的主题演讲中提出了“人类正从IT时代走向DT（Data technology）时代”的最新观点。IT时代与DT时代之间看似是一种技术的差异，实际上是思想观念层面的差异。在大数据时代背景下，高职院校的人事档案工作必须从传统管理向现代服务、思想创新的方向转变。汲取新技术创新人事档案管理模式的同时，更要转变服务思想的变革，应用大数据为档案利用者开展更舒服、更便利的个性化服务，适应大数据时代的要求。

一、转变传统观念，扩大档案宣传，传播人事档案影响力

高职院校的全面发展离不开档案工作的支持，必须转变教职工不重视、不关心档案的态度，从思想层面改变现状。对于高职院校的档案领导者和管理者所能做的是不断地扩大档案宣传，突出档案重要性，正确引导教师和学生对人事档案的认识程度，提高人事档案的影响力。人事档案在高职院校中作用很大，主要服务于党委工作部门和人事部门，中层干部的选拨任用、教职工的职称评聘、工资待遇、出入境、公证、落户、离退休等等，体现了对人事档案需求的多样性。档案部门可以通过报刊宣传、网络宣传等形式对广大师生进行宣传，扩大人事档案的影响力。这样才能使人事档案形成者养成对人事档案资料主动整理、主动递交的好习惯，不断更新和补充人事档案的内容。

二、提高档案人员业务素质，扩大归档，补充人事档案全面性

对于高职院校的人事档案工作而言，人员素质的提高至关重要。许久以来，在高职院校档案管理一直被认为是清闲悠哉的岗位，档案管理人员的素质通常都比较低而且人员流动性大，不稳定。档案管理岗位人员年龄大、工作量大是普遍现象，因此，人事档案很难做出夺目的业绩。档案人员职称晋升困难，待遇低等因素造成了档案人员的情绪低落，不思进取，跳槽流失的情况。在大数据DT时代，高职院校必须重视起人事档案工作，组建一支专业素质强、学历层次高、年龄结构合理的档案队伍才是明智之道。

人事档案资料主要从组织人事部门获取，涉及到个人的德才勤绩等方面的情况。在大数据时代个人成长还经历了很多重要的学习、培训、学术科研等过程，但因不在组织人事部门，便造成了个人重要信息的缺失。因此，收集人事档案资料，除组织人事部门外，还要在教务处、科技处等可能产生个人重要信息的部门扩大人事档案资料的筛选，尽可能地完善人事档案信息，全面反映个人情况。

三、吸收优良服务理念，扩大档案开放，提高人事档案利用率

马云在他的演讲中提到，DT时代是以服务大众、激发生产力为主的技术，我们就要把这种服务大众的理念延伸到高职院校的人事档案工作中。在高职院校的传统人事档案管理工作中，人事档案需要遵循“集中统一、归口管理”的原则，人事档案具有保密性，必须经组织审查通过方可利用，个人是不允许查阅自己及亲属的人事档案资料的。然而在国外，人事档案管理的特点是对档案信息的充分利用和谨慎开放的结合。我们应该学习国外档案管理经验的优点，对人事档案中有关教学、科研、工资、奖惩等方面的基本信息放开利用，这样既有利于个人对自己的人事档案材料完整度的了解，又能够及时补交短缺材料，使人事档案更加完整。对人事档案资料的适当开放，可以大幅度提高人事档案利用率，提高人事档案的利用价值。对于组织人事部门对个人的评价、审查意见等信息则仍需继续遵循保密的原则，不能公开。

四、掌握先进信息技术，建立人事档案电子数据平台

大数据时代的到来要求高职院校的档案部门必须摆脱传统人事档案管理模式的束缚，利用先进的信息技术将不涉及国家机密和个人隐私的人事档案信息进行电子化的处理，存储于个人身份证中，形成人事档案信息卡，由个人保管。其中包含个人的基本自然情况，如姓名、性别、民族、身份证号、家庭住址、各阶段教育经历、培训经历、工作经历、教学科研等信息。当其应聘或调动工作时，可以通过读卡直接调取人员信息。人事管理部门通过人事档案电子数据平台可以授予教学、科研等部门相应权限，及时将个人在教学、科研方面的最新信息及时录入人事档案信息系统，做到个人信息的及时更新和完善。大数据时代就是要服务大众，人事信息更新快、收集快、利用快，档案所有者和利用者利用档案快捷、高效，这就是大数据时代高职院校人事档案工作应该达到的目标。高职院校的人事档案信息系统可以为学校发展提供高效的人才支持，通过对常用信息数据的存储和处理可以减少对纸质档案的损害，起到保护纸质档案的作用。信息化的快捷利用也可以把人事档案价值发挥到最大。

2012年，中共中央组织部印发了《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》（组通字〔2012〕28号），各省组织了对人事档案中有关三龄两历一身份的大审核，充分体现出党和国家对人事档案工作的高度重视，作为文化教育的前沿阵地，高职院校更应该响应国家号召，把人事档案管理工作抓好、抓实，紧密结合大数据时代的数据技术和应用，实现信息共享，为学校和社会服务。

本文系2016年度辽宁省档案局科技项目“大数据背景下高职院校人事档案管理工作——以辽宁省高职院校为例”（课题编号：L-2016-R-13）

【参考文献】

[1]董莉清，韩海涛.数据对人事档案的影响.兰台世界，2016（03）.

[2]尹艳华.大数据时代高校人事档案管理面临的挑战及对策研究.才智，2016.

[3]叶文玲.剖析高校人事档案管理模式的改革创新.办公室业务，2014（13）.