试论不相容岗位分离制度和授权审批制度的意义

闵红琴

【摘 要】我国在多年前已经开始了企业内部控制体系的建设，建立和实施一套统一、高质量的企业内部控制规范体系，有利于提高企业的管理水平和风险意识，保障企业可持续发展，促进我国企业进入国际市场、参与国际竞争。而不相容岗位分离制度和授权审批制度贯穿于企业各项经济业务活动和管理活动，对于实现企业内部控制建设目标有着重要的现实意义。本文通过分析付款凭单在企业各部门的流转路线，阐明不相容岗位分离制度和授权审批制度实施不力可能导致企业管理和经营面临的风险，并提出了完善措施建议。

【关键词】内部控制；付款凭单；企业风险；不相容岗位；授权审批

一、理论概述

1.付款凭单格式及流程

如图1所示，付款凭单是一种授权付款的凭证，主要针对企业购买商品、劳务、资产而产生的付款事项的支付凭证，它既是现金和银行支付业务的书面证明，也是对企业发生的经济业务的管理和控制。业务办理过程中，由业务经办人员根据审核无误的发票、相关合同、入库单等原始凭证，填写业务内容、申请金额等项目并在付款凭单上签字确认，再交由部门主管审核；部门主管在完成稽核工作后确认签字并交由财会部门、分管经理、总经理等各职能部门稽核确认、审批；最后将经审核—确认—批准的付款凭单交会计部门负责应付账款的工作人员按付款先后顺序保管并处理付款事宜。付款凭单的流转过程，不是一个简单的签字过程，而是一个确认的过程，该确认过程以稽核工作为基础，是一个权责分明、各司其职、相互监督的过程，是企业内部不相容岗位分离制度和授权审批制度执行和落实的过程。

2.不相容岗位分离控制和授权审批控制的重要意义

不相容岗位分离控制和授权审批控制的落实与否、落实程度直接影响了企业经营管理合法合规、资产安全、提高经营效率和效果等内部控制目标的实现。所谓不相容职务是指一项业务或一个项目从计划、评估到决策、实施等环节悉数由一人担任，容易发生错误和舞弊行为，而这些错误和舞弊行为却不容易被发现的职务。如：授权批准与业务经办、业务经办与稽核检查等，贯穿在企业业务层面的销售业务控制、采购业务控制、资金活动控制等各个环节。企业通过明确不相容岗位及各岗位的职责权限，按照规定权限授权审批企业包括日常经营管理、投资融资活动等经济业务，使不相容岗位之间相互监督、相互制约。

二、不相容岗位分离制度和授权审批制度执行不力带来的风险

在我国企业经营者往往认为内部控制就是会计控制或企业的规章制度、操作规定，没有从企业整个经营管理和风险防范的角度宏观地认识内部控制，更有甚者根本没有内部控制的观念，还停留在家长作风，一者为大的阶段。而企业一般管理者或员工则认为实施企业内部控制是企业行为，由专门的部门管理和实施，与自已没有什么关系。特别是看到一些领导没有按照内控有关制度办事时，也就没有动力主动执行内部控制相关规定，在业务办理中对于需要投入时间和精力进行深入了解、分析、核实的项目只是敷衍了事，认为只是走个形式，签个字而已，而不会积极地执行不相容岗位分离控制、授权审批控制等内控制度。现有企业经营管理和业务活动中，不相容岗位分离制度和授权审批制度的执行不力，往往会给企业带来一定的管理风险和经营风险。具体为：

1.销售合同管理、客户信用管理及款项回收管理存在风险

销售合同的签订、客户信用调查、收款等环节没有进行相关岗位分离和授权审批，可能会造成销售过程的舞弊行为，如经办人明明已知道客户经营不善，资金紧张，还是为了个人的不当利益将商品卖给对方，签订没有明确对方付款期限、结算方式等条款的合同，导致企业无法收回货款，甚至遭到欺诈；销售经办与发票开具及款项的收回与确认不分离可能造成业务员为完成考核指标获取奖励而虚开发票，虚增收入；而应收账款坏账的计提、审批、核销不分离会使虚开的收入以企业坏账的形式计入企业成本，造成企业经济利益受损。

2.采购计划、合同签订及货物验收存在风险

采购计划申请与审批职务不分离，由采购部门直接采购货物，可能所采购的货物或商品不能满足生产部门和仓储部门对材料规格、数量的要求，造成物资的浪费，而生产却因所需的材料没能及时供应而受到影响；合同的拟订与审核岗位不分离，就可能无法对合同标的的金额、数量、规格、质量、付款期限等条款进行有效的控制，可能使企业面临以高价采购低质量材料的局面，造成资金浪费，影响公司产品质量和企业声誉；采购验收与仓库记录岗位不分离，可能造成物资或库存流失，形成企业资产损失。

