新形势下高校人事档案管理问题与对策

文 / 屈俊华

新形势下高校人事档案管理问题与对策

文 / 屈俊华

在高校管理工作中，人事档案管理不容忽视，是推动高校建设与发展的基础性工作。妥善管理并且合理应用人事档案，可促进高校人力资源的开发与利用。由于现代社会的大发展和经济水平的快速提升，过去的高校人事档案管理方案已无法满足新时代下的需求，在实际工作中出现了许多新问题，构建新型人事档案管理模式，提升高校人事档案管理效率已迫在眉睫。文章首先简要分析了高校人事档案管理工作的必要性，然后深入探讨了高校人事档案管理工作中存在的新问题，并根据这些问题制定了相应的解决对策。

高校；人事档案；管理工作；新问题

在高校人事管理过程之中，高校人事档案管理的重要性不言而喻。它是用来记录反应个人阅历与才智品德，以个人为单位所整合起来用以考察的相关资料。其主要是由劳资部门和人事部门在选拔以及培养人的工作中形成的，是个人参与社会活动的全面记载以及个人实际情况的真实反映。高校人事档案是引进人才、任免干部的重要依据和凭证。科学管理并且合理利用人事档案，可以有效促进人力资源的开发。随着人事制度改革的深入以及信息技术的发展，高校人事档案的管理方式也面临着许多新的问题，原有的管理模式已难以满足发展的需求，众多弊端也逐渐凸显，严重阻碍了人事档案的建设和科学使用，并且束缚了我国高校的健康可持续发展。

一、高校人事档案管理工作的重要性

著名学者吴宝康曾经在《档案学概论》这本书中提出，档案的本质就是历史的原始记录。所谓的高校人事档案，指的是在高校人事管理过程中产生的反应个人阅历与才智品德，以个人为单位所整合起来用以考察的相关资料。在整个高校人事工作之中，高校人事档案是已处理完善可用于保存的文献资料。

作为高校管理工作中不可或缺的一部分，高校人事档案管理工作是组建教师团队的基础，对科学研究和教学工作都具有非常重要的作用，而且也是评价高校工作能力的重要指标之一。除此之外，高校的人事档案也是调整薪酬、选拔干部以及评价整体教学水平的重要依据。高校对于人事工作的宏观调控所需要的资源和根据也是由人事档案所提供的。高校当中的人事档案工作完全是为了贯彻我党的方针、政策服务的，从而促进高校的改革以及服务的多样化。该项工作是否处理得当，将会直接对高校的整体工作产生重要影响，并会影响组织决策以及广大教育工作者的自身利益。真实有效的人事档案材料可以将准确的人员信息提供给上方，防止出现用人错误的情况。在选拔领导人员的过程之中，倘若出现用人不明的情况，将会阻碍高校的发展道路，造成利益的损失，甚至危及我党与整个国家的事业。由此可见，完善高校人事档案管理工作具有非常重要的理论意义和现实意义[1]。

二、高校人事档案管理工作存在的新问题

（一）档案内容不丰富，评价性材料过于片面

在很长一段时间里，高校人事档案的主要内容强调的是记录和体现教育工作者个人的社会阅历、思想行为以及政治成分等方面的具体内容，展现的历史情况占绝大多数，近期情况微乎其微。有很多僵化死板的材料，很少有可以反映出鲜活现实的内容。个人的知识水平、能力范围、专业特长以及工作业绩等具有价值的实质性信息严重缺乏。对教育工作者的品德、能力以及业绩等情况的评价材料都是一成不变的，所运用的也都是僵化呆板的套话和政治性官方用语，无法体现出教育工作者的个性，毫无特征可言，既不全面也不准确。

（二）材料欠完整且缺乏真实性

工作人员在收集和管理人事档案材料的过程中，严重缺乏档案管理的基础知识，应当存档的没有及时存档，工作过程中不按照相关规定办理借阅手续，导致档案材料不完整或完全丢失。事主没有在第一时间报告档案管理部门，而是自己收藏起来，将上级的表扬或者更高的学历证书等档案留在自己手中[2]。

存档材料要素不足，内容存在严重错误。很多管理人员在书写有关人事报表时，存在极大的随意性，没有认真考虑填报要素，很多主要信息都存在错误，在没有审核的情况下就随便装进了档案袋。事主的信息填写存在问题，那么出生时间、参加工作时间以及文化水平等信息自然也就会和前后记载存在出入。

