关于“邮件合并”功能在实际工作中应用的探讨

王培培

【摘要】基于宁夏理工学院继续教育学院工作的特点，从已开展的培训工作着眼，探讨培训打印证书的方式方法，借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并”，我们完全可以轻松、准确、快速地完成，从而很大程度提高工作效率。

【关键词】培训 打印证书 邮件合并

宁夏理工学院是教育部批准的普通本科高等学校，同时还是“全国重点建设职业教育师资培训基地”、“全国国家安全生产培训机构”、“宁夏理工学院建筑行业培训基地”、“石嘴山市专业技术人员继续教育教学基地”、“石嘴山市志愿者培训学院”、“宁夏星海职业技能培训学校”、“石嘴山市电子商务教学机构”、“宁夏理工学院国家职业技能鉴定所”、“全区安全考点”和“ATA考点”。能够承担国家级、自治区级中职骨干教师培训，国家、自治区及石嘴山市各类培训教学、技能鉴定和考试等相关工作，以及企业职工在岗和转岗培训、农民工实用技能培训、失业人员技能就业培训新增劳动力技能储备培训等各级各类培训任务，培训结束后要根据考核成绩打印相关的资格证书，每一种证书的模板均不相同，面对如此繁杂的数据，为了提高工作效率，我采用了WORD的邮件合并功能，从而避免了频繁的复制粘贴，保证证书打印过程中的正确率为100%。

一、何为 “邮件合并”？

在批量处理“邮件文档”时提出了“邮件合并”一词，具体地说就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率。

“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与郵件相关的文档外，一样可以轻松地批量制作信函、标签、工资条、成绩单等，比如图1我就使用了它打印了各类证书。

二、何时使用“邮件合并”？

我们最常用的需要批量处理的信函、证书等文档，它们通常都具备两个规律：

一是我们需要制作的数量比较大；

二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如培训证书上的证书类别、培训时间、培训课题等，这些都是固定不变的内容；而培训人员名单、身份证号、证书编号等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。

什么是含有标题行的数据记录表呢？通常是指这样的数据表：它由字段列和记录行构成，字段列规定该列存储的信息，每条记录行存储着一个对象的相应信息。比如图2就是这样的表，其中包含的字段为“姓名”、“证书编号”等，接下来的每条记录，存储着每个培训学员的相应信息。

三、“邮件合并”的操作过程

(一) 建立主文档

“主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容，比如培训证书中的培训时间、培训课题等都不变的内容等。使用邮件合并之前先建立主文档，是一个很好的习惯。一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并，另一方面是主文档的建立，为数据源的建立或选择提供了标准和思路。

(二) 准备好数据源

数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。

在实际工作中，数据源通常是现成存在的，比如你要制作大量培训学员证书，多数情况下，培训学员的信息早已被老师做成了Excel表格，其中含有制作证书所需要的“姓名”、“性别”、“生份证号”、“证书编号”等字段。在这种情况下，我们直接拿过来使用就可以了，而不必重新制作。

如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立，根据我们的习惯使用Word、Excel、Access都可以，我在实际工作时，常常使用Excel制作。

(三) 把数据源合并到主文档中

前面两件事情都做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了，表格中的记录行数，决定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并向导”进行，使用非常轻松容易。

【结束语】我上面讨论了“邮件合并”功能在实际工作中的使用情况，理解了它的三个基本操作过程，就抓住了邮件合并的“纲”，运用过程中就可以有条不紊地运用“邮件合并”功能解决实际任务了，衷心希望大家能够把学到的技能运用于实际工作中去，我将通过更多实际操作的磨炼，进一步提高自己的应用水平。

参考教材：

[1]《大学信息技术基础》主编：王海荣。科学出版社。2013年。