档案工作与社会发展探析

王丽芬

【摘要】档案的本质属性不是记录功能，而应该是备查功能。这是因为与档案的原始记录性相比较，更多体现为备查的属性。就档案工作实践所呈现出的特点来讲，档案又具有社会性、隐蔽性和滞后性。当前开发利用档案资源，就必须拓展档案的服务功能，建设档案利用体系，并以此促进档案服务社会的水平不断提升。

【关键词】档案；社会；发展；探析

一、档案的本质属性

档案是备以查考的文献，其本质属性就是“备以查考性”。档案是在其特定的形成过程、特定的形式和满足特定的需要三位一体意义上根本区别于非档案文献的。

“备以查考性”有四个显著特点；第一，以文献所具有的广义原始记录性为基础，拓宽了档案的外延。第二，突出了原始记录性的查考价值。第三，一个“备”字，强调了档案属性中档案形成者或收藏者的主观能动性因素，与档案工作把查考价值放在第一位来加以考察、保护和利用以及赋予了档案具有“身份”，确认标记性质与管理作用的档案外部特征等实际情况相吻合。第四，内涵更为丰富，适用性更加广泛而长远。每一文献个体都存在是否具有查考保存价值和是否已经备以查考之分，这种区别正是划分档案与非档案的重要尺度。人类之所以要把档案与其他文献区分开来，国家之所以要建立起专门的档案事业，其不可缺少的考虑就是要让具有查考保存价值的文献更好地发挥保存社会记忆的功能——查考作用。每一种文献都负有不可缺少的基本使命，对档案而言，最富有特色的属性表现为它的首要作用在于满足查考需要；文件则是作为组织履行职能、处理事务的具有现行效用的工具；而其他种类的文献是供传播知识、宣传教育、信息交流、参考借鉴或娱乐消遣等使用。几乎所有的出版物都是供一般宣传、交流、教育或消遣等等使用而未被称作档案；而作为样本保留的部份，由出版单位、档案部门或作者等收藏以备查考则视之为档案。文献工作实践中这种性质的现象从一个侧面清楚地表明；“备以查考性”就是档案的本质属性。

二、档案工作呈现出的特点

如果我们把社会的某个局部、某个组织称为“社会单元”，而又把这些“社会单元”划分为赢利性和非赢利性两类，档案部门则属于非赢利性的社会单元。它的工作目标不是为了获取利润，而是为了提供某种社会服务，因此，它的效益主要表现为社会效益的形式。

这种社会效益就是社会代价与社会利益之比，是社会单元的“社会净产值”。因为社会效益是效益这一家族中后来的“新成员”，故此，人们在观念上难以做到把它和传统的直接性经济效益平等相待。这就成为社会对档案部门投资的一种观念障碍。因为档案部门是非赢利性的社会单元，不能直接创造物质财富，而是表现为一个耗费资金的过程，它所耗费的资金来源于国民收入的再分配。所以，社会对这方面的投资不会很慷慨，而希望投入的有限资金能充分发挥其效益。这也就是社会对档案部门的投资趋于不足的一个重要的潜在原因。社会对档案部门的投资和这种投资的收益是大体上可以进行定量比较的，但投资和收益在清晰度上又有所不同，社会对档案部门的投资数目是一清二楚的，而档案部门对社会的贡献，即它在提供档案为社会服务过程中给社会带来的收益却是比较模糊的。

三、拓展档案社会服务职能的实施路径

（一）打造适合档案利用的社会环境

档案馆提供档案便于社会各方面的利用，是档案工作的根本目的与归宿。档案的收集、保管等工作都是围绕这个根本目的来进行的。档案馆要在现有档案藏资源情况下做好形势下的档案服务工作，必须拓展档案服务功能。那就是从体制上调整部门综合档案室与档案馆的关系，在我国档案工作“统一领导，分级管理”的体制下，打破档案资源部门分割的局面，将各机关单位档案室作为为档案馆的分室，建立档案目录信息共享平台，提供资源共享服务。

（二）大力推进档案信息化建设

拓展档案利用服务功能，档案信息化建设是手段。档案馆要以档案信息化建设为重点，大力推进档案信息化建设。

一是进一步完善档案目录数据库和重要档案全文数据库和局域内档案数据库建设。本着“利用优先、分步实施”的原则，先是各单位档案室建成档案目录中心，再通过局域信息网络建立起区域内、多层次、分布式、规范化的各类档案数据库群，最后实现档案信息资源共享；二是提升档案网站服务功能，建成自己的档案网站，配合已公开现行文件中心的建设，实现已开放档案的微机检索，逐步做到各单位档案室实现电子文件归档，档案馆实现电子档案的接收保管和利用。

（三）夯实基础业务，开发档案信息资源

做好档案的收集、整理、分类、检索等基础工作，是保证档案资源开发利用的前提，做好挖掘馆藏档案信息资源抢救、加工、编研工作是发展档案事业的根基。随着社会飞速发展，信息的来源和传播渠道更加多样化，综合化，多角度地反映同一问题的信息情况，可能有分析性的、有预测性的、有建议性的，因而高层次信息加工编研成果将会越来越受利用者欢迎。档案馆应根据馆藏档案特点，积极整理加工搞好编研工作，努力写出高层次的档案资料编研成果，以满足党和政府各项工作及广大人民群众对档案信息的需求。

（四）以需求为导向，建立数字化利用方法

构建档案利用体系的目的，就是最大限度地满足利用者的需求。利用体系的诸环节都要围绕满足需求展开。比如我们开始对数量庞大的馆藏档案进行数字化的时候，首先遇到的就是先对哪些档案进行数字化的问题。若以全宗为单位逐一进行数字化，由于周期很长，势必出现急用的档案没有数字化、已数字化的档案又无人利用的情况。按照各全宗档案的利用目的、利用频率、利用年代、所占比重、基数大小分类排队，选择利用频率高的档案优先进行數字化加工，尽早、尽快地满足利用者需求。

四、总结

就档案工作实践所呈现出的特点来讲，档案又具有社会性、隐蔽性和滞后性。当前开发利用档案资源，就必须拓展档案的服务功能，建设档案利用体系，并以此促进档案服务社会的水平不断提升。