浅析近代海关的文档管理制度及其特征*——以粤海关税务司署档案为中心

李娜娜

浅析近代海关的文档管理制度及其特征*
——以粤海关税务司署档案为中心

李娜娜

近代海关实现了从文件到档案的一体化管理。首先，总税务司署对文档的制成和书写材料集中采购，规范文本格式，形成了统一的印刷和出版制度。其次，建立文件登记制度，登记簿详细登记了文件的来往渠道、日期、内容等多方面的信息。第三，建立归档制度，该流程包括存档、立卷、列号、建立索引、确立档案保存年限等方面内容。第四，文档的开放与保密制度同时存在，出版物根据类别的不同或向全世界开放或仅在海关内部层级开放，档案实行严格的保密管理制度。总之，近代海关的文档管理制度推动了该机构行政效率的提升，表现出了系统性和有效性特征。

近代海关 总税务司署 粤海关税务司署 文件登记制度 归档制度

近代外籍税务司管理制度下海关形成的史料包括出版物和档案两部分，呈现出国际性分布的特征，受到海内外学术界的高度关注。该史料是从事近代海关研究的核心文献，是其机构文档管理制度下的产物。本文在清点和查阅广东省档案馆藏粤海关税务司署档案的基础上，试图将历史学和档案学的研究方法相结合，从源头上对该类史料的管理制度、具体流程进行梳理。

一、总税务司署对文档制成和书写材料的统一管理

近代海关由总税务司署统一购置制成文档的原材料，为文档的生成提供规范化的样本，总税务司署造册处(后改为“统计科”)对样本进行统一印制，随后按照各个税务司署的需求按量分发。具体表现为，“全国各地海关公用的文具及表格，均由总署统计科统一采购或印制，分送各关使用，即使会计簿籍、传票、收发文登记簿、送文簿、信纸、信封等细小物件，亦不例外，藉以划一水准与维持高品质。”*卢海鸣：《海关蜕变年代——任职海关四十二载经历》，台北：台湾美术印刷有限公司，1993年，第15页。

首先，文档的制成和书写材料由总税务司署集中购置。各地税务司署填写“请料单”，按照业务需求向总税务司署申请所需档案制成和书写材料的数量和类型，无权自主采办。例如，在赫德担任总税务司期间，海关的信件用纸和造册处的印书用纸皆由驻伦敦办事处主任金登干统一在英国购置。1874年4月6日总税务司署发布第11号通令，规定“除经由伦敦办事处外，各关不得以公款向欧洲订购任何物品”，“各关不得自行经由伦敦办事处订购，然后再向总税务司申请补签申请书，应将所需向总税务司提出，按规定正式提交申请书，由总税务司酌夺”*黄胜强主编：《旧中国海关总税务司署通令选编》(1)，北京：中国海关出版社，2003年，第191-192页。。1874年4月4日赫德写给金登干的信中提到，“你看，我用的是你搞来的信纸”，“以后我要用有绿色字头的纸写办公函，用红色的写私信”。*中国第二历史档案馆、中国社会科学院近代史研究所合编：《中国海关密档：赫德、金登干函电汇编(1874-1907)》(1)，北京：中华书局，1990年，第21-22页。1880年5月28日，金登干致函赫德“第227号造册处的请购单(造册处税务司的第26号)需要的印刷用纸已于3月27日发运”*《中国海关密档：赫德、金登干函电汇编(1874-1907)》(2)，第350页。。

