浅论国际工程总承包项目文件资料管理

张译之 郑良杰 徐建(中国石油安全环保技术研究院， 北京 102206)

浅论国际工程总承包项目文件资料管理

张译之 郑良杰 徐建(中国石油安全环保技术研究院， 北京 102206)

本文从国际工程总承包项目文件的资料范围、具体内容和主要特点入手，论述了项目文件资料管理的一些做法，以及文件资料管理工作对于项目的顺利实施和变更索赔方面的重要意义，并阐述了国际工程总承包项目文件资料管理人员的基本素质要求。

国际工程；总承包；文件管理；变更索赔

随着我国改革开放及一带一路步伐不断加快，对外开放的领域更加广泛深入，各行业工程建设队伍把更多的目光投向广阔的海外市场，积极参与国际工程项目的投标竞争，对外总承包项目越来越多。本文结合某国油田公司工程项目的文件资料管理情况，对国际工程总承包项目文件资料管理做一简单论述，不断提高项目文件资料管理水平，更好地为工程项目的实施提供及时、准确、有效的文件服务，充分发挥文件资料管理在工程项目执行过程中的信息支持与服务作用。

1 国际工程总承包项目文件的资料范围

国际工程总承包项目的文件资料包括项目投标、合同签订、工程勘测、设计、采办、施工安装、试运投产、竣工验收、质保期服务以及工程变更索赔、结算付款等项目实施过程中形成的不同载体形式的各类文件资料，其具体内容包括招投标文件、总包和分包合同、施工图纸、采购询价文件、产品设备文件、技术程序文件、项目管理文件、项目阶段报告材料(含日报、月报、年报)、质量检查文件、交工验收文件、变更索赔谈判文件，以及各类会议纪要和往来文件等。

2 国际工程总承包项目文件资料的特点

(1)资料形成渠道多，来源地理范围广。国际工程总承包项目通常涉及一国或多国的业主、国内外供货商、分包商、监理和合作伙伴等，例如某公司承建的某油田建设项目，业主是由三国组成的联合公司，监理是欧洲的公司，设计分包商则是加拿大某公司与中国设计单位组成的联合体，供货商更是遍布及亚洲、欧洲、美洲的十几个国家和地区。其工程项目文件资料不仅形成于项目经理部与各方的业务往来过程中，还形成于项目经理部本部各部门之间，以及所属公司各部门之间。

(2)依托载体形式不一，收发传递途径多样。除了传统的纸质载体文件外，随着现代通讯技术的发展，越来越多的文件资料是以磁盘、光盘等物理载体形式的电子文件。文件的传递处理，可以通过传真、电子邮件、人工携带、邮寄快递，甚至口头电话等等，呈现出多样化的特点。

(3)文件资料内容广泛，包罗万象。其内容涉及工程项目运作实施过程中的各个环节，即从工程立项、签订合同、设计、采办、施工、试运、投产、机械完工、临时验收、保运到最终验收，以及各个方面如项目管理、计划控制、施工组织协调、质量管理与控制、安全健康与环保、变更索赔等等。

(4)工作语言较统一，以英语为主。英语是国际通用语言，也是国际工程总承包项目的工作语言。项目的招投标、合同文件，以及各类往来信函等，都统一使用英语。若同一文件不同版本之间出现冲突或产生异议，则英文版本为准，其具有最终法律效力。

3 国际工程总承包项目文件资料管理

国际工程总承包项目文件管理是指贯穿于工程实施全过程的各类资料的接收、发放、登记、保管、利用以及存档等各项工作，其主要任务是为工程的实施和后期变更索赔提供有力的文件支持，以及为实现工程项目的经济效益、社会效益最大化提供全面有效的信息服务。为持续提高项目文件资料管理水平，应建立相应管理系统，实现管理的信息化，同时不断优化信息结构，从而更好地适应项目管理需求，提供更为全面、科学的决策依据。

(1)充分应用计算机、通讯网络等各类技术手段，是做好文件资料管理，建立高效项目信息流程的必要基础。

①某国油田公司在两国分别设立了工程项目经理部，其工程设计、采办和施工分别位于三地，该公司在两国三地之间及时建立了卫星通讯网络和互联网通讯系统，使得文件信息传递处理更加快捷，为项目文件资料管理带来了极大的方便。通过电子邮件，半个小时之内施工图纸就可以从设计到达施工现场，并通过现场文件管理人员分发到专业工程师和施工班组手中，同时也大大降低了文件图纸资料邮寄费用和国际国内传真费用。

②通讯网络和互联网系统的应用，给文件信息管理带来了更多新课题。如何使项目管理中心与各施工点之间的文件信息输入、整理和存储保持同步一致，如何动态补充、删改，如何使各方面信息具备良好的接口等等，这些问题都对文件信息管理工作提出了更高的要求。当然，这不仅仅是文件管理部门的事情，也不是文件管理部门单独能够实现的，它需要项目各部门各专业的管理信息建立在统一的项目信息管理平台上，并随着项目进展情况动态地进行数据维护、更新。通过这样一个开放式、交互式的项目管理信息平台，使项目管理各层次之间接口明确，界面清晰，信息畅通，实现信息资源共享，使项目管理上水平、上档次。