（三）人才流动过于频繁，很多人无视档案的存在

随着社会主义市场经济的建立，各行各业的竞争也日趋激烈，很多国企以及事业单位的人才均放弃了稳定的工作，成为了自由职业者。市场经济愈发繁荣，人才的流动性也就越强，自由职业者的数量在集聚增加。特别是近些年来，利用人才市场实现流动的人员数量日益上升。这些流动人员的人事档案管理中出现了众多新问题，对人事部门的工作带来了许多困难，阻碍了人才的合理流动。自从实施改革开放以来，我国高等教育的规模呈现出逐渐扩大的趋势，尤其是随着市场经济的确立，其发展速度惊人。对高校教师的需求量也在日益扩大，高校人才流动的数量也随之激增。为了获取高素质人才，高校与众多科研机构展开了激烈的竞争。很多高校为了引进大量优秀的人才，制定了许多新的规章制度，甚至无需档案与人事关系，出现了许多“人档分离”的情况，有些人则将档案放在人才市场置之不管[3]。

（四）缺乏资金，管理方式过于老旧

首先是缺乏必不可少的硬件设施。有很多高校的人事档案室均缺乏大量的资金与设施，没有独立的档案室、阅览室以及办公室，充其量只是做到了办公室和档案室的分离，空调以及其余的硬件设备就更是空谈妄想。人事档案管理条件落后的高校，仅用小小的木柜存放人事档案。其次是现代化水平极低。由于互联网技术的飞速发展，采用网络化的手段管理人事档案信息已经是大势所趋。然而，有些高校的档案管理人员故步自封，毫无新时代的思想观念，依旧被过去的条条框框所束缚，脱离了信息时代的轨道，档案的管理依旧停留在纸质档案的建立与保存上，实体管理依旧是重心所在。大部分统计工作仍然依靠手工作业。工作人员的工作重心始终是材料的整合与存档，仅仅追求表面上的整齐划一，没有强调内在的整体把握和动态管理，导致了严重的人力资源浪费。某些高校配有微机，但是其只能打印档案目录，无法搜索或者查找详细的人事信息，其仅仅是一种工具，不可进行档案管理。部分高校虽然成立了电子数据库，但是因为开发的软件功能很少，和上级配备的软件难以共存，做不到对复杂人事信息的分类和汇总。

（五）过度强调档案的保存，没有进行合理开发与利用

首先是对人事档案的充分开发与合理利用没有给予高度重视，不符合新时代下人事制度的改革趋势。过度强调档案的保存和归档，没有进行合理的开发与利用。其次是很多的档案材料都被置若罔闻，而且使用频率较高的材料都是关于工资调整、党团材料以及解决待遇等方面的，真正用于选拔人才和预测领域的微乎其微。再次是档案的使用始终处于被动位置，通常都是领导安排或者上级下达指示之后，有关工作人员才会匆匆忙忙地整理文献资料，完全没有主动性和敬业精神。最后是人事档案的开放利用方式有限。现阶段人事档案管理部门的工作方式已经难以满足时代的需求了，仅重视纸质档案，忽略了电子档案的存在。把互联网信息技术仅仅用在存档方面，没有充分发挥其优势，导致档案的利用率极其低下[4]。

三、处理高校人事档案管理中新问题的主要对策

（一）强化培训力度，提升高校人事档案管理团队的素质

由于现代社会的发展和科技水平的提升，人事档案管理的手段也日趋多样化，使用人事档案的要求也在逐渐增多。档案管理工作的信息容量以及服务领域也在逐渐拓展。档案资源的使用、服务方法以及基础业务的构建均发生了彻底改变，这就表明人事档案管理人员必须快速提升自身的综合素质：一方面，要转变思想，让高校人事档案管理团队成员具有一种紧迫感；另一方面，通过强化学习培训，科学系统地将档案领域的专业理论知识与组织人事的规则，传授给所有高校人事档案管理团队成员，提升他们的思想道德素质和渊博的知识水平，培养良好的工作心态以及高度的责任感。并且在此基础上不断拓展专业知识的深度和广度，从而达到新时代经济发展和高校教育对人事档案管理的新要求。

