档案管理信息系统建设应注意的几个问题

赵红梅

档案管理信息系统建设应注意的几个问题

赵红梅

在档案管理的发展与进步中，信息系统的建设对档案管理起着重要的作用与影响。在档案管理中的收集工作、储存工作、编辑工作等方面应用先进的信息处理技术进行管理，体现档案管理信息系统建设的价值。本文介绍了档案管理信息系统建设中自动化的建设工作、其中存在的问题及解决问题的有效措施。

档案管理 信息系统建设 问题与对策

档案管理信息系统，是将档案按照时间、阶段、区域、类别进行分类管理，以现代信息技术作为管理的主要手段，在社会新时代下实现档案管理信息系统的建设。随着社会的不断进步与发展，每个领域都面临着改革创新的压力与机遇。与此同时，档案管理应该结合企业的实际发展方向，应用方便快捷的管理模式，以节约人力、减少资金为管理目标。在档案管理中应用现代化信息技术，有效提升档案管理的工作效率，完善信息系统平台，逐渐优化档案管理系统。

1.档案管理信息系统建设中自动化的建设工作

1.1 编目整理自动化。在传统的档案管理中，经常出现档案排序错乱、分类不精确、编目工作不规范等问题。其中，编目工作是档案管理的基础工作，也是实施有效档案管理的首要条件。实现编目整理自动化，是优化档案管理信息系统建设的主要环节。

1.2 统计自动化。计算机在统计运算方面具有快速准确的能力，应用在档案数据数量的统计工作中能够有效提升整体的工作效率。在档案数量的统计管理中应用计算机技术进行数据处理，还可以进行专门的类别区分或类型划分，一方面确保计算结果精准无误，另一方面促进档案登记与管理工作的顺利完成。

1.3 检索自动化。在档案管理信息系统的建设中实现高效准确的检索工作，代替传统人工检索，很大程度上提升了检索工作的效率。应用计算机信息管理系统进行检索工作，一方面能够减少检索档案目标的数量，另一方面按照固定的检索流程进行锁定和查询，其操作简单，能够满足档案管理工作中的各种要求。

2.档案管理信息系统建设中存在的问题

2.1 用户几乎不参与系统开发。用户在管理活动中的信息需求是管理信息系统各个环节工作的主要依据所在。因为专业的差异性，信息系统专业人员对用户要求的理解以及用户对计算机信息系统功能的理解各不相同。在系统建设中，用户的参与机会较少，系统建设的主要工作是由专业人员负责，信息系统专业人员对档案管理工作的解释也很难让用户完全理解，用户的实际需求也很难得到满足，双方缺少实际的沟通与交流。

2.2 缺少科学合理的计划安排。在目前的档案管理系统中，虽然经过不断的努力和建设发展，但其中也有较大的问题存在，主要表现在系统建设与档案工作的发展目标不统一、已有系统的解决能力低下、组织结构较为传统、管理思想较为落后、全部工作人员的综合素质较低、缺少标准规范的运行秩序等方面。上述的主要问题就是对管理信息系统缺少科学合理的计划安排，没有重视对总体的建设方案和发展战略规划。

2.3 系统检测工作只注重表面工作。在档案管理系统中，尤其在与软件公司联合开发的新系统中，因为用户缺少对系统开发的知识和经验，导致开发公司减少开发系统的时间和投入成本，使得系统检测不能发挥作用，只能注重于表面工作，也让系统在运行中出现各类的问题与毛病。尽管在系统开发的各个阶段都有严密的技术审查，对于出现的问题能够及时发现、尽早解决，但在投入实际运行中仍旧会有新的问题出现，纠正实际运行中出现的错误和问题就比较复杂了，需要投入更多的人力物力。

3.实现档案管理信息系统建设的有效措施

3.1 整体提升员工计算机信息化素养。档案管理工作是一门专业性较强的工作，在档案管理中工作的每位员工都需要热爱工作、爱岗敬业，一方面需要具有较强的责任感、正确的职业道德、细心的工作态度以及乐观的工作精神，另一方面应该具有扎实的档案管理理论知识和有关的科学技术知识。在实际的工作中，工作人员要不断提升档案管理的质量和使用效率。

3.2 培训员工专业的档案信息系统管理知识。工作人员在实际的工作中，需要认知多媒体技术、网络技术、光盘技术、复印机及图像扫描等多方面现代科技技术，不断探索新颖的电子档案管理模式，建立电子档案管理的新方法，以及掌握先进档案信息处理、传播、检索的相关技术，形成共建、共享的档案信息资源。

3.3 将档案管理信息化工作逐渐趋于规范标准。实现档案管理信息化工作的规范标准，有利于实现档案保管利用价值的最大化、完整化和简便化的目标。在实际的工作中，首先要正确掌握文件归档的时效性，其次要明确立卷归档的重要性以及科学合理的分工，最后要注重维护全部档案的完整性。

总之，档案管理是为了满足社会时代的需求对有关信息数据实施存档和编辑的过程。在信息技术发展的整体影响下，档案管理信息系统的建设将是档案管理发展的主要方向，对提供真实有效的材料依据及信息化资源平台的建设具有关键作用。

[1]刘庆桐.档案管理信息系统建设应注意的几个问题[J].赤子(上中旬)，2015(21).

[2]刘晶.浅论档案信息化建设的现状及应对策略[J].办公室业务，2013(03).

(作者单位：四川省巴中市巴州区教育经费管理办公室）