文书档案管理工作的创新分析

张 霞

太原学院，山西 太原 030012



文书档案管理工作的创新分析

张 霞

太原学院，山西 太原 030012

一个单位的发展，离不开档案资源的管理，而文书档案作为档案资源管理体系中不可或缺的重要组成部分，其中详细记录了该单位各项工作开展情况，客观反映着各个组织在处理问题过程中存在的缺陷以及制定各项发展决策与建设工作的具体过程。可以说，单位的档案资源不仅包含着整个单位的发展历程，也是整个单位非常重要的历史资源[1]。其中，在近几年社会环境不断发展的背景下，对单位文书档案管理也提出了更高的要求。然而目前，我国各单位针对文书档案的管理工作还存在不少问题，进而严重影响了单位文书档案管理的效率。

一、当前各单位在文书档案管理过程中所存在的问题

(一)缺乏相应的管理制度，致使文书档案管理工作存在不规范之处

在单位文书档案管理过程中存在不规范的现象，其主要表现在下列几个方面：一、针对不同类别的档案未能设置相应的档案；二、部分案卷标题不清晰；三、案卷目录未按规定设置。以上种种虽严重影响了单位的文书档案管理效率，但最主要原因还是在于尚未构建完善的文书档案管理制度，所以导致文书档案管理水平出现参差不齐的现象。同时，还有一些单位虽然制定了文书档案管理制度，但是这种传统的管理制度无法适应单位文书档案管理的现代化需求，从而导致当前单位文书档案管理出现了一系列的问题[2]。此外，一部分单位在文书档案管理过程中盲目的使用了党政机关的文书管理方式，即过于注重了档案的整理与收集而忽略了文书档案资料的实际用途，从而严重影响了单位文书档案管理的效果。

(二)文书档案管理人员素质偏低，制约了文书档案管理工作的创新

针对文书档案的管理工作。该工作看似简单，但却对管理人员的专业性有着极高的要求，加之各项工作都非常复杂、繁琐，这也间接的对文书档案管理人员的专业素质提出了更高的要求。然而目前，部分单位的文书档案管理工作，依然有部分管理人员尚未认识到文书档案管理的重要性，并在日常管理过程中采用传统的管理方法，专业素质偏低，从而严重制约了文书档案管理工作的创新，影响了文书档案管理的水平。

(三)文书档案管理信息化落后，影响了文书档案管理的效率

随着现代社会经济快速发展，我国信息化技术也不断发展，并逐步渗透和应用到各个领域中。如信息技术的应用便能有效提升文书档案管理的工作效率，应当引起相关领导者的足够重视。然而现实是，部分单位在文书档案管理过程中虽然采用了信息化管理技术，但由于单位领导并未对文书档案管理工作给予足够的重视，加之现有的文书档案管理专业人员的管理水平和业务素质都还无法满足现代社会对文书档案管理工作的要求，从而严重阻碍了信息化技术在文书档案管理中的应用，进而阻碍了文书档案管理效率的有效提升。

二、创新文书档案管理工作，提升文书档案管理水平的对策

(一)规范文书档案管理，提升文书档案管理水平

1.加强制度建设，加大执行力度

单位要想全面提升自身的文书档案管理水平，便需要创新文书档案管理工作策略。首先，应该制定新型的文书档案管理制度，从根本上改变原有的落后的规章制度，并紧密结合自身单位的文书档案管理体制、机制和结构情况，制定适合本单位发展的文书档案管理工作制度，修改和完善单位的各项业务档案管理办法，从而为单位的文书档案管理工作提供制度方面的保障。其中，创新文书档案管理制度具体应该构建完善标准的文书档案管理系统，明确规定文书档案管理的形式、内容和要求。通常情况下，单位领导应对现行的文书档案管理体制进行相应的改进与调整，建立相应的管理责任制，从而为文书档案管理工作创造有力的制度保障[3]。同时，为了能够更好的适应信息化快速发展背景下的文书档案管理发展，单位还需要创建完善的电子文书档案管理标准，合理的将传统的文书档案管理制度与当前的新型制度有效结合起来，从而构建起更加完善系统的文书档案管理制度体系。其次，当单位构建了新型完善的文书档案管理制度之后，还需要加大文书档案管理制度的执行力度，综合评价文书档案管理工作的规章制度，从而确保单位各项文书档案管理制度作用的充分发挥，进而提升文书档案管理工作的水平与效率。