③在这样的项目管理信息综合平台建立起来之前，我们从文件管理部内部着手，项目管理中心与施工现场的文件控制管理，首先在文件图纸资料目录的建立上使用统一的办公软件(Excel或Access)，由此建立统一的文件存储格式。各施工点文件管理人员及时更新维护本地的文件图纸目录，并通过电子邮件使各施工点保持目录信息共享，项目管理中心则保存所有施工点文件图纸目录的汇总数据。在此基础上，逐步实现重要文件处理状态进入目录数据库，做到层次清晰，结构严密，动态更新，不断完善，便于项目领导和各主管职能部门随时调阅文件目录数据库，掌握某一文件及有关事由的处理情况，以便及时做出决策。

(2)为确保国际工程总承包项目的顺利实施，尤其值得注意的是要严格履行双方或多方签字认可的书面文件，特别是涉及工程工期、工作量修改、计划调整、费用变化等直接关系到双方经济利益的问题，据此进行相互监督、规范和要求各方工作。在项目后期的变更索赔过程中，必须拿出真凭实据，才能在谈判中赢得先机，提高索赔成功率。文件管理人员应具备清晰的头脑和敏锐的眼光，善于从众多复杂的项目信息中捕捉到对己有利的索赔线索，尽可能地提取与变更索赔有关的信息。在工作过程中，要注意收集整理和保存有价值的文件资料，为后期的索赔谈判提供有力证据。

(3)工程项目文件管理要兼顾业主要求、合同规定，以及项目经理部所属公司质量体系中的相关规定。工程项目完成竣工验收后，向业主移交的所有文件的内容、格式和份数均应符合合同规定以及业主的具体要求，并且要保证资料的齐全性、完整性。平时要经常与施工、采购、质量等各部门进行沟通，及时了解在施工、质检、采购、运输等过程中应形成的文件资料的收集整理情况和项目进展，避免在准备竣工文件时出现资料残缺不全等问题，对工程验收和款项支付产生不利影响。项目经理部在向所属公司移交工程项目档案时，应遵循所属公司的质量体系和工程建设项目档案管理方面的相关规定。

4 国际工程总承包项目对文件资料管理人员的素质要求

作为国际工程项目文件资料管理人员，除了应具有一般文件资料管理人员的业务素质，还必须具有以下素质：

(1)熟练的英语交流能力。国际工程总承包项目中，业主、国外分包商、供货商、监理之间的往来信函，日常交流，参加会议等均使用英语，项目管理人员在工作中接触、收发处理的文件大多都以英语为主，因此，良好的英语听说读写能力，是做好国外项目文件资料管理的必要条件。

(2)具备良好的合同意识。工程项目的运作实施过程，说到底就是严格履行合同的过程，合同是规范、约束业主与总包商及分包商的准绳，合同双方都应该按照合同的规定和要求，履行各自的职责。作为文件资料管理人员，要认真学习合同，领会合同精神，特别要吃透合同、ITB文件中对于文件资料、图纸等各类文件传递、处理的要求，伴随工程竣工，应该向业主提供的竣工资料的内容，份数，格式要求等。

(3)具有自觉的保密意识。由于文件资料管理人员在工作中必然接触项目实施所形成的各类文件信息，以及所属上级公司的有关文件信息，其中会涉及属于公司或项目经理部的商务、技术、管理方面的机密内容。作为称职的文件资料管理人员，应有对公司和项目经理部高度负责的主人翁精神，培养良好的组织观念和保密意识，纪律性强，作风过硬，把公司和项目经理部的利益放在第一位，严格遵守项目各项管理制度规定，尤其是公司和项目部的保密规定。

(4)掌握并具备国际工程总承包项目管理的基本知识。从项目前期启动(投标报价，合同签订等)，到设计、采购、施工、试运、投产等工程实施的各阶段，主动与各职能管理部门和专业管理人员、专业工程师加强沟通，通过参加各类会议，阅读工程文件、进度计划、周报月报等资料，了解工程进展情况以及工程实施中遇到的困难和存在的问题，尽量做到心中装有工程全局，能够预测哪些文件资料是当前提供利用的重点，对于项目顺利实施最有使用价值，把死文件变成活信息，变被动借阅文件为主动提供信息服务，做到胸有成竹，提高工作效率和管理质量。

(5)项目文件管理包含了大量诸如文件收发、登记、复制、转发等等事务性内容，具体工作机械单调，枯燥乏味，这要求文件管理人员要爱岗敬业，扎实认真，吃苦耐劳，并具有奉献精神。

总之，在世界经济发展全球化、信息化时代，作为世贸组织成员国，我国对外工程总承包项目管理已经步入同国际接轨的快车道，作为项目管理基础性工作的文件资料管理，也必须跳出仅仅是文件资料收发传递、看摊守堆、被动服务等事务性工作的框框，立足于打通项目管理信息流程、搭建项目管理信息服务平台、敢作项目管理信息中心的高度，按照国际工程总承包项目的合同精神，学习借鉴国际知名承包商在项目信息管理方面的先进做法，通过扎扎实实、艰苦细致的实际工作的积累，摸索出一条既适合于项目经理部现实情况，又能向国际水平看齐的严密可靠、相对稳定、切实可行、动态灵活的项目文件资料管理系统，使国际工程总承包项目管理信息化水平迈上新的台阶。