探索数码声像档案管理新模式——以昆明医科大学数码声像档案管理方法为例

■王 媛 周 璐

探索数码声像档案管理新模式
——以昆明医科大学数码声像档案管理方法为例

■王 媛 周 璐

随着科技的进步，计算机与网络技术的快速发展，传统的以胶片、磁带为载体的照片、录音、录像等声像档案逐渐数码化。这些数码声像档案从拍摄录制形成之初的格式要求到整理移交、保管存放、检索利用至鉴定销毁都与传统的声像档案管理方法大相径庭。为了探索和研究出一条规范、科学、实用、易行的数码声像档案归档制度和技术方法，2015年昆明医科大学申报了云南省档案局科研项目《数码声像档案归档制度及技术方法研究》并获得立项。经过两年多的理论研究、方法设计、软件开发、测试使用、流程编订、征求意见和颁布制度，昆明医科大学校内44个归档部门形成的数码图片、数码音频、数码视频声像档案实现了远程即时网络归档、数据集中统一管理、平台共享检索利用，多方式安全备份存储，探索出了一条数码声像档案管理的新方法、新路径。

一、昆明医科大学数码声像档案管理方法的研究背景

昆明医科大学是云南省最大的集教学、科研、医疗为一体的医学院校。建校于1933年，从云南省省立东陆大学医学专修科开始至2012年更名为昆明医科大学，至今已有84年的办学历史。目前，共有44个归档单位和部门，每个单位和部门每当有重大活动和重要工作时都会进行拍照、录音或录像，已经全部使用数字化设备，所产生的图片、音频、视频资料大都存储在拍摄者的电脑里或移动硬盘中。根据以往的管理办法在声像档案形成2个月后刻成光盘移交到学校校办档案科进行保管和存储。但因为工作繁忙、人员变更、设备更换等因素，往往很多数码声像档案遗落在拍摄者手中，未能实现归档。而且以光盘为存储介质的数码声像档案也存在较大的风险，一旦光盘损坏，就存在声像档案损毁，无法修复的巨大风险。基于以上原因，学校2015年起开始了数码声像档案管理方法研究，旨在探索出一条规范、科学、实用、易行的数码图片、音频、视频档案的技术方法和归档制度，更好地管理学校声像档案。

二、昆明医科大学数码声像档案的定义和管理职责

依据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《云南省档案条例》与《云南省数码照片档案管理办法（试行）》及国家相关规范标准，结合学校实际，定义数码声像档案是指以数码形式存储于磁盘、光盘、硬盘等依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的图片、音频和视频文件。

昆明医科大学数码声像档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。数码声像档案的形成部门负责对数码声像档案进行初步整理和归档；校长办公室档案科负责组织、监督和指导数码声像档案归档工作，并集中统一管理学校的数码声像档案；现代教育技术中心负责为数码声像档案管理提供技术支持。

