地震系统人物档案管理研究

文·朱少华

地震系统人物档案管理研究

文·朱少华

我国是世界上多地震的国家，也是蒙受地震灾害最为深重的国家之一。各级地震部门作为管理我国地震工作的专门机构，拥有一大批在地震监测预报、地震灾害预防和地震紧急救援等方面的科学家和科研人才，他们在防震减灾事业中发挥着重要的作用。截至2016年11月，全国地震队伍总规模10525人，其中专业技术人员7070人，内含两院院士13人，二级研究员35人，具有正高级职称人员377名，享受国务院政府特殊津贴的在岗专家72人。这些学历高、专业造诣深、潜心科学研究的领军人物，集中代表了地震事业的品牌和形象，是极为宝贵的无形资产。为他们建立人物档案，是对地震文化的保护和传承，它蕴藏着丰富的人文资源，是地震文化的积淀。

一、建立人物档案的意义

地震人物档案主要是指在防震减灾事业发展中做出过重要贡献或产生重大影响，并得到社会认可的人士。例如，省级以上地震部门历任局长、地震系统两院院士、科研的著名专家、学科带头人、全国劳动模范和先进工作者和其他受到党和国家表彰的先进人物。通过对地震人物档案的管理工作，能够提练地震人的精神理念，对研究未来地震事业的方向发展提供必要的经验。

（一）历史性

地震人物类档案建立着眼于历史的发展角度对地震事业发展做出重大贡献的人物，是经过历史长河沉淀仍能得到广大地震职工广泛认可和高度评价的杰出人物。通过对杰出人物非常具体生动的历史故事和情节来展现其业绩及精神，将他们思想和信念永留史册，对积淀地震文化乃至丰富中华文化都有着不可低估的价值。

（二）社会性

在地震人物档案整理过程中要注意得到社会的认可。其知名度往往随着社会贡献的大小而转移。不仅仅需要地震内部还需要社会大环境加以衡量。有一些贡献很大的人物，其活动不仅限于一个单位，有的在一个单位很短的一段时间。我们在整理人物档案时应着眼社会，全方位的考察。通过沟通了解全面反映人物的全貌，丰富形象为社会留下宝贵的人文遗产。

（三）现实性

地震人物档案和地震文化之间是相辅相成、互为渗透、互相促进的。它对地震文化的传播、丰富和发展起着举足轻重的作用。地震文化是地震事业在自身发展历史中形成和发展的物质文化和精神文化的总和。人物档案可以为地震事业的发展提供了强大的支撑，充分激发地震爱岗敬业精神。激励全体职工用严谨治学的科学态度和勇于探索的科研创新精神，使地震事业再创佳绩。

二、建章立制，规范人物档案管理

近年来，各级地震部门的档案工作快速发展，室藏日益丰富，档案室的功能不断拓展，服务领域不断延伸。档案资源作为档案工作赖以存在和发展的基础，日益受到重视。档案部门下大力加强档案资源建设，在档案的收集对象及方式方法上有了很大的转变，对重要人物、重大活动、重点建设项目及地方特色、行业特色的优质档案材料的收集日益重视，改变以往重事轻人、重物轻人的传统做法，把涉及到人，特别是具有典型意义的代表人物的档案，与其他各类档案列入收集归档范围，纳入室藏档案体系。但目前地震系统尚未出台人物档案管理相关法规，《档案法》及其实施办法对档案管理仅是原则性规定，对人物档案的管理没有明确具体的可操作性规定。另外，从地震系统档案工作实际情况来看，人物档案还是个空白，没有相应的工作规范，严重影响了人物档案工作的有序、深入推进。因此，制定地震系统“人物档案管理办法”势在必行。

三、明确人物档案收集对象、收集内容、收集方式和整理规范

（一）收集对象

收集对象主要包括，一省级地震部门以上行政领导（正、副职）；二地震系统两院院士；三学科带头人、老专家、各类拔尖人才等高层次技术人才；四国家级重大奖项、国家级重大项目的第一责任人；五获国家、部委、省级奖励的先进个人，全国劳动模范等。

（二）收集内容

收集的内容是人物档案管理的难点之一。一是如何确定其保存价值，二是很多资料具有私密性。因此，收集内容的制定需尽可能全面、客观并具有拓展性，兼顾人物档案的“大”与“小”，大事件不漏掉，有些小事件同样能“以小见大”，细节更能彰显人物精髓；同时在管理上保证个人档案私密性的保护和涉及国家秘密事项的保密工作。具体可包括以下几个方面。