其次，总税务司署对机构的文本格式形成统一的规范，从而确保文档的整齐划一。在文种方面，有通令(Circular)、函呈(Despatch)、机要通令(Printed Note)、通启(Memorandum)、半官方函件(SO Letter)等类型。在办公类文件和表格的规范方面，每一种表格均有固定的编号指代，从而形成了统一和固定的表格管理体系。早在1882年至1887年杜德维担任造册处税务司之时，“表格已经形成了从A到L的12个系列，每个系列有20到90种不同的表格”*李爱丽：《晚清美籍税务司研究——以粤海关为中心》，天津：天津古籍出版社，2005年，第58页。。到了20世纪40年代，“海关公用表格(Service Forms)，依其性质分为A、B、C、D、E、F等几大类，各大类内再以顺序号码表示表格之不同。兹就记忆所及，举例说明如次：B类为Commissioner’s Forms。(B.-1):缉私案件处分通知书。(B.-5):进口税款分类月报表。(B.-10):人事动态月报表。”*卢海鸣：《海关蜕变年代——任职海关四十二载经历》，第16-17页。笔者在清点粤海关税务司署档案过程中发现，某些表格的分类已经达到了三级，首先按照英文字母大写分成大类，各大类内部再按照阿拉伯数字排序分类，在此基础上再以英文小写字母进一步进行区分，例如(C.-107a)《罚款充公案件清表》、(C.-108a)《罚款或充公货物卖价收据》就是采用了三级分类的方式。

第三，形成了统一的印刷和出版制度。总税务司署造册处“是个出版社和印刷厂的联合机构，配备了精良的印刷机器”*陈诗启：《中国近代海关史》，北京：人民出版社，2002年，第134页。，其职务之一是为海关各机构提供各类规范化的档案书写和制成材料，这些材料往往是标准化的半成品，格式统一，各个机构只需在具体工作的过程中据实填写即可。下设印书房“按照各关税务司申请供应各关办公室表格与单据。造册处税务司须遵照指示安排各关使用统一之表格，并使海关单据之外观保持一致”*《旧中国海关总税务司署通令选编》(1)，第180页。，经过印刷后的半成品(即各类空白的表格和簿册等办公日耗用品)，按照之前各关所需数量进行分配。此外，造册处还印刷各类出版物。

总之，海关总税务司署对档案的制成和书写材料、文本格式以及印刷品和出版物进行统一的管理。这种规范化管理，保证了海关内部文档的一致性，便于沟通交流，提高了行政效率。但是抗战爆发以后，该制度受到了冲击。“抗战期间，重庆总署成立后，内地交通运输不便，该项集中购置制度，乃告暂停。各关所需文具，自行采购，表格则依规定格式自行招商印制。”*卢海鸣：《海关蜕变年代——任职海关四十二载经历》，第15-16页。

二、文件登记制度

近代海关各级税务司每天需处理大量的文件，建立有效的文件管理机制可提高办公效率。为解决这一问题，海关采用了文件登记制度。

(一)文件登记制度的建立

早在1874年之前，“文书备查簿”、“书信备查簿”就已经在海关内部使用。1875年时任总税务司署总理文案税务司的哲美森写信给金登干，向其了解英国海关的文件登记制度。金登干了解到“(英国)海关的制度几乎和财政部的制度一样”*《中国海关密档：赫德、金登干函电汇编(1874-1907)》(1)，第317页。，且英国财政部的“登记和保管文件的制度的备忘录”是“几个世纪的经验的结晶”，“对于拥有很多人员的大部门的档案室来说是完美无缺的”*《中国海关密档：赫德、金登干函电汇编(1874-1907)》(3)，1992年，第83页。。因此，金登干就请在英国财政部任职的做过这方面制度修订的辛普森，就此事起草一份备忘录，同时金登干1875年10月29日写给总税务司赫德的信中将此事一道汇报给了赫德。此后，辛普森所写的关于“财政部文件登记及档存制度”的备忘录金登干不甚满意，但金登干还是将其专门寄送给了哲美森。金登干认为“(英国)财政部文件保管制度是最适于总税务司署采用的。海关现在奉行的制度远不那么完备：每个部门分别登记各自收到的信件，秘书将摘要登入专用簿册，并按分类登入一个附有项目索引的叫做‘记录摘要’。”*《中国海关密档：赫德、金登干函电汇编(1874-1907)》(1)，第376页。由此，文件登记制度作为一种重要的管理制度被应用到了海关各机构以及税务司个人的文书管理当中，且形成了大量的登记簿类档案保存下来。