三、昆明医科大学数码声像档案的归档范围

根据教学、科研、社会服务和文化传承的需要，学校数码声像档案的归档范围是：

1.学校领导在任职期间的工作照、标准照，学校领导出访、接待、参加重要会议等活动形成的声像材料。

2.中央、省、市及有关党政领导来校参加活动的声像材料。

3.学校党代会、教代会、工代会、团代会及党政重大会议，包括开幕式、闭幕式、会议代表发言、会议的各个重要环节的声像材料。

4.校庆等重大活动的声像材料。

5.国、内外有影响的科学家、教授、专家等来校访问、讲学等活动的声像材料。

6.学校授予校外人员名誉职务的声像材料。

7.省级以上代表团、慰问团，兄弟院校代表团来校活动的声像材料。

8.其他社会活动家、知名人士来校活动的声像材料。

9.学生重要活动及会议（包括学代会、表彰会及其他重要社团活动）的声像材料。

10.有特殊意义的开学典礼、毕业典礼的声像材料。

11.各类学生毕业照。

12.学术造诣较深的教授、专家的教学、科研活动的声像材料。

13.学生社会实践、社会调查、论文答辩、实习操作以及有重要意义的生活、学习等的声像材料。

14.学生参加校级及其以上各种竞赛活动的声像材料。

15.学校组织的有重要意义的学术活动、学术会议和重点、大型的科研课题评审、鉴定会的声像材料。

16.能反映学校学术水平的各种科研成果及样品的声像材料。

17.外国领导人，外籍、港、澳、台学者及著名友好人士、各类代表团来校参观、访问、交流及讲学活动的声像材料。

18.与国内、外建立校际交流关系，进行互访以及签订合同、协议等的声像材料。

19.在学校召开的国际会议的声像材料。

20.外籍学生、工作人员在学校学习、工作及生活的声像材料。

21.反映学校风貌和基本建设的声像材料。

22.重大建设项目开工、奠基、落成典礼和建造前旧址、正在建造中和工程完成后建筑物的声像材料。

23.学校运动会开幕式、闭幕式、破记录等场面的声像材料。

24.学校运动队参加国内外运动会竞赛情况、合影、获奖情况的声像材料。

25.全校性文艺汇演、比赛、表演等的声像材料。

26.参加市级以上文艺调演、兄弟院校来访表演、比赛等的声像材料。

27.共产党及各民主党派重大活动的声像材料。

28.校友、校友会举行重要活动的声像材料。

29.博士生导师的标准照、工作照片。

30.烈士照片。

31.全国及省级以上劳动模范的工作照、获奖证书和奖章照等声像材料。

32.教师获教学成果奖励的声像材料。

33.教师获科研项目成果奖的声像材料。

34.学校各单位、部门在各类重要活动中形成的声像材料。

四、昆明医科大学数码声像档案保管期限

参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》数码声像档案保管期限划分为永久和定期30年。

五、昆明医科大学数码声像档案归档方法

数码声像档案实行单套制归档方法，即使用“昆明医科大学声像档案管理系统”软件归档；以胶片、磁带、录像带、唱片、幻灯片等为载体的声像档案实行双套制归档，除照片、底板、录音带、录像带、唱片、幻灯片等实体编号归档外，通过扫描、转换等方式同期在“昆明医科大学数码声像档案管理系统”软件上归档此类档案的数码文件。

六、昆明医科大学数码声像档案归档时间

数码声像档案，公务活动结束后随办随归；胶片类声像档案产生一件，发现一件，编号一件，扫描、转换一件，办完即归。

七、昆明医科大学数码声像档案归档要求

1.归档的数码声像档案应是用数字成像设备直接形成，除调整亮度、对比度、饱和度等处理外，未经过添加、合成、挖补、剪裁等修改。

2.反映同一活动的系列数码照片，应选择一定数量的能够反映该项活动全貌、主题鲜明、影像清晰的归档，反映同一场景的一般只归档一张；归档的数码音频应保证录音清晰、完整；归档的数码视频应能够反映活动情况、影像清晰。

3.归档的数码声像档案，应经检测为可读取、无病毒。

4.数码声像档案在归档时，要详细著录题名、年度、归档部门、主要被拍摄人物、拍摄时间、拍摄地点、拍摄人、张数、档号等基础信息，重大活动和事件必要时进行备注说明。

5.数码照片归档格式要求：BMP/JPEG/PNG/TIFF/GIF。数码音频归档格式要求：WAV/MP3/WMA。数码视频归档格式要求：AVI/MPG/RM/RMVB/WMV/MP4/FLV/MKV。

八、昆明医科大学数码声像档案的移交与接收

数码声像档案采用网络在线即时移交方式，各部门产生之日起即时录入“昆明医科大学声像档案管理系统”软件实现归档移交。对归档部门实时录入的声像档案归档信息，经学校档案科审查合格、接收归档后，由归档部门在年度移交文书档案时一并填写《部门档案移交清单》并附数码声像档案归档目录，经双方签章确认后一式两份分别保存。

九、昆明医科大学数码声像档案的存储和利用

1、数码声像档案按照“昆明医科大学声像档案管理系统”用户分类编号，以学校部门为归档录入单位进行归档存储。

2、数码声像档案数据存放于学校现代教育技术中心服务器，校长办公室档案科同时备份存储，每年与学校其它档案数据一同集中再备份存放于云南省重要档案和电子档案异地备份库，实现异质异地存放。

3、数码声像档案审查、接收、日常管理、备份、维护、查阅、利用由校长办公室档案科负责。各归档部门可以网络检索利用本部门归档的数码声像档案，需要利用其他部门或学校的数码声像档案须按照学校档案借阅利用制度和相关保密制度执行。

十、通过昆明医科大学数码声像档案管理模式，探索数码声像档案管理新模式

1、随着科技的进步，互联网的广泛应用和普及，可以通过归档软件的研发和应用，实现数码图片、数码音频、数码视频的远程即时网络归档，实现了声像档案及时、快速、准确、规范归档，不受时间、地点限制，节约了时间、空间和运输移交成本。

2、软件数据库即可实现数码声像档案集中统一管理，分层使用。明确了归档流程、归档方法和归档要求即明确了各部门职责任务和利用权限，避免了各自为政、职责不清、保管不善、数据遗失的现象发生。

3、“昆明医科大学声像档案归档系统”在数码声像档案归档著录环节要求严格，不仅要详细著录题名、年度、归档部门、主要被拍摄人物、拍摄时间、拍摄地点、拍摄人、张数、档号等基础信息，对于重大活动和事件还要进行备注说明，这对后期的平台共享检索利用提供了基础条件，在数据检索平台，各归档部门输入关键字，或主要被拍摄人、或拍摄地点、或拍摄时间即可检索出本部门所有归档过的声像信息进行使用。管理员账户平台则可以检索出所有部门归档的声像档案信息进行使用，快捷准确，利用方便。

4、多方式安全备份存储是昆明医科大学声像档案管理的特色之一。数码声像档案数据存放于学校现代教育技术中心服务器，校长办公室档案科服务器和移动硬盘同时备份存储，每年数码声像档案数据还与学校其它档案数据一同集中再备份存放于云南省重要档案和电子档案异地备份库，实现异质异地存放，三层保护措施可谓万无一失。

作者单位：昆明医科大学