（二）加大资金的投入，完善高校人事档案管理的硬件设施

如果要高校人事档案管理系统照常运作，必不可少的硬件设施就是基本保障。所以，必须根据档案管理的有关文件要求，将高校人事档案管理的硬件设施纳入学校的总体建设之中，把人事档案的费用归入单位财务预算之中。在人才的配备以及资金的投入上给予保障，办公室、专用库房以及档案室的建设需严格按照标准执行，引进复印机、打印机、档案柜、电脑、扫描仪以及装订机等不可或缺的办公设备，配置必不可少的档案保护设施，并且根据实际工作的需要，在第一时间更新升级设备[5]。

（三）强化信息化建设，提升高校人事档案管理效率

所谓的人事档案信息化，就是将过去的纸质档案转化为电子化档案或者数字化档案，将静态信息转化为动态信息。科学管理纸质档案是人事档案信息化的基石，科学整合档案资源，比方说，将每个人对应的信息输入计算机中，构建个人的档案信息库，主要的检索信息姓名、职业、籍贯所在地、身份证号码以及本人相片等等，条目链接为人事档案的目录列表，随意可以利用电脑增加或修改个人的动态信息。从而逐渐实现档案的信息化，用微机操作档案的查阅、存档以及统计等等，摒弃以往仅靠纸质档案获取档案信息的方式，保障档案信息的真实性和可靠性，提升高校人事档案管理的效率。除此之外，还可以灵活运用互联网信息技术，创新人事档案管理，向社会提供高质量的人才档案信息服务，从而实现信息资源的有效共享。

（四）建立科学的管理机制，推动人事档案管理工作系统化运作

首先，要加强领导。高校的领导层要对人事档案管理工作给予重视，将其归入重要日程之中。成立人事档案管理团队，对档案的管理工作进行周期性的检查和指导，发现新问题时要在第一时间进行处理。对人事档案工作进行定性考核，实施分类指点和动态管理，促进推动人事档案管理工作系统化运作。其次，要建立科学的管理机制，因为人事档案工作较为复杂，如果没有制度的约束，将会失去方向性。必须结合工作的实际情况和社会的具体需求，健全档案管理制度，完善人事档案整理的规则。严格审核档案材料的整合、存档以及转出档案等各个环节，尽可能阻止伪造材料入档，让档案的整理更加科学化、系统化，保障档案材料的准确性、真实性以及实用性。

（五）统筹规划，确保高校人事档案工作协调可持续发展

作为一项系统工程，高校人事档案管理工作和别的工作之间存在着千丝万缕的联系。所以必须树立全局观念，统筹规划，深入思考，研究出科学的方案。在资金注入、团队组建、人员配置以及档案的开发利用等方面，均要统筹规划，用最科学的集成状态，实现高校人事档案管理的高校运作，建立起完整的档案资料系统，充分发挥人事档案的参考作用[6]。从本质上提升高校人事档案的服务质量，确保高校人事档案工作协调可持续发展。

四、结语

由于我国社会主义市场经济的建立，各专业人才之间的竞争也日趋激烈，推动了高校人事制度的改革创新，与此同时也给高校人事档案管理工作带来了严峻的挑战与无穷的机遇。高校人事档案管理者应当抓住机会，在新形势下针对工作中出现的新问题，积极探索有效的解决对策，改变过去陈旧的思想观念，为高校人事档案管理模式注入新的活力，满足高校建设发展的具体需要。

[1]李雪云,饶圆.高校干部人事档案专项审核中的问题及对策[J].山西档案,2016,(2):124-126.

[2]杨仁辉.从《劳动合同法》看高校编制外聘用人员档案管理[J].山西档案,2012,(5):51-53.

[3]姚红,陈岚.对高校干部人事档案工作的几点思考[J].山西档案,2015,(6):91-93.

[4]秦茂盛,赵文娟.高校出版社人事代理制人才机制研究[J].出版广角,2015,(11):44-45.

[5]罗雯瑶.高校学报编辑职业发展的困境与对策[J].出版广角,2015,(2):96-98.

[6]徐军玲.云计算环境下高校图书馆功能拓展与改变[J].出版广角,2013,(15):63-65.

G275.9；G647.1

A

1005-9652（2017）01-0058-03

青海省社科基金项目“青海藏区民间力量在生态治理中的理性选择研究”的阶段性研究成果，项目编号：15042；教育部学位与研究生发展中心项目“中加优秀研究生导师德性培育比较研究”，项目编号：2015Y0803。

（责任编辑：魏登云）

屈俊华（1978-），女，陕西西乡人，青海大学，馆员，研究方向：人事档案。