高校学生档案信息系统建设的思考

文/冯香婷

高校学生档案信息系统建设的思考

文/冯香婷

高校学生档案是国家人事档案的重要组成部分，随着社会的发展、信息化技术的广泛应用，高校学生档案信息化建设越来越受到重视。本文主要从高校学生档案信息系统的背景和意义进行阐述，分析当前现状和存在的问题，提出高校学生档案信息系统建设在新形势下的应对措施。

一、高校学生档案信息系统的背景和意义

随着数据库、网络技术的迅猛发展，档案管理信息系统的应用越来越广泛，学生档案信息系统就是最典型的应用之一。学生档案信息系统和其他信息系统一样，可以看作是一种特殊的社会资源，具有信息系统的共性特点，可以存储、检索和收集，等等。为了更好地规范管理高校学生档案，多数高校都根据自身实际建立了学生档案信息系统，目的就是保证档案集中管理，促进教学科研等各项工作的顺利开展。对于高校来说，建立学生档案信息系统非常必要，能够充分发挥档案信息系统的功能，解决人工档案管理费时耗力、低效率运行的问题，提高了档案管理的效率。

二、高校学生档案信息系统的现状以及存在的问题

高校实施档案管理已有六十余年，最初仅仅是较为传统的管理模式，经过不断改革、发展，现在已经发展到规范化、信息化的管理模式，能够在全国统一推行，建立了一套较为完整的学生档案信息系统。现阶段，几乎所有的高校均建立了学生档案信息系统，促进了学生档案统一管理。在档案信息管理的过程中，主要载体是计算机网络，其贯穿档案管理的各个阶段。随着国家对档案信息化建设的高度重视，近几年也取得了一定的成绩。一些高校投入资金建立了专门的信息中心，有自己的档案管理信息系统，实现了电子归档工作等。但是，在取得成绩的同时，学生档案信息系统建设也面临着一定的问题。大学生普及、招生面扩大等情况，给大学生档案管理工作带来一定的挑战。一是，学校各方面对学生档案信息化管理工作的认识较为模糊，重视程度不够，管理缺乏专业性的技术，在使用过程中，遇到问题解决起来较为困难。二是，学校对学生档案信息化建设的投入资金不够，所需的硬件设备配备不足。三是，缺乏专业化的人才队伍，由于高校对档案信息化工作的重视程度不够，导致从事相关工作的人员都不是科班出身，对于学生档案信息系统知识和技能了解掌握得不够，多数学校还采用以往较为传统的方式进行管理。四是，档案信息化系统的数据库建设限制较多，学生档案系统的信息化建设发展缓慢。

三、高校学生档案信息化管理的应对措施

随着社会信息化程度的不断提高，高校学生档案管理信息化建设的需求也将不断提高。同时，高校学生档案管理信息化建设，对高校规范化管理学生档案起着非常重要的作用，为了充分发挥高校学生档案信息系统的最大效力，实现收集、发布、检索、利用等方面的功能，各大高校要高度重视学生档案信息化建设，投入一定的人力，将高校学生档案信息化水平提高到一个新阶段。

1.配齐学生档案信息化管理的基础设施。各大高校要大力推进高校信息化建设，就必须投入一定的资金和人员，专门致力于高校信息化的建设工作。学生档案信息化管理所需的办公设备，以及设备的更新和维护，都要得到保障。档案信息化管理需要的人力得到保障，是做好信息化工作的前提。

2.大力推动实现学生档案信息数字化。实现档案信息化的管理，最重要的一项就是要实现档案信息数字化，进而提高学生档案管理的工作成效。以往传统的纸质档案很容易丢失，不易保存，管理和利用也受到限制。高校学生档案信息化管理不仅容易存储，查阅方便，而且储存量大，工作效率高。在建设档案信息化的过程中，要事先做好谋划和方案，避免浪费人力、物力和财力。学生档案数据库在建设的时候，要关注其可操作性，保证其安全和稳定。

3.健全机制提高管理人员素质。要实现学生档案信息化，高校必须要有详细的计划，明确职责，建立健全档案管理机制，保障档案信息安全，能够被有效利用，进而实现学生档案的科学管理。同时，档案管理人员要不断提高综合素质，重点提高计算机操作水平和网络化技能，定期组织各种技能培训，提高档案管理人员的档案管理管理技能。

（作者单位：广东医科大学）