3.投资项目与筹资项目方案拟订、项目收益及成本支出存在风险

投资项目的方案拟定、可行性研究与评估及投资的决策、执行不分离，可能引起资金使用效益低下。如出租营运企业在作出增加投放营运车辆的决策前，如不对区域内出租车驾驶员的营业收入、行驶里程等营运指标进行调查分析，评估新增车辆对现有市场的影响，就可能影响驾驶员的收入，增加驾驶员的工作时间和劳动强度；同时，在选择营运车辆车型方面如不考虑出租车较家庭用车行驶公里数高、车内空间要求特别是行李箱空间大的特点选择适合出租车营运的车辆时，可能会造成营运车辆提前报废、影响乘客选择本公司出租车作为交通工具的积极性。如盲目作出新投放营运车辆的决策，可能造成企业总收入和利润上升，但单车收入和利润却被摊薄，投资回报率降低的局面；投资绩效评估与执行岗位不分离可能造成投资绩效考评失真。同样在筹资活动中的筹资方案拟订与决策、筹资合同的审批与订立等相关岗位不分离，可能会对筹资方案的可行性、筹资规模的合理性、筹资方式的科学性缺乏客观的认识，从而增加了企业的财务成本和偿债压力。

三、加强内部控制不相容岗位分离控制和授权审批控制的建议

针对企业因不相容岗位分离控制和授权审批控制带来的风险，提出如下几点建议：

1.注重销售定价、客户、合同及收款环节的管理

首先，企业应安排专人对企业自身产品的市场占有率、销售增长率等指标进行定期、环期分析，选择标杆企业同类产品进行价格、质量等因素的比较，在保证产品质量的同时合理确定销售价格，制订适合企业发展的经营战略。其次，应与常规客户保持经常联络，加强与客户的交流，建立客户资信库，对于新增的客户做好资信调查，及时掌握客户的动态。第三，合同的拟订以《合同法》为依据，本着公平、公正、合理的原则，合同条款需明确产品规格、产品数量、销售价格、结算方式和双方的权利和义务、违约责任等，审批人员应当结合企业对产品市场价格、客户资信等信息对销售合同草案进行严格审核。第四，对于应收账款，分别由销售部门、财务部门负责催收和结算工作，并做好催收记录和收款记录，及时核对、核销应收款项。对于无法收回的应收款项应当由销售部、财会部、审计部等部门联合调查分析原因，明确责任，并严格履行审批程序。最后，企业应当严格按照《发票管理规定》办理发票的领用、开具、作废、红字冲销等，指定专人掌握发票使用情况并及时盘点发票结存数量。

2.加强采购计划、合同、货物验收工作的管理

（1）企业的采购业务需要采购部、生产部、仓库等部门共同参与，由生产部门根据生产计划向仓库提出材料领用申请；仓库部门根据生产部提交的材料领用清单，结合库存实际情况向采购部提交采购清单；采购部根据市场情况，提交采购申请，申请中列明材料规格、价格、数量、供应商名单、采购方式等项目，采购计划的制订和申请需按职责权限和审批程序进行。（2）企业有必要安排专人对供应商提供的产品或服务的质量、价格等与行业内其他企业进行比较，列出供应商优先名单。（3）采购合同的拟订、签订需要按照已明确的各部门职责权限进行审批，采购合同需明确双方权利和义务、违约责任等。（4）材料或货物的验收是采购活动的最后环节，也是最重要的一步。企业应安排专门人员严格按照采购申请清单，对材料或货物的规格、品质等进行把关，对于不合格的材料或货物按规定办理退货手续。（5）企业需分别设置货物保管人员和记录人员，并要求及时进行盘点核对，做到账实相符、账账相符。

3.关注项目的可行性及资金的使用效率

（1）投资活动是企业在日常经营活动之外据以增加企业收益的经济活动，企业应当严格按照规定的权限和程序审批，加强投资方案所涉及领域的政策、行业前景、经营效果等因素综合评估，关注投资项目的资金来源、风险与收益，不盲目跟风。（2）企业须根据筹资战略目标和规划，拟订筹资方案，并对筹资方案进行可行性论证，出具可行性研究报告，如出租营运企业车辆更新项目筹资，需根据更新车辆数及单车价格计算资金量，运用科学的方法测算外部融资需要量，严格按规定权限和程序筹集资金；根据筹资规模、筹资成本、偿还能力等确定债务融资、股权融资、混合融资等融资方式等；企业应当严格按照筹资方案确定的用途使用资金，指定专门机构或专人对所筹资金的使用规模、方向进行跟踪管理。

不相容岗位分离控制和授权审批控制只是内部控制活动的一个组成部分，以付款凭单为载体体现着作为企业内部控制体系一叶的必要性、重要性。随着我国社会主义市场经济的不断发展和中央关于“一带一路”建设的逐步推进，我国企业参与国际竞争的步伐也在不断加快。“中国制造”不再是价廉质次的代名称，更多高科技领域时时有中国企业的身影。企业要跻身世界经济领域，必须从企业层面、业务层面落实企业内部控制活动，加强和完善企业内部控制建设，才能提高企业管理水平，参与国际竞争。

参考文献：

[1] 李 莉，《试论内部控制的风险管理机制》，管理纵横，2012.3 .

[2] 宋宝莲，《浅谈我国企业内部控制制度存在的问题及应对措施》，特区经济，2012.10 .

[3] 余 磊，《企业内部控制存在的问题及对策研究》，金融经济，2013.03 .