提升档案管理信息化的思考

张 淼

秦皇岛市热力总公司

提升档案管理信息化的思考

张 淼

秦皇岛市热力总公司

随着信息技术的不断发展，已经在各行各业中得到了广泛的应用，在档案管理中应用信息化技术的可以提升档案管理的效率，提升档案管理的质量，基于此，本文分析了如何提升档案管理信息化的措施。

档案管理；信息化；措施

引言

在科学技术如此先进的今天，各项工作都需要不断提高现代化水平和信息化水平，这样才能够顺应时代发展和社会建设的基本需求，否则，就容易被时代和社会所抛弃。对于所有企业和单位来说，档案管理工作具有非常重要的意义，其能够对全部人员的基本信息进行详细的记录和保存，也是满足一个人基本生活、生存的需求。传统的档案管理工作具有效率低、管理水平差、信息查找缓慢等缺陷，想要对这些缺陷进行完善就一定要对信息技术进行高效的利用。在档案管理工作中应用信息技术可以将过去纸质档案转变成电子版的档案文件，并通过计算机系统中的管理软件，进行档案的搜索、查找、修改、保存等工作，有效提高了管理工作的效率和质量，而且档案的保存年限也有所增加，同时也提高了档案的保密性。

1、人事档案管理信息化建设原则

1.1 实用性原则

只有信息化的建设以实用性作为基本原则，才就能够保证业务能够更加规范化，工作更加有效率；

1.2 安全性原则

在信息化的建设中，安全性也是极其重要的一个环节。因此我们必须要提高计算机软件信息的加密机制，此外还要建立信息防火墙来对重要信息资源权限进行管理，保证操作的合理性；

1.3 可靠性原则

在使用信息资源中要对所有信息用户的权限进行分级，除此之外还要及时地进行信息数据的备份；

2、档案信息化建设的意义

2.1 档案信息化建设符合经济建设要求

面对我国对于经济建设高速发展的硬性需求，信息化建设的必要性由于其具有高速、快捷、应用范围广等巨大优势也得到了广大群众的认可。其中，作为信息化建设中重要一环的档案信息化建设工作，更是重中之重。档案信息化工作广泛存在于各个单位和企业中。过去在信息化概念还未普及之时，各个单位和企业的档案管理和储存工作已经作为不可或缺的一部分，现在由于信息化建设的发展，给档案信息化建设工作也带来了巨大的机遇和挑战。总的来说，档案信息化建设工作是符合时代发展需求的，是值得我们探讨研究和学习的。

2.2 档案信息化建设是重要构成因素

档案管理和储存工作无论在什么样规模、什么样性质的单位和企业中都占有十分重要的位置，起到不可小觑的作用。尤其在信息大爆炸的当今社会，面对每天大量输入和输出的数据和信息管理工作，如果没有一个合理的科学的档案管理系统支撑，那么各个档案管理部门将面临极大的困扰和难题。例如，档案管理工作的顺利展开，在各个单位和企业的发展和管理方面都会有促进作用，只有能够做好基层的准备工作才能保证各个单位和企业未来的长远发展。

2.3 档案信息化建设是对科技技术的应用

档案信息化建设工作是在科学技术发展工作基础之上进行的，也就是说，一个国家的信息化科技建设水平在一定程度上决定了这个国家各个单位和企业的档案信息化建设水平的高低。所以，大力促进档案信息化工作的建设，同样也会对我国科学技术水平的发展起到带头作用。不断加强档案信息化建设工作的管理制度，不断优化档案信息化建设工作的常用模式，可以为科学技术发展工作指明发展方向，提供发展动力。

3、提升档案管理信息化措施分析

3.1 全面提高档案管理人员的工作能力和素质

要全面提高企业和单位档案管理人员的工作能力和素质，应该从基层档案管理人员的选拔工作做起。要选择合适的能够胜任该工作的档案信息管理人员，需要考虑其工作能力、工作态度、学历水平以及是否具有强烈的责任感和使命感等等。应该尽量选择那些有创新意识、时代发展意识和具有高度工作责任感的工作人员来担任企业和单位的档案信息化管理工作。另外，企业和单位高管还应该定时定量的为档案信息化建设工作人员安排培训和学习的机会，采取适当的鼓励和奖励政策制度，提供良好的工作环境，这样才能激发档案信息化建设管理人员的工作热情和积极的工作态度。

3.2 树立档案信息意识

相关的档案管理人员是对档案进行科学管理的主要力量，他们的主观能动性在信息化的建设中起着关键性的作用。因此，对于档案的管理人员而言，不需具备很强的责任意识，必须意识到企业人力资源档案信管理息化的重要意义，这样一来，他们才能够尽心尽力的完成自己的工作任务。在工作的同时，还需要主动思考，而不是死板的进行管理，不断学习，补充自己的专业知识，这样一来，才可以用更加专业的技术来管理档案信息，是企业人事档案信息化管理更加科学，从而促进企业的快速发展。

3.3 健全优化档案管理制度

信息化程度的深度不断增加，从本质上改变了收集信息的方式、保存信息的方式以及档案管理的模式。这就要求人事档案管理制度需要随着时代的变化而进行革新和完善。所谓无规矩不成方圆，加强人事档案管理的制度建设，才能使管理目标更加明确，使管理的流程更加高效、科学，从而使档案管理的信息化水平更上一层楼。人事档案管理人员要根据国家的法律法规，更新档案管理制度，创新档案管理体系，推进档案管理的目标与提高信息化水平的连接程度。其次，对人事档案管理人员的思想教育也是非常重要的，要加强档案管理人员的培训工作，使提高人事档案管理工作的信息化水平的思想深深的印在每个人的脑海里，与此同时，对管理人员进行有效的监督，也是促进档案管理工作高效运行的必备措施。

4、结语

上文中针对信息技术在档案管理工作中的应用进行了具体的介绍，有效信息技术能够有效提高档案管理工作的整体效率和质量，而且还能够降低企业和单位在档案管理方面的人力资源的投入量，提高资源的利用效率。而且，利用计算机系统对档案进行管理可以通过相关管理软件针对人员档案信息进行查找、保存、修改、删除等工作，而且这些工作只需要通过一台计算机进行即可，这种管理方式有效提高了档案管理工作的整体水平，而且也提高了档案传送的效率，加强了档案的保密性和完整性。因此，企业和单位在进行档案管理工作时应良好的应用信息技术，从而提高档案管理工作的效率和质量。

[1]郑月. 关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J]. 赤子(上中旬)，2014，(17)：192.