(二)形成文件登记簿

登记簿是实行文件登记的簿册，一般来说，在海关内部每类登记簿均由造册处统一印制，制式一致。目前，广东省档案馆粤海关档案全宗中所藏的237卷的登记簿类档案*广东省档案馆藏94全宗，目录1，第1880-2116卷。，基本上可以反映文件登记制度的内容和特征。

从内容方面看，登记簿由“文件号数”“文件类型(去文来文；何文答复答复何文)”“收发日期”“编入何卷”“简略是由(以写满一行为限)”等类项构成。“文件号数”即文件的编码，每个文件均有属于其独一无二的号码，便于管理和区分，对文件进行编码是实现文件系统管理的重要方法。通过对文件是“来文”还是“去文”类型的登记，可以确定文件与所在税务司署的关系。“收发日期”的登记是对所在机构“收文”或者“发文”活动完成的确定，也是便于文件查找和管理的重要标志。对文件是“何文答复”或者“答复何文”类型的登记，可以将不同的文件连贯起来，便于对同一事件文件的查找和管理。“简略是由”也称“案由”，是对文件内容的简要登记，从内容方面便于文件的查找和管理，而“以写满一行为限”的规定，便于形成简洁明了的内容摘要。

根据文件性质的不同，登记簿又被分为收文登记簿、发文登记簿、收发文登记簿、文件分类簿等类项，但是不同种类登记簿采用的登记方法和文件管理方法并无太大区别。以文件分类簿为例，这是根据文件所涉内容的不同进行分类登记的簿册，登记内容包括“类项”“案由”“文别”“日期”，粤海关税务司署档案中该类登记簿所涉内容颇多，经过汇总其选项有“关卡、银钱、军火、鸦片(毒品)、赛会、印花、监务、报纸、飞机、电器、机器、外交、爆裂品、租箱(报关行)、铁路、考试、罚款、奖赏、查缉、保护、盗窃、接任(接卸任、成立)、税项、河堤、单照、扣留、放行(发运)、调查、杂件(杂项)、赈灾、防疫、自来水、矿务、调查、章则、许可、限制、粮食、消费合作社、电力、救济品、证照(矿产品、敌产)、支关所、航空、宪兵、关警、邮政、司法、盐务、危险品、金银钱币、银行、舟车、港务(水利)、税捐、医药、卫生、运输、产业、侨务、机械、经济、码头、仓库、会议、奖款、验估、出口、进口、转口、印鉴、单据、表册、查验(化验)、法规、退货、器材、审计、抄录、军品、军人、禁止、伪冒、慰劳、密不摘由。”*广东省档案馆藏94全宗，目录1，第1880-2116卷。由此，可见海关业务之广，海关档案内容之丰富。

登记簿类档案不仅便于当时的文件管理，在当前海关档案的利用过程中也同样可以为利用者提供诸多便利。首先，通过各类文件登记簿，既可以了解所涉档案的内在构成，又可以通过“是由”的记录了解其主要内容，便于查找和利用。其次，某些登记簿中所涉文件，即使未能在档案全宗中得以保存，也可以通过登记簿弥补缺憾。例如，民国时期广东地方海关监督公署档案未有独立全宗，档案内容不易查找，但是可通过粤海关全宗中保留的《与海关监督及各机关来往文件登记簿》(43卷)展开相关研究。

三、档案管理制度

近代海关的档案管理制度主要表现在归档制度的规范化和档案保存方式的制度化两个方面。

(一)归档

近代海关的归档制度包括存档、立卷、列号、建立索引、确立档案保存年限几个方面，在此过程中形成了《存档证明单》《档案清表》《索引》等档案。

文件完成其使命后，需要归档，《存档证明单》是文件变成档案的标志，也是原海关系统内部不同部门间文档交接的记录。以《江汉关存档证明单》为例，其所涉类项包括“文别(公函、代电、电)”“来文机关”“来文号码”“来文日期”“事由”“本关编号”“本关收到日期”“现存何卷”“负责人签字”，可见文件存单对于文件关键内容以及所存案卷都有记录，一目了然，便于再次查找和利用。*湖北省档案馆藏LS25全宗，目录2，第31至35卷。