2.创新工作机制，顺应档案管理规律

现代单位的文书档案管理工作，为了能够更好的适应现代社会的开放环境，便需要创新文书档案管理的工作机制，有效提升文书档案管理水平。其中，在不断发展的社会新环境下，单位需积极构建如下机制来确保单位文书档案管理工作的有序开展：一为自我营销机制。该机制在单位的文书档案管理中的运用，主要是根据单位的整体发展要求和阶段性安排，对开展的各项重大活动和中心工作的档案记录提出了更高的要求。关于档案管理重要性的宣传，唯有充分认识到其中的重要性，才能确保单位文书档案管理工作的有序开展。二为主动参与机制。任何事物与工作的发展离不开改革与创新，单位的文书档案管理工作亦是如此。而要创新文书档案管理，首先应让文书档案管理积极融入到单位的各项中心工作和重大活动的开展过程中，以突出文书档案管理工作的重要性，继而切实提高文书档案管理的工作质量；三为互动协调机制。在文书档案管理工作中，通过相互沟通、相互交流所形成的良好管理路线，不仅有利于指导、监督与服务等较高职能、职责的履行，更能促进单位文书档案管理工作与其他各项工作的对接，进而全面提升文书档案管理工作的效率。

(二)提升档案管理人员素质，强化档案管理人员专业能力

无论是文书档案管理工作的创新还是管理职能的发挥，最终落实的关键始终在“人”，所以单位在文书档案管理过程中应该充分重视专业人员的管理，加强档案管理人员的培养。其中，作为单位文书档案管理人员，不但需要具备较强的专业管理能力，而且还需要具备较高的专业管理素养。因此，单位应定期或不定期的对文书档案管理人员进行工作能力测试，并针对现有的文书档案管理人员制定科学、合理的培训计划，以便能够创新档案管理人员的思想意识，全面提升档案管理工作人员的工作能力，促进工作人员能够得到更好的发展。与此同时，为确保相关工作人员的工作积极性，单位还应结合本单位实际情况制定相应的员工激励机制，对于认真、负责的工作人员适当给予相应的物质奖励，从根本上提升文书档案管理人员的工作积极性。此外，在文书档案的实际管理过程中，还需要积极引入一批高水平的新生人才，确保队伍整体素质的有效提升，从而达到提升文书档案管理工作质量的目的。

由于在当前社会环境下，文书档案管理工作创新不但需要从思想上进行创新，而且还需要创新管理方式和制度。因此，单位在培养相关工作人员专业素质之余还应致力于激发相关工作人员的思想意识，使其能充分认识到文书档案管理工作的重要性，从人员素质上为单位文书管理工作水平的提升提供有力保障。

(三)实行文书档案管理自动化，提升文书档案信息管理水平

随着社会的不断发展，我国已全部步入信息化时代。在此新的时代背景下，单位的文书档案管理工作也应逐步往信息化、现代化的方向发展，并强化信息技术在文书档案管理工作中的运用，从而最大限度的满足时代对单位文书档案管理工作的要求。当然，在创新文书档案管理工作过程中也应积极引进信息化技术，如此才能促进文书档案管理办公自动化的真正实现。首先，针对文书档案信息的录入，应采用统一的专业用语与统一的技术标准，确保管理方法的科学、合理；其次，应该创建完善的文书档案管理数据库，规范文书档案管理数据的转入、转出内容，真正实现文书档案管理工作的标准化；再次，为确保文书档案管理信息的安全，单位应建立完善的文书档案信息监管体系，真正实现单位文书档案的内外网隔离，从而保障文书档案信息的安全性。

三、结论

总而言之，文书档案管理作为单位在不断发展中的重要组成部分，其不仅是评价一个单位总体管理水平的关键因素，更关系到企业能否获得有效地发展。因此，相关领导者需对单位的文书档案管理工作给予足够的重视，并积极创新文书档案管理方式，从而在满足社会要求的同时迎合现代社会的发展趋势。

[1]侯明，白宇红.谈文书档案管理的现有问题及对策[J].办公室业务，2012(03)：82+112.

[2]贺燕南.文书档案的现代化管理策略[J].办公室业务，2014(01)：16+18.

[3]罗文妍.浅析文书档案管理工作的创新[J].东北农业大学学报(社会科学版)，2015(03)：117-119.

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