一是生平资料。生平材料可分为三个部分，即生活经历、学习经历、工作经历。如身份证明、不同年度的照片、各时期的成绩单、证书、履历表、日记、人物年表、事略等。

二是社交资料。社交资料也可分为三部分，即私人性质的社交活动、公务活动和学术活动。如书信、邮件、手稿、发言稿、讲稿、业务交流、学术研讨等。在当今信息时代，社交资料已不再是单一的纸质载体，如电子邮件、博客、幻灯片等，这类具有保存价值的内容可采用打印出纸质文本，经本人签字确认进行保存。

三是学术资料。学术资料可分为四部分，即发表的学术著作、学术论文、科研报告及记录，未发表的有保存参考价值的学术文章，学术获奖成果相关申请、评价及证书，专利申请及应用。

四是评价材料。评价材料是指社会各界对个人在政治、文化、学术等方面的评论与介绍，如荣誉证书、采访报道、剪报、评论等。

五是经济材料。反映个人及家庭的经济财产状况和经济活动的材料。如房地产、契约等。这部分材料因涉及到个人隐私，应视个人情况而定，不能强行征集。

六是声像资料。人物不同时期各类活动记录的另一载体形式，可分为音频文件、视频文件、照片。

（三）收集方式

第一，移交、征集、捐赠、寄存、复制等方式。人物档案包含的在科研工作中形成的相关文件或报告按规定归档；其他相当部分属于个人资料，在收集这部分资料时特别注意尊重资料拥有者，能征集部分采取征求、采购等方式进行收集；若拥有者暂时不愿将个人资料捐赠的，可采用寄存、复制或数字化等方式进行收集。

第二，在科研重大活动中从档案管理的角度进行全程摄影、摄像，采集音像材料；关键人物的亲友、挚友、同乡、学生等可采取电话访谈、登门拜访等方式采集音像材料。

第三，编撰人物志、年表、人物大事记等。

（四）整理规范

人物档案是由不同时间、不同载体的材料汇总而成，但却是一脉相承、相互印证的关系。因此，建立科学的整理规范对人物档案的整理与利用有重要的作用。人物档案以个人为保管全宗，根据人物档案收集内容分为六类基本大类，基本大类下可根据需要设置建立一级类目、二级类目或三级类目；同类别的档案按年度、事件排序；相互关联的不同载体的人物档案编制互见号。

四、人物档案管理工作重点

（一）要有章可循

由于设立人物档案在地震系统档案管理工作中缺乏实践经验，而设立人物专卷也未形成明确的指导思想。因此，要在地震系统档案管理中正式设立人物档案，应由档案业务主管机关在调查研究的基础上，制定具体实施办法，明确设立的原则、范围、方法和基本要求等，以便有章遵循，避免盲目进行给档案管理造成混乱。

（二）要履行手续

立档单位对拟设立的“人物全宗”，要先行申报，经本单位档案工作领导小组同意后实施。立档单位对拟设立的“人物专卷”，要向上级档案业务主管机关报告备案，以便掌握情况，进行研究和指导。以后凡是新的增设均要履行报批或备案手续。

（三）要科学整理

要正式设立的人物全宗和专卷，列入全宗序列、授予全宗号或列入有关全宗的某一类里，编排案卷号。对于在具体工作出现的一些新的矛盾和问题，要及时研究予以解决。

（四）收集整理要分阶段、分类实施

如果按年龄层次划分可划分为三个阶段。一是已故人物。这部分人大多已有定论事迹，业绩及其生平经历积累需要广泛搜集以免遗散，例如地震系统已故的3名院士。二是离退休人物。这部分人物年事已高，有的还在有生之年发挥余热。地震系统现有的13人名院士中，90岁以上的3人，80岁以上的5人，70岁以上的4人，如果在他们有生之年没有留下专门的人物档案，对我国的地震事业将是个巨大的损失。在收集他们的材料过程中，要以声像资料为主线，使人物档案内容更加生动、细致、丰富，整合文字声音使图像资料生动展现人物精神面貌和活动的细节，客观再现老一辈科学家学术成长与贡献、心路历程和精神境界。三是在岗人物。这部分以研究员居多，大多年富力强，处于蒸蒸日上的阶段，定性相对比较困难，宜宽不宜窄。

重视并建立、管理好地震人物档案，是历史和现实的需要，是防震减灾事业发展的需要，这项工作有利于弘扬、传承优秀的地震人精神和文化传统，彰显地震行业特色，同时也是当代地震档案工作者义不容辞的使命。

（作者单位：山东省地震局）