在文件存档之后，负责档案管理的部门为税务司署内部所有案卷制作《档案清表》，便于从整体上对档案的管理。根据《粤海关档案清表》*广东省档案馆藏94全宗，目录1，第2237A卷。可知，税务司署内对档案的管理的目录树分为“系列(Series)”“类型”“案卷(Volume)”3级。“系列”编号按照26个字母依次排列，“类型”在所属“系列”中分类的标号按照阿拉伯数字排列，每个“类型”中的案卷按照相应顺序用阿拉伯数字编号，例如粤海关税务司署1861年8月4日至1864年8月31日形成的案卷《呈总税务司文》归档后所在的位置就是A-2-1，即A系列，2类，第1卷。此外，对于某些档案需要进一步区分“类型”后再设子目按照阿拉伯顺序排列，例如1933年8月至1936年12月形成的《总税务司致各关文》所在的位置就是A-1a-1，即A系列，1a类，第1卷。此外，对于档案内容的登记包括文种和起止日期两方面。

第三，目录、索引以及摘要的建立，方便了文档的便捷化管理和查找。首先，《关令目录》《粤海关档案清表》《税务司室图书目录等》的建立，可为宏观查找粤海关税务司署档案提供有效参考。其次，为了便于具体文档的查找，根据文种类型，分门别类的建立了相应的索引和摘要，例如《总税务司通令索引》《副总税务司通令索引》《总税务司通令分类撮要》《总税务司渝字通令索引》《总税务司署各科通启索引》《总税务司令文索引》《税务司令文索引(常关部分)》等案卷皆属于该类档案。

此外，当时的海关档案保存年限分为定期销毁和长期保存两种。定期的档案销毁制度是档案学的一个重要组成部分，近代海关在业务发展中根据实际需要建立了专门的档案销毁制度。档案销毁制度始于1896年，时任总税务司赫德在该年11月第752号通令，指出进出口报单等档案的保存期限至少10年，满10年以上对这些档案提出销毁。至1933年9月25日海关总税务司梅乐和发布第4720号通令，将“船舶关单档案包括进出口报单、舱单、税款登记表与领事报告等之最短保存期限由十年减至五年”。*《旧中国海关总税务司署通令选编》(3)，第249页。除此之外，在海关运作中形成的多数文件在归档后会被长期保存。

(二)档案保存方式

近代海关的档案保存方式分为集中保存和分散保存两种类型。

1931年上海海关图书馆的建立，为总税务司署进行档案的集中管理提供了场所，总税务司梅乐和于1931年6月24日发布的第4251号通令中规定，为了“供现代参考”以及“将来历史学家研究”“极应将一切有关海关活动之文件集中于一处收藏，而且应安全保存，加意管理以便于查阅。”因此“另辟一室为收藏1901年以前海关早期档案”，称之为“海关档案收藏室”。*《旧中国海关总税务司署通令选编》(3)，第67-68页。随后，1933年1月5日总税务司署发布第91号机要通令要求“凡1901年以前开港各口岸，即上海、宁波、福州、厦门、广州、芝罘、镇江、汕头、琼州、南京、天津、汉口、九江、宜昌、芜湖、温州、北海、龙州、蒙自、重庆、沙市、苏州、杭州、思茅、三水、梧州、腾冲等口岸税务司应立即将下列档案妥善包裹并加保险寄至——上海新闸路1714号海关图书馆”。其次，这次移交总署的档案内容包括“(a)1901年12月31日以前总税务司署之所有训令、备忘录、信件等原件及有关记录簿；(b)同一日期以前呈总税务司署与致各关咨文抄件；(c)同一日期以前来自中国官员、领事或其他政府官员之档、信函等以及具有历史意义之来自商界人士及公众之信件”，其中“(a)系(c)档如系装订成册者，应照原封寄送”。此外，“无论在1901年以前抑或以后开港之各口岸税务司应将其图书馆藏书目录副本尽速寄送至上述地址。”*《旧中国海关总税务司署通令选编》(3)，第208页。而同一时期，在华的费正清同主管这一事务的机要科税务司魏尔特有过两次聚餐，而魏尔特“并没有强调早期海关记录正从各个港口送到上海海关组建海关图书馆的事”*费正清：《费正清中国回忆录》，北京：中信出版社， 2013年，第66页。。

