浅谈信息化建设在高校财务精细化管理中的作用

李凯润

摘要：运用计算机网络及通信业务实现高校财务管理流程的可估性已经成为数字化时代的标志，本文意在探讨现代信息建设在高校财务精细化管理中的作用及如何促进信息化建设来实现财务管理超越时间，空间的精细化管理模式。

关键词：信息化建设；精细化管理

一、信息化建设下推行高校财务制度精细化管理的必要性

（一）高校财务精细化管理的内涵

精细化管理的实质是一种推行细化的管理文化，相对粗放的管理模式，它强调借用一系列大数据的分析保证管理流程的可评估性和量化性。这种管理模式不仅要求财务管理的责任细化和具体化而且规定财务工作应保证各环节资金的使用和流向，它促使财务工作的规范和标准需要从细节入手。高校的财务管理精细化是高校改革发展的产物，其根本目的在于提高预算的准确性和决策的正确性，保障财务管理的质量，实现资源的优化配置，推动高等教育的科学发展。

（二）高校财务信息化的发展现状及趋势

财务的信息化指财务部门科学运用计算机、互联网及移动通信设备实现工作流程的优化重组并向内外部信息使用者提供优质、规范和透明的服务。随着政府对电子政务的推行，电子政务的视角也为高校电子财务的信息化建设提供新思路。高校的财务信息化建设包含办公自动化、财务科室间的信息共建共享、财务监督公正透明公开等多方面的内容，它的特点在于财务办公的无纸化、网络化、精细化、透明化和协同办公的交互性。这一方面提高高校财务的运转效率，另一方面积极贯彻政府所倡导的行政事业单位财务公开透明的原则。

（三）信息化建设下要求财务精细化管理的必要性

首先，虽然计算机网络有利于财务数据的采集和分析，但是也给财务预算提出更加精细化的要求，财务人员需要利用网络大数据科学结合零基预算和滚动预算，根据收入和支出的经济功能详细分类使预算能够在技术层面上对整个财务流程进行全面控制。其次，在电子发票逐步代替纸质发票和营改增之后一部分行业的缴费凭证可以替换发票的背景下，财务审核制度也应适应电子商务的变化不断创新，接受新事物的同时更需细化对电子发票类原始凭证的审核管理。第三，精细化管理强调不同岗位间分工明确，管理细化，尤其在信息化建设逐步实现财务部门内部和其它部门如人事、外事、教务之间资源共享的新形势下，高效无障碍的沟通渠道有利于财务监督的施行。

二、高校信息化建设在财务精细化管理中的作用

（一）信息化建设促进财务审批流程的优化

高校财务审批制度一般模式按照前台受理-审批-制单-复核的流程实施，这一过程虽然减少报销人员排队等候的时间但是由于前台受理不能全完取代后台审核人员的工作导致后期存在退单的问题。基于财务人员的人手不足等原因，出现退单的传统解决途径是电话通知和当面退单，这种途径的弊端是退单流程的低效和信息的滞后性。财务的信息化建设可构建一站式服务以减少预约单在财务人员和报销人员间的重复传递，例如，第一设立网络平台实现退单短信的自动批量发送，财务人员能依靠平台及时把退单原因通知报销人；第二，开通微信公众号定期把退单的预约号和经办人电话对用户公布，只要安装软件客户端，报销人员可以登录我的报销单系统随时自查报销单处理结果并预约领取退单的时间。这种一站式服务不仅避免传统退单耗时耗力的流程而且可及时把处理结果反馈给报销人，保证了财务流程追踪的有据可寻也促进了财务审核人员的办事效率，优化了财务审批的过程。

（二）信息化建设提升财务预算的精准性

在计算机云计算及存储储备功能大力发展的财务领域，依靠信息化建设实现财务预算的精准和细化已是共识。第一，通过对每个项目的支出、工程量和项目期合理安排，财务人员可以通过应用信息技术最大限度的减少例外性支出。第二，预算编制、执行和调整通过不同业务模块和会计核算的内容整合，通过这种紧密联系建立预算超支的预警机制。第三，财务预算在大数据汇总的基础上科学分析下属学院的预算执行力度，防止某些学院资金使用率不高的情况，避免资源的浪费。第四，数据仓库通过数据筛选工具、转换工具、查询工具构建出标准严格、偏差极小的财务预算，这种预算可形成可靠的考评依据，其量化分析可为管理层提供决策支持。

（三）信息化建设提高财务管理职能的互动性

在移动通讯便捷的时代，报销人对财务部门的服务期望值不断提升，传统的财务各科室埋头苦干缺乏沟通的情况已不适应报销人员的要求，所以信息化建设需要通过协同办公平台的变革模式，将“互联网+服务”的理念融入财务管理中。例如，各科室可以通过内部即时通讯系统实现相互合作，利用网络视频电话等方式打破信息孤岛的壁垒，将已确认的事项及时传达到其他科室。此外，在涉及到需要财务部门和其他部门的多项审批的事项上，可以通过协同平台进行联合审批，实现跨部门的合作，例如某经济事项从发生之初就被放入待处理界面，根据系统提示通过各部门归口的电子化审批，审批人只需使用计算机对自动生成的审批表和扫描文本进行审核并使用电子签名通过即可。

三、促进信息化建设加强精细化管理的措施

（一）充裕管理精细化的过程

精细化管理的理念要求财务人员熟练掌握信息化下的财务办公软件和网络报销平台流程，随着电子货币和电子单据被逐渐认可为会计原始凭证，财务部门的工作方式也会逐步改变，财务人员应提高审核效率，充分利用信息化系统处理凭证以节省时间促使财务预算和分析的细化。这个过程一方面要求财务审核人员的绩效考核和处理凭证的效率及难易程度相挂钩，规范各类凭证在不同科室之间流转的时间，另一方面要求费用报销模块应紧密联系预算模块，利用预警机制及时查明不符合预算的财务支出并在限制的时间内做出更正。

（二）树立财务人员服务与管理并重的意识

财务人员应树立服务与管理并重的意识，岗位出发点以高校教师学生的利益为基础，真正推行契合师生利益的信息化建设而不仅仅从技术角度纯粹改良财务信息化建设。一旦片面注重信息化建设，财务管理会陷入机械化的僵局。因此，首先财务人员应细化的岗位职责，整理属于自己职责的工作内容，制作说明视频或者电子词典，当师生遇到问题时可以通过查看视频或输入关键字等方式明确需要咨询的对象。其次，财务人员需要总结工作上的知识点和归纳相关应用技巧并把它们整合成共享资源库，例如，当某位审核人员被询问到为何设置某项目的支出限制，即便这种问题超过他的岗位范围，他也可以利用资源库搜索相关信息及时解答，因此，共享资源库的存在可减少各岗位相互推诿责任不履行义务的情况。

四、结语

高校财务精细化管理依托于信息化建设的不断发展，信息化建设助力于财务精细化管理的不断完善，这两者是相辅相成相互促进的过程。作为高校财务管理层应重视财务人员的计算机技能培养，提高财务人员的综合素质并结合高校自身特点进一步优化财务网络平台建设，借此实现高校财务在数字化时代下的科学改革。

参考文献：

[1]赵石言.电子政务视阈下的高校财务管理初探[J].财经界，2016（14）.

[2]曾海燕.高校财务管理精细化研究[J].时代金融，2016（06）.

[3]虎全盛.以信息化建设为核心的企业财务预算管理[J].现代商贸工业，2015（14）.

（作者单位：江南大学财务处）