“互联网+档案”面临的挑战与机遇

孙 霞

四川公路桥梁建设集团有限公司隧道分公司，四川 成都 610000



“互联网+档案”面临的挑战与机遇

孙 霞*

四川公路桥梁建设集团有限公司隧道分公司，四川 成都 610000

数据信息的新时代，被称之为“互联网+”时代。所谓“互联网+”，简单来讲，指的就是规模巨大的海量资料。第一，不再依赖于大量采样，而是更多的分析整理数据；第二，不再热衷于高精确度，而是更倾向于混杂性；第三，不再单纯探求因果关系，而是更为关注事物间的关联。这三大转变体现了“互联网+”的核心——预测。作为企业档案管理人员，要努力抓住新时代的机遇，严肃对待挑战，不断学习和创新，围绕企业的经营工作对档案管理方式和手段进行深入思考、重新认识。充分运用新技术，在时代浪潮地推动下，更好地开发和利用档案信息资源中蕴藏的巨大知识宝藏，使档案工作创造出更大的价值。

一、“互联网+”技术——新时代下档案管理工作的必然选择

(一)档案信息资源的充分开发利用需要“互联网+”技术

近年来，我们常常会碰到无法向数据库中增加新的档案数据的情况。随企业档案信息化不断发展及“互联网+”时代的到来，档案数据库重复存储面临的存储空间问题严峻。我们必须优化存储、提高效率和节约成本，这就需要借助“互联网+”技术来得以有效的实现。

(二)数据安全问题的挑战

企业档案数据的高共享不等于全共享，在大量企业经营中涉密档案数据的保密过程及敏感数据的分析过程中，如何实现企业经营信息安全，避免数据被恶意使用，更好地防止因秘密泄露给企业经营带来经济上的损失，是新时期企业档案安全工作面临的一大挑战。

二、“互联网+”时代，档案工作迎来的新机遇

(一)“互联网+”的应用给档案数据挖掘带来了机遇

传统企业经营档案管理以管理为主，没有利用现代化技术工具进行深层挖掘、分析，传统档案基本处于被动的利用。“互联网+”档案系统中除拥有大量的文档外，还有海量大数据信息系统。在企业档案管理的收集，会通过主动调查档案应用者的需求，对海量数据进行聚类、分类、相关性分析，建立分类清晰的各种数据模型，找到数据之间的关系进行应用合关，提高企业档案的存储价值，实现档案管理的预测功能，为企业高层决策提供有效及时的参考依据。

(二)“互联网+”技术给档案管理系统的可扩展性带来了机遇

随着企业档案数据的不断正数增长，传统档案管理系统由于无法实现动态扩展，会出现“小马拉大车，车大货难求”的情况。“互联网+档案”技术的引进对所有档案进行动态扩展、按需提取分配，满足服务器的快速扩容及数据量的快速增长，同时大幅降低系统投资及维护成本。

(三)破除思想藩篱，形成创新思维

档案工作者应培养互联网网络思维，特别是移动网络思维，善于将自身工作与网络结合来开展工作。在档案服务方面，与之前传统服务方式相比有长足进步。但是网络思维创新性不强，利用互联网开展工作的指导思想还是传统工作思想，只是利用网络工具将传统工作进行简单结合，没有真正形成网络创新思维，所以一些问题还没有彻底解决。

(四)加强数字化建设，进行数字资源整合

目前，档案工作者更加注重纸质档案数字化，却对于互联网、新媒体信息的收集、整理、归档的意识不强。就目前来看，互联网信息已经占相当大的比重，忽视对互联网及新媒体信息的归档，不利于档案信息的完整性保存。在重视互联网信息档案归档的同时，档案管理部门还要对互联网信息、新媒体信息的分类等方面进行研究，其特性决定了与传统档案分类的区别，使用传统档案分类必定是不合时宜的。此外，在集团公司档案部门牵头下，分公司档案应共同协作，建设开放档案信息资源平台，真正将互联网与档案融合，不断完善“互联网+档案”的资源建设，逐步把企业已上网开放的档案信息集中收集起来。积极推进档案信息资源共享，通过信息平台或传播渠道把档案信息传播到公众中去。个人认为，其内容有待丰富与补充，要构建一个涉及内容更广泛的信息利用平台。

(五)建立用户思维，做好档案服务，实现高效查询利用

在建立“互联网+档案”模式中，企业管理档案部门是办公室，办公室档案管理人员应建立企业思维、安全思维和平台思维。互联网+档案可以形成一个档案信息供给平台，平台的良好运作可以推动档案事业的发展。如根据企业积累的数据，提前填写好一些基本数据，提高内部管理人员、外部公众获得服务的效率。把企业档案的服务对象进行细化，从而有针对性地提供服务。

(六)做好互联网下档案信息安全防范

在“互联网+档案”时代，档案的安全防范同样也存在这两方面的问题。保存时的安全问题可以用技术进行解决，在“互联网+档案”模式下，主要安全问题为信息泄密问题。笔者设想，随着档案信息资源平台的建设，平台可与公民身份证系统嵌合，这样可以达到对档案资源的实名查询，同时根据身份信息对其应用权限进行分类。“互联网+档案”是一个新机遇，对于档案事业的发展来说可能是“病树前头万木春”的“新生命”，在公路桥梁建设行业看来，“互联网+”时代，具体的档案管理服务是如何利用好档案，为企业服务及提高档案的转化率是关键，此看法对于档案事业发展也同样适用。

三、结束语

综上所述，企业档案管理科学化水平的提高应从理念、人员、标准化和信息化建设、“互联网+”技术创新和管理方式等方面入手，从“互联网+”各个角度全面对档案管理进行现代化、科学化建设，不断提高“互联网+档案”管理水平，促进企业“互联网+档案”事业发展。

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[4]兰祝刚，刘在国.大数据时代给档案管理带来的挑战与机遇[N].中国档案报，2013-11-29002.

孙霞(1988-)，女，四川南部人，本科，四川公路桥梁建设集团有限公司隧道分公司办公室，文员，从事文件报告起草，宣传，档案管理等工作。

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