而各地税务司署在日常的档案管理中采用随署保存的方式。例如，当时粤海关税务司署没有设立专门的档案室，档案被分在税务司室、东秘书室、东秘书课主任室、东关文厅、东客室、东走廊的橱柜内分散存放，每个橱柜均被按照字母加阿拉伯数字的方式给予固定编号*广东省档案馆藏94全宗，目录1，第2237A卷。。1949年新政权成立后各税务司署档案被装箱保存，后移交至各档案馆。从《武汉关接管的海关文卷档案装箱清单》*湖北省档案馆藏LS25全宗，目录4，第662卷001。可以探知，现湖北省档案馆藏LS25江汉关全宗其内容“除江汉关的档案外，还包括沙市关税务司署、财政部湖北缉私处老河口查缉所、长沙关税务司署、财政部长岳关监督公署的档案(后4个单位是4个独立全宗，只是由于机构早已撤销，档案由江汉关代管)”*湖北省档案馆编：《湖北省档案馆指南》，北京：中国档案出版社，1994年，第104-105页。，新政权建立后这批档案被装成22箱，每箱中均有装箱清单，每箱编号均以“关汉沪字”打头从1至22排列，然后由武汉关对其进行接管，后转至湖北省档案馆保存，目前已经全部数字化对外开放。

四、开放与保密制度

近代海关对于文档管理的另一显著特征是文档开放和保密并存的制度，这既是该机构向全世界开放的表现，也是确保业务机密和文档安全的制度保障。

(一)文件管理的开放与保密制度

目前近代海关遗留下来的文献包括出版物和档案两部分，二者由于受到当时文件管理的开放与保密制度的影响，呈现出不同的保存状态。

海关出版物是由当时位于上海的造册处刊印发行的刊物，包含“统计类”“专著类”“杂项类”“关务类”“办公类”“总署类”等项。这些出版物有的对外开放，有的只在海关内部流通，还有一部分仅在海关内部有限流通。对外公开的海关出版物包括“统计、专著、杂项类出版物及关务类‘题名录’”几种，海关通过出售和赠送的方式将其向世界开放，建立专门的销售渠道和“赠阅名单”使之在世界范围内流通。关务类(除“题名录”外)、办公类、总署类出版物仅在海关内部流通或在海关内部有限流通。首先，关务类除去“题名录”外的出版物在海关内部“供海关关员使用”，属于不对外开放却在海关内部流通的出版物。同时统计类、专著类、杂项类、关务类出版物皆可免费发放给各个关员，关员“可视为其私有物品”。其次，办公类和总署类属于涉密类出版物，在海关内部有限流通。其中“办公类系为作税务司之档案而印发。每一出版物应分送各税务司与副税务司(含总税务司属下之各税务司)各一册公用，作为其公事房之档案。此种出版物须连同其他档案移交接任者，不得私人保留或借予他人阅读。此种出版物实属税务司或副税务司公事房之机密档案，既不向公众出售亦不向关员或列入赠阅名单者分发。”此外，“总署类为作总税务司署档案之机要出版物，既不出售、赠送，亦不得借予任何人阅读。应直接送呈北京总税务司，供其需要时使用。”*《旧中国海关总税务司署通令选编》(1)，第247页。

