特种设备管理文件材料归档范围和档案保管期限探讨

张然

随着时代的发展，各行各业使用特种设备越来越多，因特种设备管理不善引发的伤亡事故时有发生，所以被国家列为重点监管项目。特种设备管理档案作为特种设备管理的重要环节，它的建立、完善，可以促进特种设备的管理，保障人们的生命和财产的安全。特种设备管理档案使用科学、合理的文件材料归档范围和保管期限，又可以规范和促进特种设备档案的管理和利用。

特种设备指涉及生命安全、危险性较大的电梯、锅炉、压力容器、压力管道、客运索道、大型游乐设施等，与人民群众生活息息相关。特种设备如果在设计、制造、安装、使用、维护过程中稍有疏忽，将可能发生重大事故，造成人们生命及财产的损失，因此，国家把特种设备的制造与使用管理列为特殊行业，管理上要求特别严格。特种设备管理档案作为特种设备管理的重要组成部分，越来越受到管理部门的重视，《中华人民共和国特种设备安全法》也明确规定了特种设备安全技术档案必须纳入的归档内容。做好特种设备档案文件资料的归档范围及档案保管期限的划分是档案管理的重要起点。长期以来，特种设备管理没有专门的归档范围及保管期限的规章，各管理单位只能借鉴文书档案和科技档案的法规来分类归档。但从调查结果来看，因特种设备档案只有极少数专业档案管理人员管理，多数单位都是特种设备管理员兼管，对档案管理的不专业，就形成了特种设备档案五花八门的分类与整理模式。且随着经济建设的发展，特种设备管理模式的变更，特种设备档案管理没有随之而变，出现了在文件资料归档过程中过于注重单份文件本身的价值，而在无意之中忽视了文件之间的内在联系和完整性等现象。使收集文件归档时出现了漏洞，在划定归档文件保管期限时，也存在不合理之处，给档案的利用带来了不利因素，没有起到档案在特种设备管理中应有的作用，也阻碍了特种设备档案管理水平上的提升。本人在从事特种设备及特种设备档案管理过程中，根据特种设备日常管理的特点，结合档案管理专业要求，对特种设备管理文件资料归档范围及档案保管期限进行了研究，制定了本单位《特种设备管理文件材料归档范围和档案保管期限规定》，在本单位获得深圳市特种设备安全标准化管理一级达标单位中起到了重要作用。

根据国家档案局《归档文件整理规则》，结合特种设备管理的工作实际，其特种设备管理文件材料归档范围主要为：一是特种设备安装前论证、评估、审批资料；二是安装、检验、移交过程中形成的技术资料；三是日常维保过程中形成的资料；四是日常故障排除、维修、报废形成的文件资料；五是特种设备使用日常安全管理中形成的文件资料。

特种设备的管理和档案的利用有其独特性，借鉴国家文书档案保管期限永久、30年、10年的规定，结合特种设备管理的工作经验，对特种设备管理文件材料资料归档范围及使用档案保管期限探索如下：

1、特种设备安装前期资料

1.1安装特种设备可行性论证、经费来源报告、采购申请与批复、会议记录。 永久

1.2基建技术考察报告、设计方案及审核资料。 永久

1.3设备采购招标、投标、评标、中标资料。永久

1.4采购合同、安装计划。永久

1.5重要往来函件、邮件。永久

2、技术资料

2.1特种设备制造单位营业执照、制造、安装许可证、安装人员资质证明等文件资料。永久

2.2产品出厂合格证、主要部件材质证明、产品质量证明文件及产品铭牌拓印件或复印件、使用维护说明等随机资料。永久

2.3特种设备技术证明、安装基础图、地基图、电气线路图、竣工图。永久

2.4特种行业特许经营许可证、危险化学品经营许可证、道路危险货物运输许可证、车辆行驶证、驾驶员资格证、押运员证。永久

2.5特种设备安全检验检测部门颁发的安装合格检验报告、使用登记证。永久

2.6特种设备移交清单、接收单位验收报告、钥匙签收单。永久

2.7使用、管理培训资料。30年

2.8变更、移装、注销、报废资料、安全性能综合技术鉴定报告。永久

2.9改造、重大维修及运行测试等有关资料。永久

2.10运行故障和事故记录、维修校验记录。永久

2.11重大安全隐患通知、整改报告。永久

2.12特种设备及附属仪器仪表、管道定期检验报告、定期维护保养记录。10年

2.13特种设备日常巡查、登记记录。10年

2.14特种设备台帐。10年

2.15其它随机文件资料。10年

3、招聘维护保养单位招、投标文件、合同、资质证明资料

3.1申请、审批、会议记录等文件资料。30年

3.2招、投标书、中标通知书、合同等资料。30年

3.3维保单位资质证明、维保人员资格证、身份证。30年

4、特种设备使用管理机构、人员、职责

4.1特种设备管理机构设置和人员配备资料。30年

4.2特种设备管理人员资格证、任命书。30年

4.3特种设备管理人员岗位职责。10年

5、特种设备安全管理制度

5.1特种设备使用、管理规章制度、应急预案。10年

5.2安全操作规程。10年

5.3安全責任制度、安全管理制度。10年

5.4安全信息的收集、传达与沟通函件。10年

6、特种设备日常管理资料

6.1年度管理计划及总结。10年

6.2政府特种设备监管部门检查通知及整改记录。10年

6.3使用单位对特种设备安全检查、巡查资料。10年

6.4应急救援人员联系表、处理流程、应急装备、应急物资储存表。10年

6.5安全警示标识图片。10年

6.6应急演练通知、记录、图片。10年

6.7安全使用、乘坐培训记录、培训资料。10年

6.8安全会议记录。10年

6.9三级安全教育卡。10年

6.10其它业务往来文件、函。10年

（作者单位：深圳市南山区蛇口人民医院）