此外，不作为出版物的各类文件按照其内容和对象的不同，实行相应的开放或保密管理，同出版物的管理一样，这些文件也分为向公众开放、对内部开放和涉密三类。以广东省档案馆藏粤海关档案为例，其第386至409卷的“粤海关布告”就是1873到1949年间对社会各界发布的与粤海关业务相关的公告。而第291至314卷的“税务司令总字”就是粤海关税务司署总务科在1905年至1948年间在海关内部发布的令文。第462至571卷中的“密令”“密函”“密呈”(SO或Confidential SO或IGS)则是1892年至1949年间粤海关税务司与总税务司，以及粤海关税务司与各地税务司之间往来的机密函件，其内容仅为双方当事人及其身边少数人知晓，即使在进行文件登记时也多以“内容机密，不录事由”进行处理。同时，定期对关员的业绩考核也属于保密事项，1869年11月1日总税务司署发布第25号通令称，“每年之六月三十日及十二月三十一日，税务司对其属员之品德、品行和资格之优劣，有应予叙述者，应以密件上报总税务司。此项密件副本可存放税务司公事房保险箱中，虽此类文件与其他公文同按连贯数编号，但不登入发文簿。”*《旧中国海关总税务司署通令选编》(1)，第91页。

对此，1879年9月17日赫德致金登干函电称“值此准备每年从中国给你派去一个人的时候，你有必要在他刚到你的办事处时就忠告他：那里的工作性质机密，同海关内、外的人谈话或通信，都不得涉及工作。为此，我给你附去一些简短扼要的辞句，以便向每个新人宣读。最好把这些辞句抄录在你办事处的某一册子里，在读过告诫之后，让每个人在册子上签名。”*《中国海关密档 赫德、金登干函电汇编(1874-1907)》(2)，第236页。在二战期间，遵照财政部的命令，海关为加强保密管理，“凡发往国内电报时，亦应随时注意，以期周妥，惟海关现用之密码，已不免为敌方所知，除由署另编密码分发备用外，仰发电时特予注意，避免以消息资敌为要。”*《旧中国海关总税务司署通令选编》(4)，2007年，第28页。

(二)档案的保密管理

构成海关档案的各类文件，无论是在刊印之初就要被作为档案保存的出版物，还是日常工作中形成的各类文件，在成为档案之后都是不对外开放的。

1883年9月7日总税务发布第239号通令称，内外班人员“非经税务司等明示允准，亦不准将其掌管之海关簿册，单证及公文交由除其上司以外之任何人查阅或抄录。”1933年海关图书馆建成后，行使了图书馆和档案馆的双重职能。按照规定，其作为图书馆向公众开放，但是作为档案馆主要行使保存档案的职能，“海关档案中各种书籍文件均应另箱保存非经关务署长暨总税务司书面特准不得供外界人士参阅并绝对禁止借出馆外”。这从制度上保障了在海关内部档案的机密性。

五、特征

近代海关的文档管理制度具有系统性和有效性的特征，具体表现形式如下：

(一)系统性

近代海关文档管理制度的系统性表现在两个方面：

首先，近代海关文档管理制度是“文件生命周期理论”的有效例证，全程控制了文件的生成至最终销毁或永久保存的全过程，并且该实践活动的开展早于“文件生命周期理论”的提出几十年。该机构对于文档的管理始于对制成和书写材料的集中购置，止于对部分档案的销毁和对部分档案实现永久保存，在文件到档案的运动过程中建立各种规范有效的制度，确保了海关系统内部文档流通渠道的畅通，形成了高效便捷的文档查询机制，采用文件和档案登记等制度形成了文档管理的秩序和规范。值得注意的是，在当时的历史条件下实现如此高效的纸质文档的流通和保存并非易事。而文档管理全程控制能够实现，其最为重要的原因在于该制度只运用于海关内部。近代海关像一个存在于中国近代混乱政治环境中的“独立王国”，被外籍税务司掌管，不受当时政权更迭的影响，内部机构的运作协调一致，独立于中国其他官方机构之外，这种体制上表现出的“异态”为建立一体化的文档管理制度提供了土壤，使得全程管理和全程控制得以在具体工作中得以实施。

其次，该文档制度运用于整个海关系统。从机构设置上看，中国近代海关系统由中央机构、地方机构以及驻外机构三部分组成，作为中央机构的总税务司署对各地税务司署和驻伦敦办事处实行垂直管理，各地税务司署独立管理某一口岸的海关业务，其下辖机构按照业务分工划分为不同的课室和分卡。从地域上看，其机构设置跨越了洲际，分设于中国和英国，地域范围十分广泛。在近代落后的中国，海关能够整合资源，突破地域的限制，在其机构内部建立系统的文档管理制度，无疑是一种巨大的历史进步，尽管这种进步具有浓厚的西方色彩。

(二)有效性

任何一种制度设计都需要实践检验，无法运用到实际工作中的制度设计属于纸上谈兵。近代海关文档管理制度在运作过程中，得到了良好的实施，显示出了有效性。这种有效性既表现在档案实体方面，也表现在档案内容方面。

首先，目前海内外大量保存的海关档案是该机构文档管理制度有效性的最佳证明。近代海关档案得以保存至今，既得益于海关系统有效的文档管理制度，又得益于海关机构消失以后各机构对档案的有效接收、管理和保存。在中国近代政权更迭、战乱不断的历史环境下，海关有效的保证了文档的安全，鲜有故意损坏档案、遗弃档案等破坏行为的发生，这是文档管理制度有效性的重要表现之一。对比同一时期明清内阁档案的命运，海关文档管理制度的有效性特征更为鲜明。

其次，档案的一致性是文档管理制度有效性的另一证明。统一购买和分配制成和书写材料、统一文档的文种和文本是海关文档管理制度的重要组成部分，这种一致性在档案中得以具体的体现。尽管近代海关档案呈现出国际性的分布状态，但这种地域性分布并没有影响该类档案在纸张、书写形式、文种、文本等方面表现出的一致性，这是文档管理制度有效性的另一种体现。

结 语

近代海关在文档管理方面确立的一系列制度其产生的效益是明显的。在当时为机构的运作提供了规范化的文档范本，确保了机构内部文本的一致性。同时确保了海关内部信息的及时流通，“海关运作的基础在于定期的信息流动，表格、报告和信函从各地税务司署运往北京总税务司署流动，总税务司署的指示说明发到各个口岸”*Hans van de Ven and Robert Bickers，China and West The Maritime Customs Service Archive from the Second Historical Archives of China, Nanjing (PRIMARY SOURCE MICROFILM, BY THOMSON GALE, 中国第二历史档案馆)，第7页。，使得海关以高行政效率而蜚声国际。*《海关蜕变年代——任职海关四十二载经历》，第7页。第三，规范的出版制度和科学的档案管理制度使得大量海关史料得以传世。由此可见，近代海关文档制度产生的影响不仅是有效的，而且是长效的。

作者李娜娜：中山大学历史学系近现代史流动站博士后(广州：510006)

During the modern period (1840-1949), Chinese customs had already adopted a document management system that integrated files and archives management. First of all, materials for creating documents were all purchased by the general taxation department, which also regulated the document formats and established a unified printing and publishing system. Secondly, a document registration system was established to record information like sources, dates, and content. Thirdly, an archiving system was established, including filing, creating volumes, numbers and indexes and noting retention periods. Fourthly, there were document publicity and confidentiality regulations. The scope of publicity depended on the types of publications, while archives were managed as strictly confidential. In conclusion, the document management system of modern customs was systematic and effective, and in certain sense improved the administrative efficiency.

Modern Chinese Customs; Taxation Department; Guangdong Customs; Document Registration System; Archiving System

*本文为2016年10月“粤海关与海上丝绸之路”学术研讨会参会论文。